明細の仕訳に悩まなくなり工数が3分の1に！従業員と経理担当、両者の負担を軽減

福岡に拠点を置く株式会社KBC UNIE（ケイビーシー ユニエ）は、イベントプロモーションと広告代理業を中心に事業を展開しています。企業の周年イベントや新商品のPRに加え、地元福岡で開催される大型スポーツイベントなど、地域に根差した運営を行っています。

今回は、株式会社KBC UNIE総務部で経理を担当する長 嘉代子氏に『freeeカード Unlimited』の導入効果についてお話を伺いました。導入前は、イベント制作における備品購入費や広告運用費の仕訳作業に課題を抱えていたそうです。しかし、導入後は仕訳作業の工数が大幅に効率化されました。

長さん（以下、長）： 大きく2つありました。
1つは経費管理の煩雑さです。イベント業務で必要な備品をネット通販で頻繁に購入するのですが、以前は各部署の部長名義で発行した1枚のカードを複数の案件で利用していたんです。そのため、どの明細がどの案件のものなのか不明確になり、明細書と領収書の突き合わせに時間がかかっていました。使途が完全にわからなくなったケースではグループ会社のIT部門に調査してもらったこともあり、その作業には膨大な時間がかかっていました。この状況が締め作業の遅延を招く大きな原因となっていました。

2つ目の課題は広告費の仕訳です。弊社は複数のWEB広告案件を同時に運用しています。その支払いは1枚のカードにまとめていたのですが、広告費は同日に同額の支払いが発生することも多いです。結果、どの案件の利用なのか請求コードを元に判別するしかなく仕訳作業がとても大変でした。月によっては2〜3日かかることもあったと思います。また利用明細が揃うのが翌月頭になるので、月初にまとめて対応することも負担でした。

長： 経費を案件ごとに効率よく仕訳できることに加え、2つの理由がありました。
1つはコストをかけずに従業員全員にカードを配布できる点です。交際費やタクシー代などの現金立て替えを、カード払いに移行してその負担を減らしたかったんです。その点『freeeカード Unlimited』は発行枚数に制限がなく手数料もかかりません。

2つ目はfreee会計とのスムーズな連携です。『freeeカード Unlimited』の利用明細はfreee会計に自動で同期されるため、都度カードの利用明細を取り込む作業の削減も期待できました。

長： 導入後、カードを全従業員に1枚ずつ配布し立て替え精算をできる限り減らしました。配布により従業員が使いすぎないよう、『freeeカード Unlimited』の機能を使って役職ごとに利用上限額を設定しています。利用上限を超える場合は上長の承認を得たうえで一時的に上限を引き上げる柔軟な運用を行っています。

従業員ごとにカードを発行したことで、利用目的が不明な明細が発生してもすぐに利用者へ確認できるようになりました。また、金額や費目の手入力が不要となり申請ミスが減少しました。明細単位で経費処理を行うため申請件数は以前よりも増えましたが、領収書との照合や申請内容の確認作業、現金の出金・受け渡し業務が効率化され、申請処理全体の時間を削減することができました。

長： 以前は、案件の精算が完了した後に申請漏れの領収書が見つかり、従業員から相談されるケースがありました。このような場合、漏れてしまった経費を別の案件で精算する必要があり、対応が複雑化していました。

『freeeカード Unlimited』では、利用明細がfreee会計に自動同期されるため、申請漏れが一目で確認できます。その結果、経費申請の漏れはほとんどなくなりましたね。
また、領収書回収機能を活用することで、カード利用後に届く通知に沿ってスマホから簡単に領収書を提出できるようになりました。

長： カード利用をWeb上で上長に報告する利用報告機能も活用しています。これまでは経理が経費を仕訳し、各部門にまとめて共有していました。そのため、各部門の上長は経費の総額しか把握できていませんでした。

利用報告機能の活用により、上長がメンバーの経費利用状況をリアルタイムで確認できるようになりました。この仕組みを通じて、経費の妥当性をチェックする文化が生まれています。また、1件ごとに処理を行うため「何にいくら使うのか」という意識がメンバー間で向上。余計な支出が減るという嬉しい変化もありました。

長： 以前は、接待交際費やタクシー代など、立て替え経費が多く発生していました。ただ、それらが適切な支出かどうかを経理側では判断するのが難しかったんです。

しかしカード払いに変更したことで、会食開催やタクシー利用の状況がより見えやすくなりました。
その結果、同じクライアントへの頻繁な接待など非効率な経費利用が見つかったんです。

この情報を担当部門にフィードバックしたことで、過剰な支出が抑制されコスト削減につながりました。

長： バーチャルカード(※)を案件ごとに発行し運用しています。カードと案件が1対1になっているので、どの案件の広告費なのか悩む必要がなくなり、仕訳作業が大幅に効率化されました。

先ほどもお話しした通り広告費は類似した明細が多く、仕訳作業に時間がかかっていました。導入前は明細を紙に印刷して突合作業を行っていたため、仕訳だけで2〜3日半もかかることがありましたね。現在では半日で完了するようになり作業工数は3分の1に削減されました。

さらに、バーチャルカードは即時発行が可能なため急な案件が発生した場合でも迅速に対応できます。現場から数日で発行してほしいという声もよく届くので、それに応えることができて助かっています。

※バーチャルカード・・・リアルカード(プラスティックカード)のないオンライン決済専用のカード

長： 『freeeカード Unlimited』は、弊社のように従業員が頻繁に経費申請を行う企業には最適です。全従業員にカードを配布することで支払いから領収書の提出までスムーズに進められます。その結果、経理業務の負担も大幅に軽減されました。

効率的で正確な経費管理を、コストを抑えながら実現したい企業には『freeeカード Unlimited』を強くおすすめします。