電子帳簿保存法の改正によって国税に関わる帳簿や書類のデータ保存の要件が緩和された一方、2024年1月1日から、電子取引で受け渡しされた書類のデータ保存が完全義務化されました。電子帳簿保存法は、事業規模にかかわらずすべての事業者に対応が求められるため、帳簿・書類のデータ保存の要件を正しく理解しておくことが大切です。

本記事では、電子帳簿保存法の概要をはじめ、電子帳簿保存法の要件や具体的な保存方法について詳しく解説します。

• 電子帳簿保存法とは
• 電子帳簿保存法の保存方法は3区分
• 電子データのファイル形式に指定はない
• 電子帳簿等保存の要件
• 優良な電子帳簿の対象
• スキャナ保存の要件
• 過去の重要書類をデータ保存する場合
• 電子取引データ保存の要件
• 改ざん防止の措置
• 「日付・金額・取引先」の検索
• まとめ
• 電子帳簿保存法の要件を満たしながら帳簿書類を簡単に電子保存する方法
• よくある質問

電子帳簿保存法とは、国税に関わる帳簿や書類をデータ保存することを認め、保存方法などを定めた法律です。2022年1月の法改正によって、帳簿書類のデータ保存の要件が大幅に緩和されました。近年は、会計ソフトなどを使って税務関係の帳簿や書類を作成・管理することが増えているため、この要件緩和が経理業務の効率化や正確性の向上が期待されています。

しかしその一方、2022年1月の改正法施行にともない、電子取引によって発行・受領した書類の電子データ保存が2024年1月から完全義務化されました。

電子取引とは、取引で必要になる請求書や領収書といった書類を、電子メールやクラウドサービスなどを利用して、オンライン上でやり取りすることです。電子取引データの保存は、要件を満たしていなければ罰則を科される可能性もあります。

保存要件については、後述する「電子取引データ保存の要件」をご覧ください。

電子帳簿保存法におけるデータの保存方法は、以下の3つに区分できます。

3つの保存方法は、下図のようにそれぞれ対象となる帳簿や書類が異なります。

電子データ保存のファイル形式について、指定はありません。そのため、PDFデータをはじめ、帳簿や書類をスクリーンショットした画像ファイル、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像ファイルなども、データ保存の形式として認められます。

ただし、いずれのファイル形式であっても、以降で解説する保存要件を満たしていなければなりません。そのため、たとえば、WordやExcelなどのファイル形式で受け渡しをした場合は、内容の改ざんを防ぐためにPDFデータに変換するなど、要件に対応できるファイル形式で保存する必要があります。

電子帳簿等保存とは、パソコンなどで作成した帳簿や書類をそのままの形式で保存する方法です。

2021年までは、電子帳簿等保存を行う際に税務署長の事前承認を受けなければなりませんでしたが、2022年の法改正によって事前承認は不要になりました。また、以下の要件をすべて満たした場合には「優良な電子帳簿」として認められ、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除（65万円）の適用を受けることもできます。

帳簿の保存方法として電子帳簿等保存を採用するかどうかは任意ですが、採用する場合は下表にまとめた要件を満たす必要があります。

なお、電子帳簿等保存では上表にある要件のほかに、以下3つの「検索要件」も設けられています。「優良な電子帳簿」として認められるためにはこの3つの検索要件も満たす必要があります。

ただし、電子帳簿保存を導入している企業が、税務職員からの電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合には、2.と3.の要件は不要です。

出典：国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」

「優良な電子帳簿」とは、前章で出てきた保存要件をすべて満たした帳簿のことです。以下の電子帳簿が対象となります。

スキャナ保存とは、紙で作成した帳簿や、紙で発行・受領した書類をスキャナで読み取って保存する方法です。こちらも電子帳簿等保存と同じく対応は任意であり、紙のまま保存することも認められています。2022年の法改正により、税務署長の事前承認を受ける必要がなくなりました。

ただし、発行・受領した紙の書類をスキャナで読み取るまでの期間（入力期間）には制限があり、下2つのどちらかの期間内に入力を済まさなければなりません。

業務処理サイクル方式は、書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理について、規程を定めている企業のみ採用できます。

スキャナ保存の入力期間について詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法で2ヶ月と7営業日の入力期限を過ぎたらどうなる？期限後の対応方法も解説」をご覧ください。

