事務用品の購入代は、事務用品費もしくは消耗品費で計上するのが一般的です。オフィスで使う文具や備品を購入した際、正確に仕訳するためにも、勘定科目をあらかじめ定め、把握しておくことが重要です。

本記事では、事務用品の購入費用を経費として計上する際の適切な勘定科目について詳しく解説します。具体的な品目や仕訳例も交えながら解説しているので、経理業務に携わる方や個人事業主の人は、ぜひ参考にしてください。

• 事務用品の勘定科目と仕訳例
• 事務用品費（消耗品費）
• 備品
• 雑費
• 勘定科目を事務用品費と消耗品費に分ける意味
• 事務用品費・消耗品費を把握しやすい
• 消耗品費を抑えやすい
• 事務用品だけではない？消耗品費に該当するもの
• 日用品
• パソコン関連
• 機器・電化製品
• 事務用品の仕訳は状況により異なる
• 購入段階の仕訳について
• 未使用の事務用品の仕訳について
• 個人事業主の仕訳について
• まとめ
• 確定申告を簡単に終わらせる方法
• よくある質問

事務用品を購入した際の勘定科目は、利用する期間や費用によって異なることがあります。ここでは、以下のような事務用品に関する勘定科目について仕訳例とあわせて詳しく解説します。

ボールペンやノートなど、購入後すぐに使い切れる、もしくは1年以内に消耗する事務用品については「事務用品費」または「消耗品費」として計上します。

取得価額が10万円未満の品物も、事務用品費か消耗品費で処理することが可能です。たとえば1脚5,000円のオフィスチェアを10脚購入した場合、合計で50,000円となり、事務用品費として扱います。

なお、事務用品費と消耗品費はまとめて「事務消耗品費」として計上することも可能です。

<5,000円のオフィスチェアを10脚購入した場合の仕訳例>

パソコン・デスク・キャビネットなど、1年以上の使用が見込まれ、かつ取得価額が10万円以上の事務用品については「備品」として分類されます。備品に該当するものは通常、固定資産として扱われ、減価償却の対象です。

また、備品は事業運営において日常的に使用される設備であり、耐用年数にわたる使用が見込まれるため、適切に経費として処理することが求められます。

<20万円のパソコンを購入した場合の仕訳例>

事務用品費・消耗品費・備品のいずれにも該当しない、比較的少額な事務用品は「雑費」として処理されます。たとえば、オフィスで使う電球や殺虫剤などが対象です。

ただし、雑費の金額が増えすぎると、税務調査の対象となる可能性があるため、扱いには注意が必要です。

<500円の電球を2個購入した場合の仕訳例>

勘定科目を事務用品・消耗品費に分類することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、勘定科目を事務用品費と消耗品費に分けることで期待できる、以下の効果について解説します。

事務用品費と消耗品費を分けて記録することにより、各費用の発生状況をより簡単に把握できます。

たとえば、事務用品費と消耗品費を一括で計上してしまうと、後から帳簿を確認しても具体的な内訳が分かりにくくなります。結果、何にどれだけのコストがかかっているのかの特定に、余計な手間がかかるでしょう。

一方、事務用品費と消耗品費を個別に管理しておけば、それぞれの項目でどれほどの費用が発生しているかを一目で確認できます。これにより、コスト削減や再検討が迅速かつ的確に行えるようになるでしょう。

企業によっては、消耗品費が経費の大部分を占めることも多いでしょう。しかし消耗品費の増加が過剰だと、税務署から適正な帳簿管理がなされていないと見なされるリスクがあります。

事務用品費を別の勘定科目として管理することで、消耗品費の急激な増加を防ぎ、全体の経費バランスを保ちやすくなるでしょう。

ただし、事務用品の使用が少ない企業においては、区分け自体に大きな意義はなく、無理に分ける必要がないこともあるでしょう。

消耗品費に振り分けられるものは事務用品だけでなく、以下のものも該当します。

これらの品目を事業で使用する際は、事務用品費と消耗品費をしっかりと区別して管理することが大切です。

業務を円滑に進めるために欠かせないものとして、ティッシュやゴミ袋、洗剤などの基本的な日用品が挙げられます。これらは、消耗品費として処理するのが一般的です。

また、社内で使用する軽食や飲料、電池・電球・蛍光灯といった日常的に使うものも、消耗品費に含まれます。

キーボードやマウス、ケーブルや外部ストレージなどのパソコン周辺機器も、消耗品費に含まれます。ただし、あくまでも購入価格が10万円未満であることが条件です。

また、ソフトウェアやライセンスに関する料金も、消耗品費として取り扱うことが可能です。

オフィスで使用される電話やFAX、カメラやプリンターなどの機器類も、10万円未満であれば消耗品費に含められます。

さらに、業務に必要な家電製品、たとえばコーヒーメーカーや電子レンジといったものも同様です。機器や電化製品を適切な勘定科目で管理することで、経費の管理がよりスムーズになるでしょう。

事務用品の仕訳は、購入時の状況や未使用品の扱い、さらには個人事業主かどうかなど、さまざまな要素によって変わります。

ここでは、それぞれのケースにおける事務用品の仕訳方法について解説します。

事務用品を購入した場合、通常その時点で事務用品費として経費に計上します。ただし、支払いが現金ではなくクレジットカードで行われた場合、支払いが完了するまでは「未払金」として計上しなくてはいけません。これは、決済が実際に完了していないためです。

翌月、クレジットカード口座から金額が引き落とされた際に、未払金を消す形で仕訳を行います。

事業に関連する事務用品は一般的に経費として計上可能ですが、未使用のものに関しては経費として認められません。

そのため、消耗品の棚卸しを行い、実際に使用した分だけを経費に計上することが求められます。また、消耗品費の棚卸しを行うことで、適切なコスト管理が可能になります。

個人事業主が購入した事務用品も、日常的に事業に必要なものであれば経費として計上可能です。ただし、その際には必ず事業に関連するものであること、そして金額が適切だと証明できるようにしておくことが重要です。

売上に対して不自然に高額な経費が計上されている場合、税務署から注意を受ける可能性があるため、慎重に扱う必要があります。

事務用品の費用を適切に経費計上し支出の管理を行うためには、事業で使用する事務用品の傾向を把握したうえで勘定科目を設定しなければなりません。それぞれの勘定科目の定義を正しく把握し、適切な経理処理を行いましょう。

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事務用品は一般的に、事務用品費もしくは消耗品費として計上します。場合によっては、備品・雑費で計上することもあります。

詳しくは記事内「事務用品の勘定科目と仕訳例」をご覧ください。

事務用品費・消耗品費を把握しやすいことや、消耗品費を抑えやすいことが挙げられます。

詳しくは記事内「勘定科目を事務用品費と消耗品費に分ける意味」をご覧ください。

事業に関連しているものであれば経費計上できますが、未使用の事務用品費は経費になりません。

詳しくは記事内「未使用の事務用品の仕訳について」をご覧ください。