株式会社フェスティナ・レンテは、岐阜市を中心に完全自由設計の家をトータルプロデュースする地域密着の住宅会社です。社名の由来は経営理念Festina Lente【ゆっくり急げ】の読みをカタカナ表記したもので、“急がばまわれ”の家づくりでいつまでも幸せに住んでいただけるように、常にお客様をゆっくりしっかり見つめ、すばやく問題を解決したいという決意から名づけられました。
少数精鋭だからこそ、業務を兼務することで負荷が大きくな っていた
――freee人事労務の導入前、バックオフィスにはどんな課題があったのでしょうか。
鷹羽様（以下、鷹羽）： 弊社は従業員数が20名ほどですので、会社設立から人事労務・経理業務と営業業務を兼務していました。バックオフィス業務に割ける時間が限られているため、業務を効率化してなるべく工数を掛けないような体制・業務フローを構築することが急務でした。
また、毎年2名程度のペースで人員が増加していますが、入社手続きや社会保険関係の手続きは1年に1回に発生するかどうかという頻度ですので、作成する書類の様式変更や記入する情報の確認に時間を要していました。書類を作成する度に「この書類ってどこに何を記入すればよいのか？」と記憶をたどっては情報を記入し、記入箇所を間違えてやり直しになることもありました。
――freee人事労務の導入を決めたきっかけを教えてください
鷹羽： 会社全体で紙の管理を廃止していく方向性でしたので、給与明細を紙から電子に変えられるシステムを探していました。調査を進める中で、freee人事労務を知ったのですが給与明細だけでなく、入社手続きや年末調整など人事労務に関するほぼ全ての業務をシステム内で対応可能でしたので驚きでした。
勤怠打刻・集計のみ、給与計算のみのように機能が切り出されているシステムが多い中でfreee人事労務は幅広い人事労務業務に対応していました。１つのシステムで、幅広い業務を改善できることは本当に魅力ですよね。インターネットで口コミを確認してみても、高評価なものが多かったので安心感を持って導入決定することができました。
――freeeを選定する際に大事にしたポイントはありますか？
鷹羽： 比較的規模の大きくない会社でも、負担が少なく導入できる点です。システムの中には最低利用人数が、20人や30人などの制約があるものが多く、弊社のような会社には金額的な負担が大きいです。その点、freeeは10名以下でも十分に使えるように料金体系が組まれているため、必要最小限の費用で導入することができると考えました。
また、将来的に会計や経費精算と連携できる可能性も嬉しいポイントでした。社内の経費精算でも紙を廃止する方向性でしたので、freee会計を導入することで人事労務領域に加え、会計領域もカバーすることができます。そして、両方のシステムが連携することを知り非常に期待を持ちました。
業務負荷を減らすだけでなく、書類のミスも大幅削減へ
――freee人事労務の導入によって期待する効果を教えてください
鷹羽： 提出書類などの記入ミスを減らすことができることを期待しています。freee人事労務では提出書類を出力することができますが、様式の変更などにも対応してくれています。また、freee人事労務内にある情報を基に書類が作成され、自動的に情報が記入されるため、「どこに何を記入すればよいか分からない」状態や記入ミスを避けることができます。
苦労して記入した書類を提出して、記入ミスで差し戻され、修正・提出して...このようなやり取りが減るだけでかなり業務負担は少なくなります。少数精鋭で業務をおこなっている弊社にとっては、本当にありがたいサービスです。
――最後に、今後の御社の展望をお聞かせください。
鷹羽： 人事労務関連の手続きを可能な限り、自動化していきたいです。営業業務と兼務をしていると、どうしてもバックオフィス業務に割ける時間が限られてくることは先ほども述べましたがバックオフィスも重要な業務であることに変わりはないです。ですので、なるべく修正や転記の手間を減らしていくことでより作業時間を短縮し、少ない人数でも業務を回せる体制を実現したいです。