愛知日野自動車株式会社は愛知県名古屋市に本社を置き1948年に創業されました。主に、トラックの販売と整備をおこなっており、古くから続く紙文化から脱却するため、今回freeeを導入された企業です。
導入のきっかけや会社を巻き込んでいく難しさ、今後の展望などを総務部部長の服部 伸吾さん、人事チームリーダーの益成 純さんにお伺いしました。
――御社の事業概要を教えてください。
服部 伸吾さん（以下、服部）： 弊社はトラックの販売と整備をメインにしております。日野自動車の愛知県の販売ディーラーになりますので、愛知県内での販売活動、整備活動をしております。
現在総務部は、 総務・人事・保険という3つのチームから構成されています。弊社は450人ほどの会社で、今回のプロジェクトは人事チームが主体となり取り組みました。
弊社は長く変わって来なかった部分がたくさんありましたが、やはり人が一番重要であり、まずは人事労務から改革を始めるべきだと考え、人や組織を編成し始めたところです。こうした流れの中で、freee人事労務を導入しました。
私は元々営業本部に所属し、会社のフロント側で仕事をしてきました。これから組織を変えていく中で、他の部署との連携と共に実務の分解が非常に重要になってきますので、こうした部分での課題を感じました。
社内には新設されたSOS室（スマートオフィス化推進室）があり、ここで主にシステム導入の推進や運用面を担当しています。システム導入における課題があれば、その前段階のところを調整し、我々はそのアドバイスを取り入れながら進めています。
そうした部門が立ち上がったので、バックオフィスをスマートに変えていこうというプロジェクトが生まれました。
益成 純さん（以下、益成）： 私は総務部人事チームのリーダーを務めております。就任して日が浅く、昨年度に課長になりました。人事に関わって3年目です。紙文化が強かったのでfreeeを導入して、少しでも工数を減らすような取り組みをしようということになり、このプロジェクトに参加しています。
――freeeを知った経緯はどのような形でしょうか？
服部： 元々、紙文化を変えていきたいという話を始めた2年ほど前、色々なツールを探していた中で、弊社の社長があるお客様との会話で、「freeeを試してみてはどうですか？」と、freeeを導入して成功した実績を伺ったことがあったようです。当時私は別部署に所属しており、そこまで深く今の業務を理解していなかったので、freeeじゃなくてもいいんじゃないかと思っていました。しかし、部署が変わって、実際に自分が業務を担当していく中で、freeeの機能や使い勝手が当社の業務や運用とマッチしていることがわかり、現場と共に検討を重ね、freeeに決めました。
――Bundleを知った経緯はどのような形でしょうか？
服部： freeeを導入するために打ち合わせを重ねていく中で、freeeの営業さんから提案があって知りました。管理対象のツールはたくさんあるものの、管理がなかなか上手にできていない状態だったものですから、こういうツールがあるんだったら是非入れたいよねということで導入することになりました。
年末調整をきっかけにシステム導入の検討を開始
――freeeを導入する前のバックオフィスの課題はありましたか？
服部：
去年私がこの部署に配属された後、長く人事に携わっていた人物が退社してしまったため、部内にノウハウがない人間しか残っておらず、通常の業務すら難しいような状態になりました。
人事チームに前年の年末調整を経験した者が1人もいない状況で年末調整の時期になり、これまで紙で管理をしていた私たちは非常に大変な思いをしました。
翌年もまた同じことを繰り返すのは避けたかったため、この機会に何かシステムを入れなければと考えていました。ここはもう部署の皆の総意でしたね。
――freee導入の決め手はどこにあったのでしょうか？
服部： まずシステム導入の条件として、我々がどうしても欲しかったマスタデータの一括管理の有無が挙げられます。この時点で、検討はfreeeともう一社に絞られました。freee導入の決め手は、単純に使いやすそうだったというのが一番です。また、Bundleの存在もすごく大きかったですね。あとは、freeeの営業さんのスタイルも弊社に合っていると感じました。
2年ほど色々なシステムを調べてきましたが、システムを入れれば全てが解決するわけではないだろうと思っています。自分たちがやりたいことを全て解決してくれるシステムは存在しないので、では最低限自分たちは どこに行きたいのか、どうしたいのかというこちらのビジョンと、そこに辿り着くために何を変えていくのかを定めることが重要だと思いました。そして、そのためにどう導いてもらうのかという部分に尽きると思ったものですから、この考え方がfreeeとマッチしたのかなとも思います。
紙文化によっておこる「データの迷子」。
freeeでデータを可視化して、社内のデータ整備を目指す。
――これからfreeeを導入していく上で苦労しそうな点はありますか。
服部： 導入はだいたい約半年ぐらいを見込んでいます。壁となってきそうなのは、社内のルール設定です。当然、紙の運用からシステムに変わるものですから、就業規則も見直していかなければいけない部分があります。業務を変えたいが、そのためには規定をどう変えたらいいのかだとか、当然法律などの様々な問題がありますので、私一人で決められることではなく、大変な部分だと思います。やはり会社側の協力も必要ですし、社員側の理解も必要です。ここがシステム導入の一番難しいところですね。
会社としても、紙を減らしていく方向には向いていますが、まだ「誰かがやってくれる」という当事者意識が全体的に低い状態です。その空気感を変えていくことが必要だと考えています。
――バックオフィス部門の今後の展望を教えてください。
服部： これまでは紙で仕事をしてきたので、効率的な管理ができていなかったんです。数字もデータも持っているはずなのに、それがパッと形になって出てこない。定量的なデータはあるのに、なかなか欲しい数字が出せない状況でした。freeeを導入して、一定のルールの中で運用することができれば、こうした定量的なデータもうまく活用できるようになるかなと思っています。
これができると次のステップに移ることができ、データを活用したこれまでと違う業務ができたり、同じ業務でももっと効率的に行えることで、より働きやすい環境へ変化させる準備が整うと思っています。
