監修 安田 亮公認会計士・税理士・1級FP技能士
電子帳簿保存法により、税務関係の書類の電子データ保存が可能になりました。タイムスタンプは、データの信頼性を担保するための仕組みです。
2022年1月に施行された改正法ではさまざまな変更が実施され、タイムスタンプの取り扱いも変わっています。さらなる電子化に向けて、タイムスタンプの使用ルールへの理解が大切です。
この記事では、電子帳簿保存法やタイムスタンプについて、法改正の内容を交えた最新情報を解説します。
目次
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類などの保存にかかる負担の軽減を目的に、従来の紙ではなく電子データでの保存を認める法律です。
この法律では電子データ保存の対象を電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つに区分しています。会計ソフトなどで作成した帳簿データや、取引先から受け取った紙の請求書、電子メールによる取引履歴など、保存対象はさまざまです。
どのような書類やデータがどう保存されるべきかを理解し、適切な対処が大切です。電子帳簿保存法の詳細は、「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」をご確認ください。
電子帳簿保存法の定めるタイムスタンプの役割
電子帳簿保存法ではタイムスタンプを保存要件のひとつとして定めています。電子データは複製や改ざんが容易であるため、電子帳簿保存法では、改ざん防止と検証を可能とするタイムスタンプが重要な役割を果たします。
そもそもタイムスタンプとは、時刻情報の付与により、ある時点での電子データの存在を証明する技術です。付与した日時での電子データの存在とともに、オリジナルデータと比較し、付与時以降の改ざんがない適切な取引を証明できます。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、利用者からの発行依頼に応じて、時刻認証局（TSA）から付与される仕組みです。時刻認証局という第三者機関を通じて、電子データの信頼性が明確になります。
時刻認証局から付与されるのは、時刻情報とハッシュ値です。ハッシュ値とはハッシュ関数をもとにした暗号向きの文字列で、電子データにわずかでも不一致があれば異なる値を示します。そのため、ハッシュ値の一致によってデータに改ざんのない適切な取引を確認できます。
時刻認証局はタイムスタンプの付与だけではなく、電子データの内容を検証するのに必要な情報の提供も行います。
タイムスタンプの利用方法
タイムスタンプを利用するには、インターネット環境の整備、時刻認証局（TSA）との契約、タイムスタンプの付与が可能なシステムの導入が必要です。時刻認証局は一般社団法人日本データ通信協会の認定事業者から選びましょう。
利用するための環境が整えばタイムスタンプを利用できます。電子帳簿保存法に対応する会計ソフトなどで作った電子データはタイムスタンプが不要となったため、ここでは紙の帳簿書類などのスキャナ保存でタイムスタンプを付与する方法を解説しましょう。
タイムスタンプを付与する方法
- 手順1．対象の書類を撮影もしくはスキャンして電子データ化する
- 手順2．1の電子データをタイムスタンプに対応したシステムにアップロードする
- 手順3．契約した時刻認証局からタイムスタンプが付与される
ただし、電子取引のデータにタイムスタンプを付与するときは、手順2で該当の電子データをそのままアップロードします。
タイムスタンプの利用にかかる費用
タイムスタンプの利用には、環境整備にかかる費用の他、タイムスタンプに対応するシステム導入と時刻認証局（TSA）との契約に初期費用とランニングコストがかかります。
タイムスタンプ対応システムの導入費用は、契約する時刻認証局によって1万円～30万円までとさまざまです。導入費用が無料でもランニングコストが割高という場合もあります。
ランニングコストはタイムスタンプの付与にかかる費用です。通常、従量制と定額制に分かれており、従量制はタイムスタンプの付与1回あたりの料金、定量制は1ヶ月ごとのタイムスタンプ付与上限数に応じた料金が設定されています。
タイムスタンプの利用頻度に応じて、導入システムや契約先を決めるとよいでしょう。
電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件を緩和
