新埼玉環境センター株式会社は創立から40年以上の地域密着型の企業です。「住民のライフラインを守る」をモットーに、本社所在地である埼玉県嵐山町を中心に廃棄物・排水・土木工事の3事業をメイン事業として着実に業績を伸ばしています。昨今では官・民問わず多くのプロジェクトの依頼が舞い込んでいます。
今回は安藤様にfreee導入のきっかけ、導入後の効果や今後の展望をお伺いしました。
紙による勤怠集計を廃止し、システムへの一本化へ
――freee人事労務の導入前、バックオフィスにはどんな課題があったのでしょうか。
現状の勤怠管理としては出退勤の時刻を紙に書いて提出してもらっています。提出された紙をエクセルに全て転記し、勤務実績の集計をしています。またエクセルで集計しているのですが、給与システムへはCSVデータではなく手動で勤務実績を登録していまして、従業員側としてはわざわざ紙に毎回毎回書く工数が必要でしたし、管理者側はその紙を確認し、エクセルで集計作業を行い、給与計算システムに登録する工数が発生していました。
また直行直帰する社員が10名ほどいますので、どうしても紙での勤務実績の報告という形ですと毎日提出することは難しいですし、結果として月末にためて紙を記載することになってしまい適切な勤務実績の把握ができていませんでした。また月末までに紙が提出されず、後工程である勤務実績の集計やその後の給与計算業務のスケジュールに影響を与えることもありました。
給与計算周りについては特に年末調整の対応が深刻な問題となっています。会計の担当者1名で年末調整まで含めて対応しているのですが、従業員から不十分な必要書類が提出され、修正や確認の対応で相当な工数や負担がかかっていました。従業員側がやるべきことを管理者側に任せすぎてしまう状況についても問題意識がありました。
――freee人事労務の導入を決めたきっかけを教えてください。
2年ほど前に基幹システムとして「Salesforce」というサービスを導入しました。販売管理から会計までを一気通貫で管理できることが理想的だと考えておりましたので、導入当時から将来的に「Salesforce」と連携できる会計システムを使うことを見据えていました。
「Salesforce」の稼働が見えたタイミングで連携できる会計システムを探し始め、当時課題だった勤怠管理や年末調整への対応などの問題までを包括的に対応できるシステムとしてfreeeというサービスを導入することに決めました。
――freee人事労務を選定する際に大事にしたポイントはありますか？
直行直帰の従業員もいますので、アプリを活用してどこでも出退勤の打刻ができることは重要でしたし、打刻を行うだけで勤務実績の集計から給与計算、年末調整まで一気通貫で処理できるというのはとても良い点だと考えています。もちろん業種の特性上、緊急対応などで打刻できない時もあるのですが、日報管理もしていますのでダブルチェックする形で従業員の勤務実績を適切に管理できるようになりました。
「Salesforce」導入時も意識しましたが、従業員自身で実施できる作業は可能な限り従業員自身で実施するべきだと考えています。今回のfreee人事労務では特に年末調整において扶養控除申告書などの書類も可能な限り自分自身で対応できるようになることが大事だと考えていまして、freee人事労務の画面は知識が少なくても取り組めるし、正しい処理ができるツールだと感じるデザインだったことも大きな要因でした。
「Salesforce」と会計システムとの連動と同じように会計と人事労務の間も給与仕訳を毎月連携する必要があります。freeeが提供しているfreee会計、freee人事労務給与を使うことで会計と人事労務間の連携についても当たり前のように連携できることが大事だと思っています。ですので他社との比較検討もしましたが、ほぼfreee一択で導入を決めました。
勤怠から年末調整までの一気通貫を実現、将来を見据えた体制構築へ
――freee人事労務の導入で期待すること
出退勤の打刻をどこでもできることや勤務実績の集計の効率化に期待しています。また従来は紙から情報を収集し、エクセルにて集計をする必要があったため、勤怠状況をリアルタイムに把握することができませんでした。今後はfreeeで打刻をするため、勤怠状況をリアルタイムに把握できると期待しています。
また、これまでは年末調整の必要書類は手書きで作成する必要があり、控除証明書だけを渡して管理部に丸投げにする従業員も多かったのですが、従業員が手軽に書類作成できるようにすることで書類の内容確認や修正の手間の削減を目指しています。
――今後の御社の展望をお聞かせください。
今回のfreee導入でこれまで紙管理・手作業であった集計業務が改善され、人事労務管理の基盤が整ってくると考えています。電子化が実現できることで、 データベース上に従業員情報が集約されるため今後は評価制度に取り組みたいと考えています。社内の年齢構成が大きく変わる今だからこそ、これまでの体制や運用を見直し、評価制度をスタートさせるなど弊社にとっての新しい取り組みをする良いきっかけになると考えています。
――最後に、freeeを検討している企業の方に向けてメッセージをお願いします。
freeeの最大の魅力はその使いやすさにあると思います。習慣的に使うからこそ「感覚的に」「視覚的に」「誰でも」「簡単に」スッと使えるものが理想的です。freeeを導入する際に管理部のメンバーたちが何のアレルギーもなく、使用できていましたので、その使いやすさがfreeeの良いところだと肌で感じました。