スキャナ保存をするうえでの要件は下表のとおりです。対象となる書類は「重要書類」「一般書類」に分かれており、それぞれで要件がやや異なります。

※入力期間内にスキャナ保存したことを確認できれば、タイムスタンプの付与は不要

重要書類とは資金や物の流れに直結・連動する重要な書類のことで、契約書や納品書、請求書、領収書などが該当します。一方、資金や物の流れへの関連性が低い書類が一般書類で、見積書や注文書、検収書などが対象です。

なお、スキャナ保存の場合も電子帳簿等保存と同様に、以下3つの「検索要件」の確保も求められています。特に重要書類をスキャナ保存する際は、すべての要件をクリアしているかよく確認しましょう。

スキャナ保存を始める前に紙で作成したり、やり取りしたりしていた重要書類に関しては、期間の制限なくスキャナで読み取って電子データとして保存することが可能です。

ただし、過去の重要書類をスキャナ保存をするためには、書類の種類などを記載した適用届出書を、あらかじめ税務署長等に提出しなければなりません。ほかにも、保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けるなどのルールが定められています。

出典：全国法人会総連合「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」

電子取引データ保存とは、先述の「電子取引」でやり取りした請求書や領収書などの書類を、電子のまま保存する方法です。

2023年12月までは電子取引データをプリントアウトし紙の状態で保存することも認められていましたが、2024年1月からはデータ保存が義務化されました。電子帳簿等保存やスキャナ保存とは異なり、電子取引データ保存は完全義務のため注意しましょう。

ただし、電子取引データ保存については、一定の条件を満たした企業に対する猶予措置が敷かれています。猶予措置について詳しくは、別記事「電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから？猶予措置についても解説」をご覧ください。

なお、税務職員の求めに応じてダウンロード・出力する可能性もあることから、ディスプレイやプリンタといった周辺機器は備え付けておかなければなりません。

電子帳簿保存法では、電子取引データ保存にするにあたって、以下の2点を要件として定めています。

以下で、これら2つの要件を満たすための具体的な施策を解説します。

電子取引データ保存の要件のうち「真実性の確保」を満たすために有効なのが、データの改ざんを防止するための措置です。具体的には以下のような対応が挙げられます。

上記のような措置を講じていれば、保存されている電子取引データの内容が改ざんされたものではなく、正しいものであると証明できます。

なお、3の措置を取っていればタイムスタンプの付与は必要ありません。

電子取引データ保存の要件のうち「可視性の確保」を満たすうえで役立つのが「日付・金額・取引先」での検索機能を備えることです。

この機能を有するシステムなどを使用することで、必要な電子取引データをすぐ確認できるようになります。表計算ソフト等で索引簿を作成したり、規則的なファイル名を付したりする方法が取り組みやすいでしょう。

ただし、2023年の税制改正により、以下の条件のいずれかに当てはまる場合は、検索機能を備える必要はなくなりました。

電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分に沿って、税務に関する帳簿や書類を保存することが認められています。

電子帳簿等保存とスキャナ保存については紙で発行・受領した帳簿書類に関する電子保存方法であり、採用するかどうかは任意で選択できます。一方で、電子取引データ保存は電子取引によって生じた書類すべてに対して義務化されています。

各区分で求められる保存要件が異なるため、電子帳簿保存法に対応する際にはそれぞれの保存要件を十分に確認し、システムを導入するなど漏れのないように対応しましょう。

電子帳簿保存法に従って帳簿や書類を電子保存するためには、さまざまな保存要件を満たさなければなりません。タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、環境構築からはじめなければならないような要件も多く、担当者に大きな負担がかかってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。システムの導入によって、帳簿書類を電子帳簿保存法の各要件を満たしながら簡単に電子保存できます。

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電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分の要件にしたがって、税務に関する帳簿や書類をデータ保存する必要があります。

詳しくは記事内「電子帳簿保存法の保存方法は3区分」をご覧ください。

電子帳簿保存法において、データ保存する際のファイル形式は指定されていません。

詳しくは記事内「データのファイル形式」をご覧ください。

入力期間内にスキャナ保存したことを確認できたケースや、書類データの訂正・削除の事実やその内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを使用したケースでは、タイムスタンプが不要になります。

詳しくは記事内「スキャナ保存の要件」「改ざん防止の措置」をご覧ください。