2024年10月より郵便料金が改定されます。これまで請求書を紙で発行し、郵送していた企業にとってはコストが増加することになるため、この機会に請求書の電子化を検討するケースも多いでしょう。

本記事では、電子請求書を導入したい場合に取引先から了承を得るためのポイントや、取引先へ送る案内文の例などを解説します。

• 郵便料金値上げに対する企業の意識
• 手作業での郵送割合は4割を超える
• 郵便料金値上げの認知度と対策状況
• 請求書の電子化を妨げるボトルネック
• 請求書を電子化する際は記録に残る方法で取引先へ案内する
• 請求書の郵送による企業への負担
• 請求書のプリントアウト・郵送作業
• 郵便代の発生
• 発送から受け取りにタイムラグが発生
• 取引先に請求書の電子化の了承を得るポイント
• 請求書を電子化する理由を明確に説明する
• 請求書を電子化するメリットを説明する
• 電子化までの具体的なスケジュールを記載する
• 請求書を電子化するための案内文例
• まとめ
• よくある質問

2024年10月に予定している郵便料金の値上げは、消費増税に伴う措置を除くとおよそ30年ぶりの改定となります。

郵便物を送付する頻度が高い企業、特に請求書などを郵送している場合は、この改定による影響度合いが高いと考えられます。

フリーでは、企業の請求業務に関わる経理・総務担当を対象に、請求業務の現状と郵便料金値上げへの対策に関するアンケート調査を実施しました。

郵送をメインの請求書送付方法としている企業は、全体の46.9%でした。メールやクラウド請求書を利用している企業の割合のほうが若干大きいですが、手作業での郵送方法をとっている企業も少なくありません。

また、メインの請求書発行が郵送の企業のうち、「請求書全体のうち7割以上を紙で発行している」という企業が8割近くになっています。

一方で、メールやクラウド請求書経由での発行が主な企業においても、「請求書の半分以上を郵送している」と答えた企業は3割を超えました。メインの請求書送付方法がメールやクラウドの場合でも、郵送を利用している企業が多いという現状も読み取れます。

前項のアンケート結果では、「郵便料金値上げ」を認知している企業は全体で8割を超えるものの、メインの請求書送付方法が郵送およびメールの企業のうち、それぞれ5割以上が値上げの詳細を把握していないという現状が浮き彫りになりました。

郵便料金値上げへの対策状況は、現在のメインの請求書送付方法がクラウドという企業の7割が、「現在具体的に対策を進めている」もしくは「今後対策を行う予定がある」と回答しています。

しかし、メインの請求書送付方法がメールおよび郵送と回答した企業の「現在具体的に対策を進めている」「今後対策を行う予定がある」の回答率は低くなっています。メインの請求書送付方法が郵送の企業においては、「対策未定」および「対策予定なし」と回答した割合が7割を超えます。つまり、「請求書を郵送している企業ほど郵便料金改定への対策ができていない」ということがわかります。

郵便料金値上げについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【関連記事】
【2024年】郵便料金の値上げはいつから？ はがき・定形封書・定形外の料金改定動向

メインの請求書送付方法として、メールやクラウドを選択している企業は、請求書の電子化に積極的な傾向があることがわかりました。

一方で、メインの請求書送付方法として郵送を選択している企業のうち、電子化に対して消極的な企業が4割を超えています。

「請求書を郵送発行することで負担になっていること」についてのアンケートでは、すでにメインの請求書送付方法でクラウドを選択している企業からも、電子化のボトルネックの中心として以下のような取引先に関する課題があることがわかりました。

つまり、電子化を妨げているのは社内のシステムでなく、取引先に関する課題が大きいのです。

取引先の中にも、郵便料金改定によって請求書の電子化を検討している企業があるでしょう。「すでに電子経理システムが導入されている」「システム導入を進めている最中」「システム導入の検討段階」といったように、企業によって状況はさまざまであることが考えられます。

