株式会社ホロラボ（以下：ホロラボ）は、XRや空間コンピューティング技術を活用し、システムやアプリケーションの開発を手がける企業です。
ホロラボでは、外貨表記の領収書と日本円表記の明細の紐づけ作業や、利用目的のわからない明細の対応・領収書提出の催促業務が経理業務を圧迫し、大きな課題となっていました。そこでfreee会計との連携性が高い『freeeカード Unlimited』を導入。従業員やサービスごとにカードを発行し、リアルタイムに領収書を提出できる仕組みを整備したことで、経理担当者と従業員双方の負担を大幅に減らすことができました。
『freeeカード Unlimited』導入の背景や、その活用による業務効率化の効果について、ホロラボの経営企画グループで経理を担当されている原田恵梨果氏にお話を伺いました。
導入事業社
課題
・利用目的が不明な明細の対処に多くの工数がかかっていた
・領収書の未提出が多く、経理担当者が毎月催促業務に追われていた
効果
・従業員・サービスごとにカードを発行することで明細の確認業務を効率化
・領収書の自動回収機能により提出率が向上
・経費申請の数が減り、経理担当者と従業員が本来の業務に集中できるように
外貨決済により経費処理が複雑化。利用目的が不明な明細も毎月発生
――『freeeカード Unlimited』を導入する前、どのような課題がありましたか。
原田さん(以下、原田)： 『freeeカード Unlimited』を導入する前は、デビットカードを利用していました。
弊社では海外サイトから素材やVRデバイスを頻繁に購入しており、外貨決済が多い状況でした。領収書は外貨表記なのに明細は日本円なので、どの国の通貨なのか調べたり、利用時の為替レートを確認したりと照合作業に時間がかかっていました。
また、利用目的が不明な明細が出てくるケースも少なくありませんでした。数枚のカードで社内の全てのカード利用を支払っていたので、サービス名と明細上の利用先名が異なると、どのサービスの利用なのかすぐに判別できなかったんです。従業員に確認しても「わからない」と言われることがあり、利用先の特定に時間がかかっていました。
さらに、利用目的がわからないままサブスクリプションサービスへの支払いを続けていたケースもありました。誰が何に使っているのか運営会社に問い合わせても詳しい回答を得られず…。万が一お客様対応で利用しているサブスクリプションサービスだった場合、支払いを止めると重大なトラブルにつながるので、すぐに解約することができなかったんです。
それに加えて領収書の未提出も多く、都度社内に催促しなければなりませんでした。『従業員には経費申請の手間を減らし、本業に集中してほしい』と考えていたものの、具体的な改善策を見つけられないままでした。
リアルカード・バーチャルカードの無制限発行と安心のカード管理機能
――数ある法人カードの中で、『freeeカード Unlimited』を選ばれた理由を教えてください。
原田： もともと弊社ではfreee会計を利用しており、契約プランをアップグレードするタイミングで『freeeカード Unlimited』の存在を知りました。その上で、導入を決めた理由は主に以下の2つです。
1つ目はリアルカードとバーチャルカードを無制限に発行できる点です。サービスやプロジェクトごとにバーチャルカードを発行できるようになったことで、カードの利用目的を明確に管理できるようになりました。また利用可能額をカードごとに設定できるため、予算管理も効率的になりました。
2つ目はセキュリティと柔軟性です。紛失や盗難が発生しても管理画面から即時にカード利 用を停止できるため、安心して運用できます。さらに従業員の異動や退職があってもカードの発行・停止を迅速に行えるなど、柔軟性が高いことも魅力的でした。
用途に応じたカード管理で経費精算を効率化
――『freeeカード Unlimited』導入後の具体的な活用方法について教えてください。
原田： 現在、『freeeカード Unlimited』を約70枚ほど発行しています。バーチャルカードはオンラインサービスやサーバー代・ソフトウェア・素材の購入などに活用しています。具体的には、クラウドサービスの月額費用や海外デジタルコンテンツの支払いに利用しています。
リアルカードは従業員ごとに発行し、出張時の移動費や宿泊費・接待費の支払いに使用しています。特に、海外出張では外貨決済手数料がかからない点※が大きなメリットです。
※一般的なクレジットカードでは、外貨での決済時に2～3%の手数料が発生
月初の経費精算工数を3分の1に削減。従業員も本来業務に集中できるように
――『freeeカード Unlimited』の導入で、経理業務にはどのような変化がありましたか？
原田： 『freeeカード Unlimited』を導入したことで、月初に集中していた業務工数が導入前の3分の1に削減されました。特に効果を感じているのは領収書の回収および明細との紐づけ作業の効率化です。
Slackを経由した領収書の提出依頼 機能のおかげで、従業員が提出を後回しにしなくなり未提出が減少しました。また提出された領収書は利用明細に自動で紐づくため、これまでの悩みだった外貨表記の領収書と日本円表記の明細の紐づけ作業をなくすことができました。
また目的別にカードを発行したことで、利用用途の確認作業も大幅に効率化しました。
さらに、従業員にカードを配布することで海外出張の負担も軽減されたんです。以前は従業員が自分のカードで経費を立て替えた上で、精算時にカード明細の提出や為替レートの確認、領収書の提出が必要でした。また現金払いの場合は両替時の明細の提出も必要で、申請作業が非常に煩雑でした。
しかし『freeeカード Unlimited』を導入したことで立て替えが不要となったうえに、同期された利用明細には為替レートが自動で反映されるようになりました。その結果、従業員はカード利用後の通知に従って領収書を提出するだけで済むようになりました。 従業員からも「帰国後の精算時に利用内容を忘れてしまっていたことが多かったが、現地で処理できるようになり楽になった」という声が寄せられています。
『freeeカード Unlimited』は、経理担当者と従業員が笑顔になるツール。
――『freeeカード Unlimited』の導入を検討している企業へのメッセージをお願い します。
原田： 『freeeカード Unlimited』は経理担当者と従業員の両者が笑顔になれるカードだと感じています。
先日、バルセロナに出張した従業員から経費精算の申請がありましたが、『freeeカード Unlimited』で決済していたおかげで海外での利用履歴と利用明細を迅速に照合・確認できました。海外で利用した領収書をすべて回収し、精算処理をスムーズに完了できたことで、これまで抱えていた課題が解消されたことを実感しました。
『freeeカード Unlimited』の導入によって、経費申請や領収書の回収といった煩雑な業務が効率化され、経理担当者も従業員も負担が軽減されました。結果として、本来の業務に集中できる環境が実現しました。
導入を検討している企業には「業務効率化だけでなく、従業員の働きやすさを向上させるツールとして『freeeカード Unlimited』をぜひご検討ください」とお伝えしたいです。