先述の通り、2022年に電子帳簿保存法の改正法が施行されました。電子帳簿等保存とスキャナ保存で必要だった税務署長の事前承認制度が廃止されるなど、業務の負担軽減につながる改正事項のほか、タイムスタンプが不要になる要件も加わっています。
ここでは、法改正におけるタイムスタンプ要件の改正ポイントを解説します。
電子データ保存はタイムスタンプが不要
2022年の電子帳簿保存法改正では、法律に対応する会計ソフトなどで作成した帳簿書類データは、一定の条件をもとにタイムスタンプは不要と定めています。
一定の条件とは、電磁的記録の訂正や削除ができない、または訂正や削除履歴が残るクラウド等を利用することです。データの修正履歴が残るツールであれば、タイムスタンプに代わって保存時刻の存在証明と改ざんの有無を確認できるためです。
ただし、タイムスタンプと同等の信頼性を得られないスキャナ保存と電子取引については、タイムスタンプ付与が必要となります。
スキャナ保存・電子取引でも一部不要に
改正により、法で定められた期限内にデータの変更履歴を確認できるクラウド上のツールやシステムを使用するケースでは、スキャナ保存でもタイムスタンプが不要となりました。
タイムスタンプが必要なケースでも、書類の受け取りからタイムスタンプ付与、スキャナ保存までの期限が緩和されています。
当初は3営業日と短くデータ保存の障壁となっていましたが、2019年に「約」と「概ね」が期限の表現に追加され、柔軟な対応が可能となりました。現在では最長約2ヶ月と概ね7営業日以内へと変更されています。
電子取引でもタイムスタンプ要件が緩和されました。これまでは、データで受け取った帳簿書類は受領後すぐにタイムスタンプを付与しなくてはなりませんでした。
しかし現在は、発行者がタイムスタンプを付与している場合やデータ改ざんリスクのないシステムやツールで利用している場合、受領者にはタイムスタンプの付与が必要ありません。
なお、データ保存までの期限についても、スキャナ保存と同じく最長約2ヶ月と概ね7営業日以内に延長されています。
改正による電子帳簿保存法でのタイムスタンプの必要性
法改正によって、定められた期限を守り会計ソフトやクラウドサービスを利用すれば、原則としてタイムスタンプは不要となりました。しかし、タイムスタンプが必要かどうかはケースバイケースという現状です。
2023年末までは経過措置期間となっていますが、2024年1月からは原則として電子取引のデータ保存が義務づけられます。紙での保存を選択している企業も、電子化への対応を迫られます。今後は今まで電子帳簿保存法と関わりのなかった企業にも、電子化が広がると予想されます。
新たに電子データ保存に取り組む企業にとっては、緩和されても、タイムスタンプ要件を満たすまでには時間が必要でしょう。またそうした企業と電子取引の受け取り側として、タイムスタンプを必要とする場面が出てくる可能性があります。
原則不要でも、いざというときのためにタイムスタンプ付与に備えておくと安心です。
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まとめ
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは、複製や改ざんのリスクがある電子データに対して信頼性を担保する役割があります。2022年の法改正で、一定の要件を満たすケースではタイムスタンプは不要となりましたが、今後も必要な場面が出てくると予想されます。
その際に電子データ保存に対応するためにも、法律に対応する会計ツールを導入しておくと安心です。
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よくある質問
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、時刻情報の付与により、ある時点での電子データの存在を証明する技術です。
タイムスタンプの概要を詳しく知りたい方は「電子帳簿保存法の定めるタイムスタンプの役割」をご覧ください。
タイムスタンプの利用方法は？
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監修 安田 亮 公認会計士・税理士・1級FP技能士
1987年香川県生まれ、2008年公認会計士試験合格。大手監査法人に勤務し、その後、東証一部上場企業に転職。連結決算・連結納税・税務調査対応などを経験し、2018年に神戸市中央区で独立開業。
