当社は、熊本県に位置する有料老人ホーム施設を運営しています。施設内で生活していただく住宅型の老人ホームサービスやデイサービス、ホームヘルパーなど利用者様の生活をきめ細かにサポートする介護サービス事業を行っています。

freeeサインの導入はお客様との契約書作成から始まり、現在ではfreee人事労務の雇用オプションで従業員やアルバイトとの雇用契約書作成に活用しています。

電子契約システムの導入を考えたのは、紙ベースからの脱却を図りたいとの狙いがありました。介護福祉業界は、全体的にIT関連のサービスに対して保守的な傾向があります。当社でもfreeeサインを導入するまで、社員の給与や査定を見直したい場面に雇用契約書をすぐに見返せない、という紙ベースならではのもどかしさを感じていました。

また、介護福祉業界の働き手は長くても3、4年で辞めてしまう傾向がほとんどです。働き手の定着問題を解決することと並行して、バックオフィス業務をテクノロジーの力でいかに効率化させていくかという部分に着目するようになっていきました。業界全体の流れを変えていくためにも、電子契約システムの導入を検討するようになったのです。

電子契約システムの選定の条件は「情報の紐付けができること」。介護施設には、約5年ペースで監査が行われます。施設を経営する上で法律違反をしていないことの確認が目的ですから、当然検査には施設に関する大量の書類が必要です。当社も創業6年目に監査が来ましたが、各種書類を収集し整理しておくのには本当に骨が折れました。

お客様との契約書や事務管理、雇用契約情報をはじめとするバックオフィス系の情報を一括管理することができれば、監査の際も大量の紙面を用意する必要がなくなります。こうした背景から、電子契約システムだけではなく、バックオフィス系の情報を一本化できるようなシステムを求めていました。

freeeサイン導入の決め手は「使いやすさ」です。IT関連サービスに対する免疫が低い傾向にあるのは、当社の従業員も例外ではありません。特に働き手の入れ替わりが激しい業界であることも加味し、初見でもわかりやすく直感的に操作できるUIデザインだったことは大きなポイントでした。

また、freeeサインであればfreee人事労務との紐付けも可能なため、情報の連結もスムーズに行えます。従業員の情報を紐付けて一括管理ができ、見やすく使いやすい。今後バックオフィス業務の効率化を図りたい当社にとって必要不可欠なツールになると考え、迷わずfreeeサインの導入を決めました。

freeeサインの導入に加え、freee人事労務や雇用契約オプションの導入が、従業員の残業時間軽減につながっていると実感しています。

基本的に、事務作業は現場での仕事終了後に行うことが多いことから、事務処理に時間がかかればそれだけ残業時間が増え、定時に帰れない日が増えてしまいます。現在は、アルバイトや正社員にもfreee勤怠管理プラスを使ってもらっていますが、業務の効率化が実現できているとともに、「こんなに簡単に使えるんだ」と驚きの声が上がっています。

また、一つのシステム上で作業工程が完結するので、新しく入社する社員やアルバイトにも説明がしやすく大変助かっています。

どの業界にも当てはまるかもしれませんが、特に地方の働き手の減少が顕著なのがこの業界です。デジタルシステムを導入して雇用者が働きやすい職場を作っていくことが、人材獲得の近道になると考えています。

2024年の4月からはfreee人事労務の健康管理や、請求書サービスの導入も検討しています。

コロナ禍に入る前から、私たちはクラウドソフトやタブレットなど、テクノロジーの導入を積極的に行ってきました。そしてfreeeにも、前に進みながら改善していくアグレッシブさを常に感じています。

今後のアップデートを楽しみにしながら、様々なプロダクトを利用していきたいですね。