電子帳簿保存法の改正にともない、2024年1月から電子取引のデータ保存が原則として義務化されました。複雑な電子帳簿保存法の保存要件を満たすためには、クラウドサービスの活用が有用です。

そこで本記事では、電子帳簿保存法の概要を説明するとともに、電子帳簿保存法でクラウドサービスを活用するメリットやサービスを選ぶポイントなどを解説します。電子帳簿保存法への対応について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

• 電子帳簿保存法とは
• 法改正で電子データのクラウド保存が認められるように
• クラウドストレージとは
• クラウドサービスとは
• 電子帳簿保存法対応のためにクラウドサービスを利用するメリット
• 業務の効率化
• セキュリティの強化
• 物理的な保存によるリスクの低減
• 電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスの種類
• クラウドサービスを選ぶ際に確認したい4つのポイント
• JIIMA認証の有無
• タイムスタンプ付与機能の有無
• OCR機能の有無
• 対応できる書類の範囲
• 電子帳簿保存法の対応にはクラウド会計ソフトがおすすめ
• クラウド会計ソフトとは
• クラウド会計ソフトを使った電子帳簿保存法対応
• クラウド会計のメリット・デメリット
• クラウド会計ソフトを活用する際のポイント
• まとめ
• 電子帳簿保存法の要件を満たしながら帳簿書類を簡単に電子保存する方法
• よくある質問

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の方法や要件などについて定めた法律です。

直近では2022年1月に行われた法改正により、紙で発行・受領した国税関係帳簿・書類を電子データ保存する場合の要件が緩和されるとともに、電子取引によって発行・受領した帳簿書類は電子データ保存することが原則義務化されました。電子取引にともなう電子データ保存については2年間の猶予期間が終了し、2024年1月から猶予措置に該当する場合を除き、電子取引のデータ保存が義務化されています。

猶予措置について詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから？猶予措置についても解説」をご覧ください。

「国税関係帳簿」には仕訳帳や総勘定元帳などが、「国税関係書類」には損益計算書や貸借対照表、請求書、領収書などが該当します。これらの帳簿や書類はもともと一定期間保存するよう定められていましたが、これまでの電子帳簿保存法の改正によって、電子データでの保存が認められるようになりました。

電子帳簿保存法についてより詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」をご覧ください。

電子帳簿保存法が施行された1998年当初は、国税関係帳簿書類の電子データをクラウド上に保存・共有することは認められていませんでした。しかし2005年の法改正により、紙の国税関係書類をスキャナで読み取り、データ保存することが認められました。

この改正を契機として、経理業務の生産性向上を目的に、クラウドストレージをはじめとする各種ツールの活用が徐々に認められるようになったのです。

直近では2021年度の税制大綱を受け、2022年に大幅な法改正が実施されました。それにより、2024年1月からは、一定の要件を満たしたうえで電子取引をデータ保存することが原則として義務付けられています。

「クラウドストレージ」とは、インターネット上に設置されたファイルの保管スペースです。クラウドストレージ内の保管スペースのURLを他者に共有することで、ファイルの保管だけでなく共有も自由にできます。

クラウドストレージには、それぞれの保管場所を管理している提供元があります。「Googleドライブ」を提供しているGoogleや、「OneDrive」を提供しているMicrosoftなどが代表例です。

提供元がユーザーに対してインターネット上のファイル保管スペースを貸し出す、というのがクラウドストレージの仕組みです。使いたいサービスに登録・契約することで保管スペースを確保でき、自由に使用できるようになります。

「クラウドサービス」とは、ソフトウェアの各種機能やデータなどを、インターネット経由で利用できるサービス全般を指します。クラウドストレージは、クラウドサービスの一種です。

クラウドサービスの例としては、iPhone（アップル）の「iCloud」やGoogleの「Google Cloud」のほか、「X」や「Instagram」といった各種SNSも該当します。また、Web会議ツールやビジネスチャットツール、プロジェクト管理ツール、クラウドメールサービス、顧客管理システム、クラウド会計ソフトといったビジネスで活用されるこれらのサービスも、クラウドサービスに該当します。

ここでは、紙を使ったアナログ保存のケースや、電子データを自分のPCや社内サーバーといったローカルストレージへ保存するケースと比較しながら、クラウドサービスを利用するメリットを解説します。

帳簿書類の紙での保存は、ファイリングする手間がかかります。しかし、電子データ化したものをクラウドストレージに保存すれば紙を整理する手間が省けるうえ、検索性が高まるため紙よりもデータを探しやすくなります。

ローカルストレージへの保存でも同様の利点はありますが、保存したデータの閲覧などは限られたデバイスからしかできません。その点、クラウドストレージであれば、データの閲覧や編集、共有などがどこからでも可能です。場所やデバイスを問わずクラウド上で最新の情報を確認できるようになれば、連携がスムーズになるでしょう。

さらに、電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージサービスを利用すれば、やり取りした注文書や請求書、領収書といった書類を一元管理できて便利です。

