株式会社インクは2016年に創業しNTTドコモの基地局に関する設計やコンサルティングを提供する企業です。
「Improving・Network・Communication」を合言葉に、お客様や社員同士のコミュニケーションを大切にし、丁寧かつ迅速な対応にて携帯電話基地局建設のサポートをしています。
大手企業へ最適な支援を実施するためにも、非効率な体制から脱却する持続可能な経営の実現が必要と考え、「労務業務のインフラ構築」の考えのもとチャットで勤怠・freee人事労務を導入しました。
導入の経緯や解決できたことについて、代表の生田さんにお話を伺いました。
課題
導入の決め手
導入後の効果
結果、従業員の勤怠管理がスムーズに対応され、freee人事労務を利用し月末月初の勤怠締めや給与計算を1日で完了できた。
アナログ管理、他社システムでは効率化の実現に壁を感じる
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしょうか？
労務管理は私1人で入退社手続き・勤怠管理・給与計算に対応していました。
新しいことにチャレンジするのが好きな性格もあり、バックオフィス業務に取り組むことは前向きでした。
また、士業に丸投げも考えましたが不透明な経営では危機感を感じておりましたので、経営の基盤である労務管理を理解したい気持ちもありました。
創業当初は紙やExcelなどアナログ管理ですが、税金や労務に関する知識がそこまであったわけではないので必要な作業がわからず。
時間をかけて努力してた割には作業効率が上がってはいませんでした。
そのため、労務業務への正しい知識と効率化を求めて労務ソフトの利用を決めました。
しかし、当時利用していた労務ソフトは操作方法が難しく入力しても動きが遅く不満を感じておりました。
――freeeの検討をし始めたきっかけは何ですか？
独立サポートの体験を得たことでfreee製品に興味を持ちました。
創業したてで右も左もわからない状態でしたが、定款作成など独立のサポートのおかげ安心して開始できたことで、freeeを強く意識するようになりました。
その時にfreee会計やfreee人事労務も教えてもらい、ツールを体験し導入を検討し始めたんですよね。
freee製品の利用経験がある士業も多く、経営していくなかで情報共有のやりやすさもきっかけです。
導入の決め手は「労務知識の習得」と「バックオフィス業務の全般を対応可能」
――数あるシステムの中から検討されたと思いますが、freeeの導入の決め手を教えてください。
1つ目はツールを利用しながら正しい労務知識を習得できる点です。今ならともかく創業時は気軽に士業に相談することが難しく、独学で労務業務を把握するのは大変でした。
ただ、freeeであれば最新の労務・税制度をシステムに反映していることがわかっていたので、ツールを使いこなせれば労務業務の基礎を自然と習得できるはずと確信しておりました。
2つ目はfreeeツールだけで最適な管理体制を整えられる点です。freee会計とfreee人事労務を導入することでバックオフィス業務のほとんどをfreeeで解決できることで、紙やExcelを利用することが不要な体制を構築できます。
それに、他社システムに比べて直感的に操作できデザインも受け入れやすくて利用に対して難しさを感じませんでした。
また、情報を一元管理できる点も助かりました。他社システムの場合、従業員情報や勤怠情報がバラバラに集まっていたり、一部機能がかけていることもありましたがfreeeではあれば会計・勤怠・給与計算・経費・従業員情報などすべて一元管理できて効率が良いです。
freeeツール導入後、常駐先のPCでfreee人事労務にアクセスできない悩みを抱える
――勤怠管理に関しては、freee人事労務を導入後もお悩みがあったと聞きましたが何があったのでしょうか？
従業員が現場で勤怠に関わる作業をPCで行えない課題がありました。弊社の従業員は大手企業に常駐して仕事をしているのですが、セキュリティーが厳しく現場では指定した内容のみWEBへのアクセスが可能なため、PCでfreee人事労務にログインできず打刻や残業・有給の申請ができませんでした。
代替案として社用携帯でfreee人事労務を操作してましたがブラウザでは小さい文字で見づらく、通知もメールで届くため見逃しが多く、なかなか勤怠不備を解消できず月末月初がてんやわんやしてました。
LINE WORKSで残業申請や承認を完結。ツール移動の無駄を減らし、移動時間で作業を完了
――勤怠管理の課題はどのようにして解決されましたか？
チャットで勤怠を利用することで勤怠の悩みを簡単に解決できました。
弊社では社内連絡や従業員間のコミュニケーションを取るためにLINE WORKSでやりとりしています。
自由にPC操作ができない状況だからこそ、気軽にLINE WORKSで労務作業ができたらいいなと思っていました。
そんな時に、LINE WORKSとfreee人事労務を連携することで、LINE WORKSのトーク内で打刻・申請・承認ができる「チャットで勤怠」が提供されました。
チャットで勤怠によってPCを操作しなくても出退勤の打刻が可能です。特にスマホでfreee人事労務をブラウザで開くと文字が小さく、申請や承認をする時にチマチマ指を動かすのでストレスでした。
また、従業員からの残業申請もLINE WORKSに通知が届き、そこで承認作業もできるのでツールを移動する手間も省けます。
おかげで勤怠管理はすごく楽になりました。freeeはLINE WORKS以外にも連携できるツールが多く、他社に比べてバックオフィス業務の効率化を図れると感じています。
――freee導入後の変化について教えてください。
「すごく楽になった！」この一言につきます。
LINE WORKSで打刻・申請・承認ができることでスマホで小さなブラウザを操作するイライラを解消し、LINE WORKSでボタンをタップするだけで作業が完了できました。
メールでは見逃しやすい打刻漏れや承認依頼の通知もLINE WORKSに届くことで見逃し防止できています。
結果、従業員の勤怠チェックに関しては1日5分だけで済むようになりました。
正しい勤怠が日々記録されれば締め作業や給与計算も連動して楽になっていくんですよね。
アナログ管理だと1週間以上かかると思いますが、freeeツールを利用していれば1日で月末月初の作業を完了できます 。
給与も自動計算してくれるのでミスへのプレッシャーからも解放されました。
また、労務・会計知識も日々学ぶことができているためスポットで士業に依頼で十分なほど対応ができております。
結果的にバックオフィス業務はデジタル化することで紙のやりとりは基本なしで運営してますし、士業へも情報共有が簡単なので本当に楽に管理できることに驚いています。
――最後に一言お願いいたします。
管理業務は効率的な体制を築くことができましたので、より事業に注力して多くの企業へ価値を届けていきたいと思います。