freee導入により人事労務業務の課題を解消！ 従業員情報の管理をより効率的に実現！！

悠悠ホーム株式会社は、福岡県大野城市に本社がある住宅メーカーになります。

「健康・快適・安全」をテーマとして、独自の外断熱工法や空気中の化学物質やハウスダスト対策、全館浄水など、住む人が長く健康に暮らせる家づくりに取り組んでいます。

北島様（以下、北島）： 元々は別の勤怠・給与計算システムを導入し、利用していました。そのため、システム化という観点からすると充実していたかと思います。一方、代休管理など当時のシステムでは、対応できない部分がいくつかあり、対応できない部分は別途エクセルシート上で管理をしていました。

エクセルでの管理は手間がかかることに加え、従業員情報の管理が十分にできておらず、ある情報を更新すると別のエクセルに保存している従業員情報の更新を忘れることがありました。各エクセルシート上に保存されている従業員情報が本当に正しいものなのか分からないことや情報があちこちに分散してしまうことが課題でした。

北島： きっかけは、社内でDX化を推進する方針が決まったことです。まずは、人事労務業務における紙処理やエクセル管理を可能な限り減らしていくことにしました。人事労務の業務フローを整理した上で、各業務を当時検討していたツールでどこまでカバーできるか確認しました。その結果、実現できる領域が最も広く、社内DX化のきっかけになると思い、数あるサービスの中からfreee人事労務に決めました。

また、各業務の運用方法やルールの見直しを実施したい意向もありましたが、担当者としては通常の業務に慣れているため、実行が難しくこれまで取り組めていなかったことも背景にあります。今回のシステム導入は、既存業務の見直しを実施できる良いきっかけになると判断しました。また、freeeは既存の業務フローを変えることで、効率化を実現できることを売りにしていたのでまさに理想のサービスでした。

――freee人事労務を選定する際に大事にしたポイントはありますか？

北島： 現行のシステムで実施できていない、代休管理を実現できることは当然のことながら大切なポイントです。freeeでは勤怠打刻を行うだけでなく、代休申請・取得による管理も容易にできるため、エクセルでの管理から解放されると思いました。

また、従業員情報などの各種マスタ情報の変更が実施しやすいこともよかったです。エクセルでは各シートにマスタ情報が分散してしまうため、どこか１箇所に情報を集約することで「そこさえ更新していれば全ての情報が正しくなる」状態を目指せると思いました。

最後に、将来的に他のシステムと情報を連携する構想がありましたので、開発によって容易に他のシステムと連携できることが条件でした。freeeはまさにこの条件にピッタリ当てはまっていまして、インターネット上に連携に必要な情報（API）が公開されていました。

北島： 代休管理などがエクセルからシステムに統一され、人事労務業務に関連するエクセル利用を減らすことができました。従業員情報もマスタが整備され、freee人事労務のデータを常に更新するルールにしましたので、これまでのように「どれが正しい情報かわからない」状況ではなくなりました。

安田様（以下、安田）： 給与明細や年末調整が、紙での運用から電子化できたことが非常に良かったです。これまでは給与計算や勤怠管理自体は、システム化されていたものの給与明細や年末調整が紙での出力・管理になっていました。そのため、システム上で給与明細を発行したり、年末調整の必要書類を回収・管理できることは驚きでした。従業員からも、過去の給与明細を確認する際に探し出したり、年末調整の書類に手書きで入力する手間が省けたと評判です。

安田： 機能面ではfreeeは頻繁に機能改修・アップデートが行われるため、新しい機能もどんどん利用していきたいです。電子申告でも対応領域が広がるなど、アップデートが加わっているので常に新しい情報をキャッチしながら活用していきたいです。

北島： 社内全体で言えばシステム連携を推進していきたいです。「社員の名前の入力回数」を指標として置いており、freeeと他のシステムを連携することで、従業員名の入力などを最小限にすることを目指しています。

freeeをシステムの主軸に置くことで、freeeを変更すれば他のシステムへ情報も最新へアップデートされる状態を目指しております。もう、情報が一致していなかったり古い従業員情報が利用されていることに頭を悩まさなくてすみそうです。