滋賀県長浜市を拠点として、長浜市・東近江市・守山市および大阪市の4つのエリアにおいて、介護事業および保育事業を展開する、社会福祉法人まんてん。
約250名の職員が在籍するなか、バックオフィスは紙ベースのアナログなやり方が中 心。そのため、情報の管理と検索に時間と場所が必要で、事務担当者の負担は膨らむ。また、システム化を検討しながらも、介護業界ならではの勤務形態に対応できるシステムが少ないことも課題に。
そんな状況下で、フリー会計、次いでフリー人事労務のことを知り、導入をすぐに決定。導入前の状況とそこにfreeeのプロダクトがどうマッチしたのか、導入してみて実際にどうだったのかを、社会福祉法人まんてん 法人本部 事務局長の山田真也様にお話を聞きました。
課題
・もともと使っていた人事労務ソフトが使いにくく、夜勤の回数集計に対応できない
・勤務実績の確認と集計もアナログ管理で時間がかかっていた
導入の決め手
・介護業界ならではの点にも対応できるサービスの改善スピードのよさ
・freee製品同士の連携がスムーズで拡張性がある
導入後の効果
・介護業界特有の社会福祉法人会計基準の対応、夜勤の回数集計が自動でできるようになった
・管理者の数字に対する意識が高まった
約250名の職員に対し5名の事務担当、紙ベースで多くの業務をこなすため負担が大きかった
――システム導入前、バックオフィスはどのような体制でしたか？
山田さん（以下、山田）： 顧問の会計士・社労士がおり、仕分けや決算につながるものはアウトソースして、法人内ではその入口となる帳票の登録や勤務時間の集計などを行っていました。
法人内での事務作業を担当しているのは各施設の事務担当者で、全体で5名ほどになります。この人数はフリー会計・人事労務の導入前後で変化していません。職員が250名ほどいるのに対し、事務担当はもともと少人数制で業務効率化をしていました。
――当時バックオフィスにはどのような課題がありましたか？
山田： 紙のやり取りが中心でアナログな部分が多く、情報が分散していました。
たとえば会計は、請求書やクレジットカード利用明細などの証憑類を1ヵ月分まとめて会計士に送り、それが戻ってきたら保存しなければならないのですが、過去の分を遡ると数も膨大で書類保管場所の確保が課題でした。
人事労務は、出退勤の打刻が手書き、有給の管理や入職時の書類も紙ベースで、情報の管理と集計に時間がかかっていました。一番多い事業所では50名ほど勤務しており、月末に締めてから社労士にデータを渡すのに最大8営業日くらいかかっていました。
また、勤怠管理に別のシステムを使っていたのですが、とくに課題だったのが、夜勤の判別ができず、夜勤回数に応じて手当てをつける回数集計に対応できなかったことです。介護業界では使いづらいシステムでした。
紙を減らし、情報を一元管理できるシステムを検討。介護業界ならではの夜勤の回数集計ができるように
――フリー会計・人事労務を知ったきっかけは何でしたか？
山田： フリー会計は、アナログな方法を変えて紙のやり取りを減らしたいと思い、展示会などでいろいろなクラウド会計ソフトを見ていたなかで知りました。
また、フリー人事労務は、情報を一元化したい、またもともと使っていた給与計算のシステムで対応できない夜勤の判別と回数集計を自動にできるものに変えたいと思い、ネットなどでいろいろなクラウドのソフトを調べていくなかで知りました。
――導入の決め手は何でしたか？
山田： フリー会計は、いろいろなソフトを比較検討したなかで、社会福祉法人会計基準に対応しており介護業界に強くて使いやすく、料金もリーズナブルだったことから、導入を決めました。
フリー人事労務は、夜勤の回数集計が自動でできるものが比較検討した中ではほかになかったことと、フリー会計と連携できて使いやすい点が決め手になりました。
フリー会計は2023年3月から、フリー人事労務は2023年7月から利用しています。さらに、フリー人事労務と加えて、フリー勤怠管理Plusも導入しています。
――導入の決め手は何でしたか？
山田： フリー会計は、いろいろなソフトを比較検討したなかで、社会福祉法人会計基準に対応しており介護業界に強くて使いやすく、料金もリーズナブルだったことから、導入を決めました。
フリー人事労務は、夜勤の回数集計が自動でできるものが比較検討した中ではほかになかったことと、フリー会計と連携できて使いやすい点が決め手になりました。
フリー会計は2023年3月から、フリー人事労務は2023年7月から利用しています。さらに、フリー人事労務と加えて、フリー勤怠管理Plusも導入しています。
