1週間かかっていた雇用契約書締結が1日で完了！雇用契約オプション導入で実務負担が大幅減

私たちは「環境の未来を創造する」をミッションに掲げ、国や県の公共事業を中心に土木建設業務を請け負う企業です。最近では、令和6年能登半島地震後、復興時の宅地造成を手がけました。近年は建設のDX化にも注力しています。

現在従業員は20名、すべて正社員で雇用しています。もともと2024年問題への対応などから、freee人事労務のアドバンスプランと勤怠管理Plusを利用しており、雇用契約オプションはHR分野の一元管理のために導入を決めました。現在は雇用契約オプションを利用して雇用契約書の作成・締結を行っています。

従来、雇用契約書は労働条件通知書と一体になったものを紙で作成していました。しかし、事業形態の特性上、本社に出社しない社員も多くいます。

給与改定などで労働条件が変更になるたびに社員に印鑑を持って出社してもらうのは、会社・社員双方に負担になると感じていました。また、書面にミスがあった場合などに現場と雇用契約書がリレー状態になることもあり、締結完了までに1週間程度かかってしまうことも珍しくありませんでした。

業務効率化を図るためのITサービスに関しては、HR分野に限定せず半年ほどかけてじっくり比較検討してきました。もともとfreeeのサービスは活用していたこともあるのですが、操作がシンプルで使いやすく、直感的に扱いやすい点が他のサービスと比較しても非常に優れていると感じました。

そして、HR分野に関しては1つのサービスで一元管理したほうが良いと考え、迷わずfreeeの雇用契約オプションを契約しました。実際に使い始めてみても、Q＆Aページを見ずして各種設定を進められるほど操作が簡単です。

また、機能がそぎ落とされてシンプルでありつつも、人事労務情報と紐付けて利用できる点は非常にメリットが大きいと感じています。コスト面でもリーズナブルに利用できており、大変満足しています。

もともとは1週間かかっていた雇用契約書の締結業務ですが、今では1日で完結できるようになりました。弊社では社員全員が社用iPhoneを携帯しているため、iPhoneに送った雇用契約書を確認してもらうだけで済むようになり、負担が大幅に軽減できました。

自身の雇用条件や給与改定の根拠を閲覧しやすくなったことで、社員側でも雇用契約を自分事として捉えられるようになったと聞いています。

また、業務の属人化解消にも効果が出ています。私がエクセルで雇用契約書の雛型を作っていたこともあり、雇用契約オプションを導入するまで契約業務は非常に属人的でした。雇用契約オプションを導入してからは、バックオフィス部門3名に実務を任せられるようになりました。契約書作成上の実務としては1〜2時間ほどの時間短縮になっています。

私個人としても、かつては実務に時間を取られていたのが、最終的な承認をするだけで良くなったことから、その他の業務に携わるためのまとまった時間を確保できるようになりました。

今後は、部署単位でより効率的に実務を回せるような使い方ができればと思っています。HR分野が一元化できたことに関しては非常に満足しているので、そのメリットは保ったまま活用方法を模索していきたいですね。

雇用契約オプションのサービス範囲からは外れてしまいますが、現在外部の税理士の力を借りている会計処理についても、freeeのサービスで行えたらと考えています。そもそもfreeeを導入したのは、電子帳簿保存法への対応も含め、あらゆるバックオフィス業務をfreeeでワンストップ化していきたいとの思いがあってのことでした。建設業独自の事情もあり、システムを一本化するのが難しい部分もあるのですが、今後の機能充実にぜひ期待したいと思っています。