紙での保存と比べて、クラウドストレージでの保存はセキュリティが強化される点もメリットです。そもそも国税関係帳簿書類は、安易に社外へ持ち出してよいものではなく、厳重なセキュリティのもとでの管理が必要です。

紙での保存の場合は、ファイリングした書類を保管している棚に鍵をかけるなどが主な防犯対策になりますが、鍵の管理などの手間がかかります。しかし、クラウド上なら閲覧・編集ができるユーザーを管理者側で設定するだけでアクセスを制限できます。アクセス制限はファイルやフォルダ単位でかけられるため、細かな管理も可能です。

クラウドストレージに保存した電子データを暗号化しておけば、万が一データが流出しても内容を読み取られるリスクを抑えられます。

また、電子帳簿保存法に対応したクラウドストレージサービスであれば、「タイムスタンプ」、「訂正・削除履歴の保管」といった機能によりデータの改ざんや不正といったトラブルの予防・抑止にも有効です。

帳簿書類の紙での保存は、破れ・汚れ・紛失などのリスクがあります。ローカルストレージで保存している場合でも、PCやサーバーの破損によりデータが消えてしまうなどのリスクが考えられます。

一方、クラウドストレージであればデータはインターネット上に保存されるため、破損や紛失の心配がありません。仮に災害が起こったとしても、ログイン情報とデバイスさえあれば、すぐに必要なデータにアクセスして業務を再開できます。

「電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス」といっても、以下のようなさまざまな種類があります。それぞれに特徴があるため、自社の状況や環境に合ったサービスを選ぶようにしましょう。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを選ぶ際には、以下の4つのポイントに着目しましょう。そうすることで、自社に合ったものを選びやすくなります。

利用を検討しているサービスやソフトが、電子帳簿保存法に対応しているかを確認する際にわかりやすい目安となるのが、「JIIMA認証」の有無です。

JIIMA認証は「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」の略で、国税関係の帳簿・書類のデータ保存に使用するサービスやソフトが、電子帳簿保存法の要件を満たしているか審査し、満たしている場合に認証を出す制度のことです。

JIIMA認証を取得しているものなら、電子帳簿保存法に即した形式で保存することが可能です。JIIMA認証の有無は、JIIMA公式サイトにある「JIIMA認証情報リスト」で確認できます。

電子帳簿保存法に適したクラウドサービスを選ぶ際は、「タイムスタンプ付与機能」の有無も確認しておく必要があります。タイムスタンプとは、電子データに日時を付与することで、「それ以後にデータの変更や改ざんが行われていない事実」を証明する仕組みです。

紙の書類（領収書や請求書など）をスキャナで読み込んで保存する場合（スキャナ保存）や、メールなどの電子上でやり取りした書類をそのまま電子データで保存する場合（電子取引データ保存）には、タイムスタンプの付与が必要です。

ただし、2022年の電子帳簿保存法の改正によって、「電子データの訂正・削除の履歴が残る」または「訂正・削除ができないクラウドサービスを使用する」場合には、タイムスタンプの付与が不要となりました。

上記の機能の有無によってタイムスタンプの付与機能の必要性は異なるため、利用を検討しているクラウドサービスの内容をしっかり確認する必要があります。

OCRとは「Optical Character Recognition/Reader」の略称で、紙に記載された文字などをスキャンした際、その文字などを自動的にデジタル化する機能のことです。OCR機能が充実したクラウドサービスであれば、取引先などから受領した書類を自社で文字起こしする手間が省けるうえ、手入力によるミスも防げます。

昨今では、OCRにAIの機能を搭載し文字の読み取り精度をさらに向上させた「AI-OCR」の機能を有したサービスも登場しています。AI-OCRについて詳しく知りたい方は、別記事「AI-OCRとは？OCRとの違いや価格に対する効果について解説」をご覧ください。

なお、OCR機能の精度はクラウドサービスによって異なります。導入を検討する際は、レシートや領収書などを使ってどの程度読み取れるかをあらかじめ確認しておいたほうがよいでしょう。

電子帳簿保存法の対象となる書類の種類はさまざまです。そのため、クラウドサービスを選ぶ際には、自社でどの書類を扱うか、どの機能が必要かなどの利用目的を確認しておく必要があります。

たとえば、クラウドサービスを用いて取引先とやり取りをしている企業の場合、契約書などの保存に関しては電子帳簿保存法に対応できているかもしれません。しかし、契約前にメールでやり取りした見積書や、ECサイトからダウンロードした領収書などの保存については見逃しているケースも考えられます。

このように業務上、電子取引データが多く発生する場合は、幅広い書類に対応でき、既存システムとの連携も可能なクラウドサービスを選びましょう。さらなる業務効率の向上や、管理コストの削減などが見込めます。

前述の「電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスの種類」に記載のとおり、クラウドサービスには「電子保存専用タイプ」、「請求書受領タイプ」、「経費精算タイプ」、「クラウド会計タイプ」の4種類があります。自社で主に取り扱う書類に適したタイプを選ぶことが重要です。

