千葉県を中心に家具の店舗販売を行い、東京ドームやさいたまスーパーアリーナ、幕張メッセでイベント販売「家具メッセバザール」を主催する株式会社かねたや家具店。『くらしすてきSolution』をスローガンに心豊かに暮らせること、幸せを創造することに取り組んでいます。
今回は、財務経理部所属の高木様にfreee会計を導入するに至った経緯と、実際に使用してみて業務がどう変化したのかお伺い しました。
課題
・別途Excelに支払管理表を作成し、目視で銀行振込データに支払管理表の情報を手入力していた。
・これらの手入力が多いことにより、金額や取引先情報の打ち間違いのリスクがあった。
・別のシステムにデータを集約していたため情報がバラバラで引き継ぎ業務ができなかった。
導入の決め手
・請求書受領だけではなく、統合型でワークフローや経費精算もfreee会計の中で完結でき効率的かつ費用対効果を期待できたこと。
導入後の効果
・統合型で情報がfreee会計内に集約しているので5営業日かかっていた月末の支払処理が1営業日で完結できた。
一つの業務に対し、3回も手作業が発生していた
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしたか？
高木さん（以下、高木）： 弊社の財務経理部では、2022年に財務課が新設されました。それと同時に私も入社し、財務課では現在2名で金融機関への対応・支払管理・資金管理などの業務を行っております。
従来の財務経理部では債務管理に苦慮しており、請求書を受け取るとExcelに手入力し、さらに会計ソフトに仕訳情報を手入力していました。支払の際は、別でExcelにて支払管理表を作成し、目視で銀行振込データに支払管理表の情報を入力していました。月の支払件数は200件ほどで、手作業でも対応可能な量ではありました。
しかし、手入力主体の運用になるため、金額や取引先の選択間違い等のリスクもあると日々感じていました。当時利用していた会計ソフトでは仕訳入力機能のみ活用していたため、取引先への債務残高の内訳は別にExcel管理する必要があったことも課題の1つです。
――そのような状況の中で、freeeを検討されたきっかけは何かありますか？
高木： 前述の通り、私の入社と同時期に財務課が新設されましたが、財務業務の主要業務のひとつである支払業務を引き継ぐことができなかったことがきっかけです。当時使用していた会計ソフトでは、債務管理の仕組みがなく、支払情報を別で管理する必 要がありましたので情報がバラバラになっていました。
私の入社前から、運用に対して手間や非効率という認識はあったようですが、当時は私一人しか担当者がいなかったこともあり、なかなか業務改善に取り組めずにいました。当初、システム導入に際しては債務管理のみを検討していたのでコンポーネント型システムを軸に考えていました。
しかし、弊社の規模に最適なシステムを検討していく中で、統合型システムであるfreeeの導入を検討するようになりました。当時、ワークフローや経費精算は会計ソフトとは別のシステムを使っており、実際に申請業務では、他のシステム内でワークフローや経費精算は完結していたものの、承認後は印刷・請求書に添付して経理に回すといった業務が発生しておりました。このことを受け、コンポーネント型のシステムではなく、統合型システムであれば1つのシステム内で業務を完結できると期待し、freee会計の導入を決定しました。
freee導入前は、請求書を紙で受け取っていた
魂の説得。支払処理は5営業日→1営業日で完結！！
――freee会計を導入するにあたり、どのように進めていきましたか？
高木： freeeを導入するにあたっては、自部署の業務だけにとどまらないため他部署を説得する必要がありました。他部 署も関わるワークフローや経費精算は、ワークフロー特化型のシステムを使っていたというのもあり、2020年頃から業務はうまく回っていました。他部署からはfreeeに乗り換えることにより後退するのではないかと言われることもありました。
財務経理部では、会計における統合型のメリットを考えて判断していると説明し、従業員に理解していただきました。当時、業務フローの中で承認・決裁まで完結しているのに対し、その内容を経理に提出する際は、決裁した申請書を印刷し、請求書や経費精算の領収書を貼り付けるという作業をしていました。freeeでは、こういった業務もシステム内で情報を確認できるため、手間もミスも減る点も上申する際のアピールポイントでした
様々な調整を経て、freee会計の導入の合意を得ることができました。freee会計導入後の現在では、他部署の方からも「申請書を印刷する必要がなくなった」や「操作画面が親しみやすくて使いやすい」などの声が届いています。
――freee導入後の変化、現在のバックオフィスの状況はいかがでしょうか？
高木： 支払に関しては従来、請求書をExcel管理表に手入力、さらにその内容を会計ソフトに仕訳を手入力、支払時には銀行振込データを手入力で作成と3つの工程を手入力で行っていましたが、freee導入後にはこれらの手入力だけでなく、支払消込の仕訳を登録する必要もなくなりました。
また、freeeの中で一元管理できるようになったため、申請情報や支払情報等が一つのプロダクト内で確認でき、データ を新たに作成して上長に承認を得る業務もなくなり、5営業日かかっていた月末の支払処理が1営業日で完結できるようになりました。
――ズバリ、freeeを導入したからこそ取り組めたことはありますか？
高木： 弊社では、万が一商品に不備があった際はお客様に返金させていただくことがあります。従来、返金業務では申請されてから稟議決裁を経て、財務課で銀行のデータにお客様情報を手入力し上長に確認、銀行振込データを転送するというオペレーションでした。
特定のお客様に行うものなので、返金業務は手作業が今後も続くと思っていました。しかしfreeeのOCR機能ではお客様の情報を読み込み、返金の支払データを作成できます。返金期日には一定の期間を設けているのですが、以前に比べて半分の日数で余裕を持って業務を完了させることができました。OCRの精度が高いからこそ、業務効率化を実現できたと感じています。
目指すは『社内DXのパイオニア』
――これからfreeeの導入を検討する企業に何かアドバイスはございますか？
高木： 会社によって、検討にする軸は変わってくると思います。まずは、どの企業もシステム導入のゴールを明確にすることが重要ではないかと思います。会社によってコンポーネント型か統合型のメ リット・デメリットが違うと思います。弊社の場合は規模的にも統合型の方が効率化に適しているという意思決定になりました。
――バックオフィス業務の今後の展望はいかがでしょうか？
高木： 継続して業務効率化を目指すことは重要だと思います。最近では、ノーコードで手軽にアプリ開発ができると聞きます。システム担当任せにするのではく、財務経理業務における実務担当者が自ら新しいツールに挑戦し効率化を図ることが理想だと考えます。
また、弊社では伝統があるがゆえに変化に消極的な部分もあります。財務経理部でfreee会計を導入したことを成功事例にし、会社全体の改善につなげていきたいと考えています。そのためにもfreeeには今後も更なる機能向上に期待したいと思います。
掲載日 2025年1月9日
Company Profile
株式会社かねたや家具店様
従業員数：198名（2024年3月時点）
URL：https://online.kanetaya.com/
事業内容
家具･インテリア･ホームファッション･生活雑貨などの販売
家具イベントの企画・運営
法人向け業務用家具・オフィス家具などの販売