長崎県を中心に「不動産管理事業」を軸にサービスを展開する株式会社福徳不動産。「すべての人が集い共生できる住まいと街づくり」に取り組んでいます。
課題
・オンプレミス型給与計算ソフトに勤怠情報を読み込む際も紙の業務時間管理表からExcelに目視で転記する必要があった。
・給与計算に丸々1ヶ月要していたため属人的な運用になっていた。
導入の決め手
・ライフイベントで休職者がいても引き継いでもらえるように誰にでも親しみやすい操作ができたこと。
導入後の効果
・退職者がでた際、代わりの人材が充足しなくても既存従業員が業務に取り組めた。
・月次速報を作る必要がなくなりタイムリーな数値を見れるようになり、より確信を持った意思決定が可能になった。
紙ベースでの勤怠。業務も複雑化し属人的な運用へ…
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしたか？
町田さん（以下、町田）： 弊社の財務経理部には13名所属しており、その中でも会計をするチームと賃貸関連をするチームに別れて普段は業務に取り組んでいます。
従来の労務業務はオンプレミス型の会計ソフトを使って経理から決算、給与計算までを行っていました。当時の勤怠ではアナログな運用がメインでした。紙のシフト表で上長が業務時間を管理しており、残業をする場合には紙の出勤簿に時間を記載して上長に印鑑をもらい、別で残業申請の用紙をもらって記入し提出しなければなりませんでした。
勤怠管理では各部門の上長が集計した紙のシフト表をExcelに転記し、給与計算ソフトに読み取っていました。当時、労務担当者は2名いましたが給与計算以外に時間が取れないほどこの業務に時間を要していました。
不動産業界では各営業所に資格取得者を常駐させる必要があり、従業員管理では扶養家族などに加え資格取得状況の管理もしています。従来は総務が資格証を取りまとめ、それぞれをコピーし、労務に渡してから労務が資格手当を手計算して提出するという業務フローを組んでいました。
――そのような状況で、freeeを検討されたきっかけは何かありますか？
町田： 以前のバックオフィスの運用では一つの業務に対して多くの時間を要したり、専任しないとわからないような業務内容もあり労務が属人的になっていました。新しい経営方針である「売上から利益率改善へ」をきっかけに会計ソフトの導入を検討するのですが、その際に属人化していた業務への改善にも取り組むことになりました。
女性の場合は特に結婚や出産などのライフイベントを機に退職や休職をされる方が多いと思いますが弊社も同様でした。女性が多くなりがちなバックオフィス業務の属人化を改善するために2つの観点を軸にしました。一つは誰かが急に辞めても仕事が回るようにすること。もう一つはライフイベントなどがあっても辞めずに仕事を続けられるような環境にすることです。
これらの観点からもクラウド型会計ソフトの導入は必須だと思いました。その上で急に退職しても業務が滞らないように労務に関しては外部委託するという意思決定になりました。辞めずに仕事を続けられるような環境にすることに関してはfreeeが最適でした。クラウド上で繋がっているためリモートで業務ができますし、多くの業務で自動化が進んでいたため属人的にならず、他の業務に時間を当てれるのではないかと期待できました。
――freeeを導入するにあたり、ご苦労されたことはありましたか？
町田：
会計に関しては半年ほどで導入することができましたが人事労務に関してはさらに1年多く運用開始までに時間がかかりました。属人化していた労務担当が退職したため細かな部分が不明瞭であったり、データのみしか残っておらず総務に引き継がれていないこともあり苦労しました。
このような背景からfreeeの導入支援の方には2か月ほど弊社の情報システム部門の方に駐在していただき、なんとか運用開始までたどり着くことができました。
実務担当者は3人から1人へ！！
――ズバリ、freee導入の効果はどのようなものがありますか？
町田： 勤怠では業務時間の管理や残業の申請、記録までもが一貫してfreeeで行えるようになりました。また給与計算では給与変更があった場合でも稟議をPDFで送るのみで、紙のシフト表をExcelに転記したり従業員情報を変更しなくてもそのまま外部委託先に依頼できています。手間も時間も大幅に削減できるようになり従来は3名で担当していましたが、今では1名で回せるようになりました。
また属人化からの脱却も実感できています。実際に従業員が辞めていった際、代わりの人材の募集をかけ充足しないことがありました。当初は対応できないかもしれないと思いましたが、freeeで業務をしていたおかげで気づけばその業務を担当していなかった既存従業員の中で完結できるようになっていました。
freeeの導入により、バックオフィスメンバーはリモートワークでも働けるようになりました。弊社バックオフィスは、女性が多いためライフイベントに合わせて働けることは非常に重要です。
freee導入で業務効率化されたことをきっかけに、弊社では賃貸管理部門での業務効率化を試みるため賃貸管理ソフトの開発会社を立ち上げました。私が、この開発会社のバックオフィスを担当することになり今やっている業務を他の従業員に引き継ぐ必要がありました。freeeの操作は親しみやすさもあったからこそ属人化を脱却でき、特に滞ることなく業務してもらえることができました。
freeeを使って作業をしている様子
――freeeを導入したからこそ、実現したことはありますでしょうか？
町田： 従来は試算表の作成や月次締めに時間がかかり、翌月の短期計画や調整を行うために必要な月次速報をタイムリーに提出できないことがありました。支店長や取締役からは月次速報の迅速な提出が求められていましたが、数値がざっくりとなることが多く、事業計画を立てる際には現状のデータが反映されないまま、古いExcelデータをもとに意思決定している状態でした。
freeeを導入してからは、管理画面上でリアルタイムな数値を細かく確認ができるようになりました。各支店長は部門別にデータを即座に確認できるようになり、会議中でもfreeeを使って正確なデータに基づいた議論ができるようになりました。その結果、事業計画と実際の結果とのズレがほとんどなくなり、経営における具体的なアクションがより確信を持って決定できるようになりました。
――これからfreeeの導入を検討する企業に何かアドバイスはございますか？
町田： 弊社のように外部委託とシステムの同時 運用を検討する必要のある企業様は少なからずいらっしゃると思います。そこで軸にしたのが高度な仕事は自社内でする、作業で済む業務はAIやシステムを使うことです。
時には仕事がなくなっていき、従業員も会社も罪悪感を覚えたりもすると思います。しかし、仕事は1つなくなれば2つ増えると言われているくらいです（笑）システムを活用して効率化できるところはして、会社の経営に関わることなど時間をかけないといけないところは人の手によって労力を費やすことが重要だと思います。
――バックオフィス業務の今後の展望はいかがでしょうか？
町田： 従業員の満足度向上に取り組みたいと考えています。弊社では社長や役員に直接、日々の生活や仕事について相談できるシステムがあります。実際に営業職に挑戦したいと部署を移動した従業員もいます。このように従業員が充実感に溢れ、心配なく暮らしていけるように会社の利益率もしっかり社員に還元していけるといいなと思います。
掲載日 2024年12月9日