電子帳簿保存法に対応しているサービスを選ぶ際は、国税関係帳簿書類の保存に適した機能を有していることが大前提です。

さらに、先述した4つのポイントも考慮すると、クラウドサービスの種類のうち、「クラウド会計タイプのシステム」（クラウド会計ソフト）を活用するのがおすすめです。

「クラウド会計ソフト」とは、一般的にインターネット上で利用できる会計ソフトを指す言葉です。ソフトを端末にインストールして使用するインストール型会計ソフトと区別するために「クラウド型会計ソフト」と呼称されます。

クラウド会計ソフトは、データをクラウドストレージに保存するため、インターネット環境とログイン情報、デバイスがあれば、誰でも、どこからでもデータにアクセスすることが可能です。そのほか、複数人による同時アクセスや、自動仕訳・他サービスとの連携といった機能により、利便性が高くなっています。

クラウド会計ソフトでできることとして、以下のような機能が挙げられます。

上記以外にもソフトによってさまざまな機能を有しているため、選ぶ際によく確認しましょう。

【関連記事】
クラウド会計とは？メリットや導入方法、従来の会計ソフトとの違いを解説

電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトであれば、要件に沿った国税関係帳簿書類の保存が容易になります。さらに、発行した書類だけでなく受領した請求書や領収書も一元管理できるため、会計業務にかかる負担を大幅に軽減できます。

クラウド会計ソフトの主なメリット・デメリットをまとめると、下表のようになります。

クラウド上に保存したデータはどこからでもアクセス可能なため、場所や人、端末を選ばず業務ができます。また、ほとんどの場合、システム側が自動で法改正のアップデートにも対応してくれ、自動仕訳や他サービスとの連携といった機能も標準装備されています。料金面でも、サーバーを設置するタイプと違ってソフトの購入費だけで済むため、初期費用を安く抑えられます。

デメリットは、ソフトを利用するうえで月額または年額の利用料（固定費）がかかることや、ソフトの操作性はインターネット環境に左右されることが挙げられます。インターネット環境が整っていないとアクセスするのに時間がかかったり、データ同期がスムーズに進まなかったりする可能性があります。

クラウド会計ソフトに関してもっと詳しく知りたい方は、別記事「クラウド会計とは？メリットや導入方法、従来の会計ソフトとの違いを解説」をご覧ください。

クラウド会計ソフトを導入する場合、以下の点にも留意して導入・活用を進めることで、業務の大幅な改善が期待できます。

電子帳簿保存法により電子取引による電子データの保存は義務付けられましたが、紙で発行もしくは受領した見積書、領収書、請求書などは、引き続き紙のまま保存できます。しかし、紙での保存は検索性の低さや管理の手間が生じたり、スペースを確保しなければならなかったりといった課題があります。

クラウド会計ソフトを活用してスキャナ保存要件に則ってスキャニングし、クラウド上で電子データとして一元管理することで、こういった課題も解消できます。

現金のやり取りが発生した際には、その都度クラウド会計ソフトへデータを入力する必要があります。しかし、クレジットカードや電子マネー、口座振替といったキャッシュレスで対応できるのであれば、クラウド会計ソフトと金融機関の情報を連携させることで管理が容易になり、業務コストを削減できます。

クラウド会計ソフトをさらに活用するためには、現金のやり取りを減らしたりキャッシュレスに切り替えたりすることも検討しましょう。

クラウド会計ソフトの導入によって、これまでアナログで行っていた作業を大幅に効率化できます。それに合わせて既存スタッフの配置や役割分担、チェック体制を最適化するなど、業務フロー全体を見直す必要があるかもしれません。

電子帳簿保存法の対応にクラウドサービスを活用することには、業務の効率化やセキュリティの強化などのメリットがあります。電子帳簿保存法への対応は2024年1月から原則として義務化されており、事務負担を軽減するためにもクラウドサービスは積極的に導入すべきです。

とはいえ、クラウドサービスは数多くあるため、ポイントを押さえて適切なものを選ぶ必要があります。本記事で解説したクラウドサービスを選ぶポイントやクラウド会計ソフトの概要などを参考にして、自社に合ったサービスを選び、電子帳簿保存法への適切な対応をしてください。

電子帳簿保存法に従って帳簿や書類を電子保存するためには、さまざまな保存要件を満たさなければなりません。タイムスタンプの付与や検索機能の確保など、環境構築からはじめなければならないような要件も多く、担当者に大きな負担がかかってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。システムの導入によって、帳簿書類を電子帳簿保存法の各要件を満たしながら簡単に電子保存できます。

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クラウドストレージとは、インターネット上に設けられたファイルの保管場所です。

詳しくは記事内の「クラウドストレージとは」をご覧ください。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを活用すると、業務効率化やセキュリティの強化といったメリットが期待できます。

詳しくは記事内の「電子帳簿保存法対応のためにクラウドサービスを利用するメリット」をご覧ください。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを選ぶ際は、「JIIMA認証の有無」「タイムスタンプ付与機能の有無」「OCR機能の有無」「対応できる書類の範囲」という4つのポイントに着目しましょう。

詳しくは記事内の「クラウドサービスを選ぶ際に確認したい4つのポイント」をご覧ください。