熊本県に本社を置く株式会社フォルクスウェア。お客様にとって本当に価値のあるITサービスとは何かを考え、「ITサービスで人と社会を幸せにする」を目的としてあらゆる革新的・創造的なITサービスの提供をしています。
創業期に1人で取り組まれていたバックオフィス業務。拡張性と柔軟性、連動性を第一に考え会計だけでなく給与計算・勤怠管理・工数管理と包括的なクラウド化とペーパーレス化を実現することを目的にfreeeの導入を決定しました。
導入の経緯や解決できたことについて、代表取締役の黒田さんにお話を伺いました。
導入前の課題
・事業が拡大するにつれ、インストール型のソフトを使用し続けることが困難だと感じていた。
導入の決め手
・金融機関との連携も可能で、バックオフィスのシステムをfreeeで統一することで会計から労務など一貫して業務をカバーできること。
・認定パートナーというfreeeを扱える税理士を紹介してもらえる制度があったこと。
導入後の効果
・freeeを使った運用ルールを設けることで、工数の記入漏れをゼロにすることが出来た。
・資産計上データや労務データなど、あらゆるデータの連携が可能なのでリアルタイムで経営を把握することができる。
多忙な創業期。クラウドに対する特別な思いを抱きながらfreeeを導入
――freee製品を使い始めたのはいつからでしょうか?
黒田社長(以下、黒田): 会社を創業したのは2011年ですが、freee会計とfreee人事労務を導入したのは2014年頃です。そして、その数年後にfreee工数管理もリリース直後から使い始めました。
freeeを導入する前は、インストール型の会計ソフトを使っていました。freee会計を知ったとき、金融機関の情報と連動できるということとクラウドで会計業務ができるということを知り、とても衝撃を受けました。インストール型のソフトですと、銀行通帳などを照らし合わせて入力しないといけませんでした。
創業当時から2013年頃は、バックオフィス業務も含めて業務をすべて私一人でやらないといけませんでしたから、なるべくバックオフィスの業務は減らしたいという思いがありました。そういった点でも、手入力や転記の部分が削減できるというところは感動的でした
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしたか?
黒田: 創業当時は、Excelで会計 や給与計算などを管理していました。その後、前述のとおり、他社製品のインストール型の会計ソフトを使いはじめました。
勤怠管理も従業員から勤務時間を自己申告してもらい、Excelで管理していました。勤怠を締めたあと、給与計算もExcelで行っており、一人ひとり間違いがないかチェックをしていました。
従業員が増えてからもそれは変わらず、さらに給与明細は紙で発行していたので、専用の給与明細封筒を購入し、1人1人に封入・手渡しをする作業もありました。
――freeeを選ぶ決め手になったポイントはなんですか?
黒田: やはりクラウドで会計業務ができることです。他にも、freee会計とfreee人事労務を連携することで、ソフト間でスムーズにデータの連携ができることと、金融機関との連携ができることも決め手でした。
前述の通り、創業当初はバックオフィスも含めて業務を一人で行わなければならず、煩雑な業務は極力減らしたいと思っておりました。そのため、クラウドソフトで会計業務ができるのであれば、事業が拡大して行く前に導入するのが一番だと思い、導入に至りました。
また、freeeのご紹介でfreeeを扱える税理士の方のサポートがついたのも背中を押しましたね。本社のある熊本にもパートナーの税理士の方がいらっしゃったので、今後の会計はこのようにしていきたいと話しながら使い始めました。
freee人事労務やfreee工数管理の活用と運用ルールの工夫で、会社の更なる成 長への基盤を構築
――freee導入後の変化、現在のバックオフィスの状況はいかがでしょうか?
黒田: その後セキュリティ対策も兼ねてAkerunというスマートロックを導入し、同時にfreee人事労務の勤怠機能を使い始めたのですが、入退出の記録と合わせて勤怠管理の自動化にも成功したので、勤怠情報が正しく集計できるようになりました。freeeを使うことで、入力や再計算の必要なく毎月の勤怠を締めることが出来ています。
さらに今は、給与を確定したら従業員のアカウントに自動で給与明細が反映されるので、以前のように給与明細を印刷したり手渡ししたりする必要がなくなり、大幅に業務を削減することができました。
金融機関と連携している点もいいですね。今まではわざわざ記帳しにいっていたので、その点でも業務コストは当初の約80%削減できたと言っても過言ではないです。
バックオフィスは現在2人で業務を行っていますが、アナログで行っていた部分は大幅に削減できているので、前職では夜遅くまで残業していた従業員が、弊社では残業ゼロで帰宅できており、家族との時間も確保出来ていると聞いております。就労環境の整備という意味合いでの効果はかなり大きいと思います。
さらに現在では、従業員情報の管理やワークフローなど、従業員に関わる業務はすべてfreeeで統一しています。弊社もSaaSを取り扱っていますから、連携性が重要だと考えています。他社のサービスとなると、うまく連携ができない部分があったりするので、freeeでソフトを統一するこ とで問題なくデータの連携ができるようになっていると感じています。
――freee工数管理も導入していただいておりますが、freee工数管理を導入したからこそ実現できた取り組みはなんですか?
黒田: 前述の通り、弊社ではfreee工数管理も導入しております。弊社ではSaaS事業を展開しているのですが、自社サービスをバージョンアップやメンテナンスをしたりする際に、会計上はエンジニアの人件費を内容に応じて資産に計上しなくてはなりません。
そのため資産に計上出来るものと出来ないものを管理しないとならないのですが、従来はスプレッドシートで管理していました。正確に入力されていないと従業員に一年分の工数をさかのぼって入力してもらう必要がありまして、これが物凄く煩雑でした。さらに、工数をリアルタイムに管理できていないことも難点でした。
今ではfreee人事労務での残業申請と工数入力をセットで行うという運用ルールを設けることにしたため、入力の漏れをゼロにすることが出来ました。日報として工数をつけているので、資産計上のためだけではなく、労務管理にも使用しています。日々、残業や業務の偏りがないかをモニタリングできています。税理士さんに資産計上のデータをお渡しするときも、フィルターで必要なデータを絞ってお渡しするだけなので、その作業が一瞬で完 了することも嬉しいです。
会社の成長とシンクロして変化し続けるシステム体制を目指す
――今後の御社の展望はいかがでしょうか?
黒田: 毎年組織は変化していくので、システムもそれに応じて柔軟に変化させて行くことが重要だと考えています。一方でこれからも大きくなり続ける会社に耐えうる拡張性をシステムに持たせることも大切なのかなと。
これからも会社や従業員の成長を予測しながら変化に対して柔軟な会社であり続けたいと考えています。
2024年12月13日
Company Profile
株式会社フォルクスウェア
従業員規模:11名以上
URL:https://volksware.jp/
事業内容
店舗アプリ作成サービス「みせプリ」の運営/タクシー配車アプリ作成サービス