株式会社グリーンエナジー＆カンパニーは、2009年4⽉に創業して以来、クリーンエネルギーとスマートホームの事業を通し、「新しい選択肢」を生み出すサービスを展開してまいりました。SDGs、ESG投資の動きが加速する中、経営最上位概念を「サステナブルな社会の実現」とし、日本の新しい「エネルギー供給」と「くらし」の仕組みづくりに挑戦している会社です。
各情報がシステムに分散していたため、業務負荷が高く作業に 苦慮していました。
――freee人事労務の導入前、バックオフィスにはどんな課題がありますか。
吉田様（以下吉田）： もともとは、人事情報、勤怠情報、給与情報、給与明細情報それぞれで別のシステムを利用していました。各システム間での連携はしていなかったので、勤怠打刻を行い集計した勤怠情報を給与計算システムへ転記、給与計算結果を給与明細システムへ転記...と転記作業が多くなっていました。
転記作業が発生していたので転記ミスの懸念もありましたが、何よりも給与計算業務を中心に時間がかかりすぎていました。当時は業務時間の多くを給与計算関係の業務に当てている状態でしたので業務効率化が急務となっていました。
――freee人事労務の導入を決めたきっかけを教えてください。
吉田： きっかけは、会社の経営方針としてバックオフィスのシステム化を進めることが決定し、執行役員が新規にプロジェクトの担当として指揮を執ることになったことです。会社全体としての方針であったため、話が纏まりやすく検討を前に進めることができました。
また、タイミングよく既存システムの更新期限が迫っていたこともありました。一度更新を行うと基本的には数年、同じシステムを利用することになるため「これはシステムの切り替えのタイミングだ」と肌で感じていました。
――freee人事労務を選定する際に大事にしたポイントはありますか？
吉田： 従業員情報などのマスタ情報を一元管理できる点です。システムを検討するにあたって、複数のサービスを検討しており２種類ほどのサービスを組み合わせることも考えました。しかし、サービス同士が連携していないため保有している情報が一致しなくなり、結局のところ情報が分散してしまう可能性が高いと考えました。
また、導入するシステムが持つ制約やルールがシンプルであることも大切にしていました。なんでもできるシステムと聞くと、利便性が高いように感じますが様々なことができるからこそ、業務ルールが複雑化すると考えています。システムの導入自体をきっかけに、既存の業務を見直して業務ルールそのものを変える必要があると思っています。
そしてサポートが充実していることも大切にしていました。システム導入にあたって社内の工数不足も課題としてありましたが、freeeに相談したところfreee導入にあたって適切な導入パートナーを紹介していただきました。導入支援パートナーのサポートも適切で、自社のみで導入するよりも効率よくfreeeを導入できたと感じています。
作業時間を大幅に削減！今後は蓄積されたデータの活用に取り組む
――freee人事労務の導入で得られた効果とは？
吉田： freeeは人事労務業務を１つのシステム内で、幅広くカバーしているため多数のシステムを導入する必要がありませんでした。勤怠打刻が毎月自動集計されて、給与計算まで実行されるため、転記ミスがなくなるだけでなく様々な業務をfreeeに集約することができました。
また、給与計算や労務手続きに関する時間がかなり圧縮されました。当時、月換算で80時間かかっていた業務が、勤怠集計の時間を入れても40時間しかかからないほどです。人事労務担当者にとっては、「革命」と言っても過言ではないくらい改善しています。
従業員からも、有給申請などの画面が非常に見やすく使いやすいと好評です。特に年末調整関係の評価がかなり高く、紙から電子に変わったことで控除証明を添付しない従業員の場合、10分もかからずに処理が終わりました。各従業員にスマホを配っているので、全てスマホのアプリ内で処理が完結するのも嬉しいです。
――最後に、freee導入後に描く御社の展望をお聞かせください。
吉田： 今回の導入では、人事労務業務に関する工数削減を実現することができました。更に勤怠情報の集計データを活用して、従業員全体での残業時間がどのくらいあるかを示した会議資料を作成できています。
freeeを導入したことにより、作業そのものにかかる時間はかなり削減されましたので今後は、「データの活用」に注力したいと考えています。例えば、各従業員ごとに残業時間が明確にわかるようになりましたので、前月同月比対比で残業時間を比較して働きすぎていないか見るなどですね。人事労務業務は、会社で働く従業員の健康管理や労働管理も含む業務であるため、本来やりたい領域に注力できることを大変嬉しく思います。