南海造園土木株式会社は個人邸から店舗、企業、行政機関等、様々なところで、植物のみならず、庭や公園、道路といったみどりの存在する空間に関する事全般に設計・施工・メンテナンスを行っております。
freee導入により業務コミュニケーションを効率化
――freee人事労務の導入前、バックオフィスにはどんな課題があったのでしょうか。
田川様（以下、田川）： 勤怠打刻や勤怠情報の集計が紙での管理になっていたことに加え、弊社 ではコミュニケーションコストが課題となっていました。給与計算は、集計した勤怠情報を顧問税理士へ提出し給与計算をしていただき、弊社で計算結果を確認する流れでした。当然ながら、集計した勤怠情報の内容へ確認事項がある場合は、税理士から私、私から従業員、そしてその逆と何度かコミュニケーションを取る必要があり確認完了までに数日を要することもありました。
また、従業員の個人情報や取得した資格や社会保険関係の情報なども紙で管理していたため、すぐに情報を引き出せない状況にありました。従業員から扶養の情報等について問い合わせがあった際は、情報を確認するだけでなく、最新の情報であるかどうかも確認する必要がありました。
――freee人事労務の導入を決めたきっかけを教えてください。
田川： きっかけは、弊社を担当いただいている顧問税理士からfreeeを紹介されたことです。顧問税理士にバックオフィス関連のシステム検討を手伝っていただいていまして、弊社が抱えている課題や実現したい方向性について、何度も打ち合わせをして議論を重ねた結果、弊社に最も合うシステムとしてfreeeをご提案いただきました。
過去にも、何度かシステム導入は検討していたのですが、日常業務で忙殺されてしまい中々実行に移せていませんでした。しかし、このままではいつか大きな課題にぶつかるという感覚を持っていましたので一念発起をして「今やるしかない」を考えた結果、システム導入に着手いたしました。
――freeeを選定する際に大事にしたポイントはありますか？
田川： 課題を解決できることはもちろんですが、操作性なども重視していました。freeeの営業の方と何度か打ち合わせを行い、課題解決を実現できるかどうかを確認し、デモの操作も繰り返し行いました。結果、期待していた機能以外にも良い部分があったことや操作がしやすいことを確認できたので、「これなら導入しても問題ない」と判断できました。
人事労務業務の効率化に止まらず、会社全体としてシステムに慣れるきっかけに
――freee人事労務の導入で期待する効果を教えてください。
田川： 勤怠打刻をするだけで給与計算が自動化されることはもちろんですが、情報を一元化できることに期待しています。従業員からの情報確認の問い合わせに対して回答するどころか、「freeeを確認すれば常に最新の情報が記載されている」状態を実現していつでも情報にアクセスできるようにしていきたいです。
税理士とのやり取りに関しても、常に同じ情報をfreeeで確認するため確認作業が減ると感じています。これまでは、日常業務に対応をしながら何度もやり取りをしていたのでこの改善はかなり嬉しいです。
――最後に、今後の御社の展望をお聞かせください。
田川： freeeの導入をきっかけに、従業員にも「システム」そのものに慣れてもらおうと考えています。仕方のないことですが、これまで紙での管理が日常となっていたこともあり、システムそのものへの抵抗感がある従業員もいます。
ですが、freeeは画面操作も しやすいためこれをきっかけに慣れていただき、最終的には社内クラウドから図面などの情報を外部からも見に行けるようにしていきたいです。これまでは、社内会議の際に逐一紙に出力して、修正や変更がある度に修正して打ち出してを繰り返していたので、すぐに確認して変更できるようになるんです。想像しただけでも、非常に楽しみですよね。社員側も、事務所に戻って確認するのではなく、どこにいてもリアルタイムで反映していくことで、業務効率が飛躍していくことを期待しています。