また、自社の対応が電子化へ移行しても、何らかの理由で取引先に対応してもらえないケースもあり得ます。

請求書の電子化をスムーズに進めるためには、あらかじめ電子化を行う旨を取引先に伝えることが重要です。取引先への案内方法としては、文書やメールなど記録に残る方法をとることをおすすめします。口頭で伝えるだけでは関係者に正しい情報が伝わらず、認識に齟齬が生じトラブルに発展する恐れもあるためです。

メールやクラウドなどを活用した請求書の電子化が進む一方で、前項で紹介したアンケート結果から、郵送している企業も多い状況がわかりました。

しかし、請求書を郵送することは、企業にさまざまな負担がかかります。具体的な負担として、主なものを紹介します。

請求書を郵送するには、請求書をプリントアウトして封入し、切手を貼り郵送するという手順を踏まなければなりません。この一連の作業を行うためには、物理的な作業コストだけでなく封筒代や印刷代など、郵送の形を取るための費用がかかります。

請求書を郵送するには、1通ごとに郵便料金が必要になります。郵便料金は2024年10月1日に値上げするため、請求書の発行数に変化はなくても、郵送コストが上がってしまいます。

2021年の郵便法改正により、普通郵便は土曜日の配達が休止されています。そのため、発送のタイミングによっては配送にかかる日数が1日程度繰り下げられました。とくに連休前などに請求書を発送する場合は、発送先に届くまでかなりのタイムラグが発生することになります。

レターパックや速達、簡易書留・書留などは土日祝日も配達されますが、普通郵便よりも1通あたりの郵便料金が高くなります。また、簡易書留や特定記録などを利用する場合は郵便局で発送手続きが必要です。

請求書の電子化を検討する場合に、取引先に請求書の電子化の了承を得るためのポイントを紹介します。

取引先に請求書の電子化を予定している旨の案内文を送る際には、電子化する理由を明確に記載します。

取引先により納得感を与える理由として、「2024年1月からの電子帳簿保存法改正によって電子保存が義務化したこと」「2023年10月施行のインボイス制度によって請求書の電子化が課題となったこと」などの「社会状況を鑑みた決定事項」として伝えると角が立ちにくいでしょう。

請求書を電子化する理由とあわせて、取引先にもメリットがあることを説明すると、より積極的に導入を検討してもらえるでしょう。

たとえば、以下のようなメリットを説明します。

取引先に請求書の電子化に対応してもらうためには、社内の電子化までの具体的なスケジュールを決め、電子化開始日や電子化移行の期限などを早めに伝えておくことで、取引先も準備を進めやすくなります。

「freee請求書」を導入する場合の具体的な案内文の一例を紹介します。

請求書電子化の案内文の無料Wordテンプレートも配布しておりますので、ぜひご活用くださいませ。ダウンロードはこちら

請求書の送付は経理における主要業務です。取引先が多いほど、請求書発行にかかるコスト負担は大きくなるため、電子請求書の導入がおすすめです。

とくに郵便料金の値上げに伴い請求書の電子化を検討するなら、取引先へ請求書の電子化を予定している案内文を送ることが大切です。案内文には、取引先が電子請求書に移行するのに納得できるように、電子化する理由や取引先へのメリット、電子化までのスケジュールなどを記載しましょう。

請求書を電子化する理由を明確に説明し、請求書を電子化することによる取引先へのメリットや、電子化までの具体的なスケジュールや問い合わせ先などを明記したうえで案内文を送付します。

詳しくは記事内「請求書を電子化するための案内文例」をご覧ください。

郵便料金の値上げにともない、これまで請求書を郵送していた企業にとっては負担が大きくなってしまいます。

インボイス制度への対応や電子帳簿法改正、バックオフィスの作業オフィスコスト削減という観点から見ても、この機会に請求書の電子化を行うことは長期的なメリットは大きいといえるでしょう。

詳しくは記事内「取引先に請求書の電子化の了承を得るポイント」をご覧ください。