――新しいシステムの導入に際しては現場の抵抗があることも多いと思うのですが、そのあたりはいかがでしたか？
山田： 何でも新しいものを入れるときは「大変そう」「めんどくさそう」という想いが先走り、抵抗感がある人が多いと思います。
そういった抵抗感をなくすため、事務担当者には、今までのアナログな状況に比べてどういうところが削減できて楽になるのかを何回も説明しました。管理者には、将来法人としてどういう状態を求めているのかを説明したうえで、そのためには数字をしっかり見ないといけないことを説明し、必ずログインして毎月の売上や利益を集計するようにしてもらいました。
操作の回数が増えると慣れていくので、まずは触ってもらうことで事務担当や管理者の気持ちを変えていきましたね。
導入後は紙の書類の保管が不要になり、電帳法に対応。従業員の情報を一元管理でき、有給管理も効率化
――導入後のバックオフィスの体制や業務時間に変化はありましたか？
山田： 会計業務 に関しては、伝票の処理がすごく楽になりました。
電子帳簿保存法にも対応できており、紙の書類を保管する必要がなくなりました。原本のやり取りも少なくなりましたね。
さらに、管理者の数字に対する意識が変わったと感じます。以前は月次の試算表が会計士から送られてくる形だったのが、フリー会計導入でより細かな事業費の中身を日々確認できるようになり、経営に落とし込むのが早くなりました。たとえば、経費削減をしたいとなったとき、どういうところにお金がかかっているのか自分たちで調べて改善しようという意識が芽生えています。
また、人事労務業務に関しては、年末調整の際、個別の進捗状況をすぐに確認できる点がとても便利です。あと、従業員の検索が楽になりました。導入前は紙で提出された情報をExcelなどで管理していたので調べるのに時間がかかっていましたが、すぐに検索できるようになりました。
加えて、フリー勤怠管理Plusも活用することで、有給の管理をしっかりできるようになりました。以前は紙の申請書とExcelでの管理で、日数の連絡が遅れることがあったのですが、そういったこともなくなりました。
――導入前の課題は、導入後どの程度解決されましたか？
山田： まだ対応途中のものもありますが、会計は90%くらい、人事労務は半分くらい解決できています。
会計については、今後、申請のワークフローや、一括の月額振込についての対応を進めていきたいです。
人事労務については、給与計算の対応を進めている途中です。顧問の社労士がまだフリー人事労務に慣れていないところがあるので丁寧に進めており、まもなく移行完了できる見込みです。入社時の書類や有給の管理にまだ紙でのやり取りが残っているので、そこも今後システム化していきたいです。
――freee導入により、社内の雰囲気や、山田さんご自身の業務に変化はありましたか？
山田： 勤怠の打刻がしっかりつくようになり、従業員の時間への意識が高まったと思います。私から見ると、勤務時間を細かく把握できるようになったのが良かった点です。また、私の場合はPCがあったらどこでも仕事ができ、PCだけで解決できることが増えたので楽になりましたね。
今後はシフトの自動化や会計処理のさらなる迅速化に注力、freeeはアップデートが早いので今以上の機能を期待
――今後、バックオフィスや法人を良くするためにどのようなことに取り組んでいきたいですか？
山田： ひとつは、シフト作成を自動化していきたいです。介護業界のシフトは細かく、組むのが大変で、今は人の手で行っているところを自動化したいです。
※2024年10月に「フリー AIシフト管理」がリリース。
もうひとつは、会計の処理をもっと早くしたいです。現在は毎月20日くらいまでかかっていますが、やり方を変えれば月の初旬くらいには確定できるのではないかと思っています。それにより、経営の見える化を進めていきたいです。
――フリー会計やフリー人事労務の導入を検討されている方にメッセージをお願いします。
山田： 私たちの導入の決め手のひとつでもありますが、freeeは会計と人事労務などの連携をできる点が便利です。また、ブラウザの操作面など、使い勝手もとても良いです。
さらに、freeeはアップデートが早く、頻繁にあるのが本当に助かります。使いやすいからこそ、さらなる要望も出てくるのですが、それに対応してもらえる期待があります。
導入時に対応できていないことも、アップデートは早いし、要望に対する期待に応えてくれる。そんな気持ちを込めて、導入を検討しても良いのではないでしょうか。