国内外でメディアとアフィリエイトビジネスを展開する株式会社インタースペース様。ウェルビーイングを実現するための情報を発信するメディア「ヨガジャーナル」や、40〜50代の女性に健康・美容、キャリアなどの情報を発信するメディア「saita」など複数の媒体を運営するメディア&ソリューション事業部で、freee業務委託管理(旧pasture)を利用されています。
ライター、イラストレーター、カメラマン、翻訳者など多数のパートナーに仕事を依頼する中で生じる、発注や請求の煩雑なやり取りや管理負担の課題を解決するためfreee業務委託管理(旧pasture)を導入。現在は、「心理的なストレスが大幅に削減された」と効果を実感されています。従来の課題やfreee業務委託管理(旧pasture)の効果などについて、メディア&ソリューション事業部の竹内彩乃さんと渋谷敦子さんにくわしくうかがいました。
【freee業務委託管理(旧pasture)導入前の課題】プロセスが煩雑!パートナーにも負担をかけていた
――freee業務委託管理(旧pasture)導入前の発注や請求のオペレーションを教えてください。
渋谷：以前は、発注に関してはメールやメッセンジャーなど、各編集者にとってやり取りしやすい方法で行っていました。請求書は基本的に原本で郵送いただくか、手渡しで受け取るケースもありました。
――従来のオペレーションには、どのような課題がありましたか？
渋谷：課題は管理業務のすべてのプロセスが煩雑だったことです。まず、発注は編集者によってバラバラなので、管理が属人化してしまい、チーム内での発注状況が不透明でした。編集者も管理やコミュニケーションの煩雑さに苦労していました。 また、請求については、紙の請求書を発行してもらっていたので、修正が必要になると、再度原本をもらわないといけません。請求書発行の依頼、リマインド、到着の確認作業など、工数がかかっていました。
――その工数は、編集者の皆さんがご自身で負担されていたのでしょうか？
渋谷：そうですね。アシスタントはいたものの請求業務に関しては完全に編集者マターだったので、結構時間を取られていました。まず請求書を集めるのに時間がかかります。電話やメールでリマインドするのも結構な負担でしたね。編集者によって管理業務の得手不得手はあるものの、私自身は苦手な方だったので、仕事で感じる心理的ストレスの40%くらいを占めていたように思います（笑）。
それに、編集者だけではなく、パートナーの皆さんの方も困っていたと思います。編集者によって連絡方法が違うストレスや、請求書の作成、郵送作業など様々なストレスがあったはずです。今こうして振り返ると、本当にスマートではない方法でしたね。
【freee業務委託管理(旧pasture)導入の背景】きっかけは事業の統合。スマートな管理業務を目指したかった
――では、freee業務委託管理(旧pasture)の導入背景を教えてください。何かきっかけがあったのでしょうか？
渋谷：きっかけは、これまで出版社との共同事業で運営していた事業がインタースペースの単独運営に切り替わり、パートナーさんとのやりとりもインタースペースが行う形になったことです。その際に、月初3営業日以内に請求処理をするというルールになりました。従来のようなアナログなフローだと、請求の締め日に間に合わない可能性があったのです。
請求書の管理を任せる人材の採用も検討したものの、紙でのやり取りという状況を変えない限り、煩雑な事務作業はなくなりません。本質的な課題を解決しなければいけないのではと思っていたときに、経理部からfreee業務委託管理(旧pasture)を紹介されました。
――freee業務委託管理(旧pasture)のどのような部分に期待を持たれましたか？
渋谷：煩雑な業務をデジタル化することで、生産性の向上につながるだろうと期待しました。また、属人化から脱却することで、下請法など各種法令にしっかりと対応できるところも重視した部分です。発注書の作成から請求まで、パートナーとのやりとりのフローが全てオンラインで完結する点はものすごく魅力的だなと思いましたね。まさに、本質的な課題を解決できそうだと感じて、導入を決定しました。
【freee業務委託管理(旧pasture)活用の効果】紙では絶対無理！管理業務にかける時間を大幅削減
――freee業務委託管理(旧pasture)を活用されてから、どのような効果を感じていらっしゃいますか？
渋谷：「月初3営業日以内に請求処理」を負担なく実行できているところに効果を感じます。従来のフローではきっと難しかったはずですが、freee業務委託管理(旧pasture) を活用しているからこそ、実現できたと思います。もしこの記事を読んでいる方の中に、「月初に請求書の回収に追われていて疲弊している方」がいらっしゃったら、freee業務委託管理(旧pasture)で管理業務の工数とストレスを減少できますよ！と伝えたいですね。
また、freee業務委託管理(旧pasture)を使うようになってから、管理業務にかける時間を1カ月あたり2時間程度まで抑えられています。紙だと絶対に無理だったので、本当に負担が減りました。
――確かな効果をご実感いただいているようで、とても良かったです！その他に便利だと感じていらっしゃる部分はありますか？
渋谷：全員がfreee業務委託管理(旧pasture)上で予算（発注金額)の動きをタイムリーに把握できる点も良いですね。これまでは、編集者ごとにバラバラなツールでパートナーに発注していたため、発注金額の動きが不透明でしたが、freee業務委託管理(旧pasture)によって把握しやすくなりました。
また、パートナーのデータ(連絡先や請求先)をfreee業務委託管理(旧pasture)に蓄積できるところも魅力です。以前は、編集者同士で「パートナーAさんの連絡先教えて」とやり取りしていたのですが、1回仕事をしたパートナーはfreee業務委託管理(旧pasture)上で確認できるので、紹介もスムーズになりました。こうした細かな確認の手間や時間を短縮できるのはありがたいですね。
――よく使っている機能はありますか？
竹内：タスクのCSVインポート機能は、すごく助かっています。タスクを1件ずつ作成するのではなく、CSVデータにタスク内容を入力しfreee業務委託管理(旧pasture)にインポートすると、タスクを一括で作成することができます。saitaはパートナーさんの人数も月の発注数も多いので、タスク作成工数を削減できるこの機能がとても便利だなと思っています。
【freee業務委託管理(旧pasture)活用の反響】「全取引先に導入してもらいたい」パートナーも喜びの声
――freee業務委託管理(旧pasture)導入後、社内の反応はいかがでしたか？
竹内：時間や工数を削減できるという期待が大きかったのですが、思っていた以上の結果に喜んでいます。やはり皆、紙の管理に限界を感じていたのではないでしょうか。freee業務委託管理(旧pasture)はスムーズに導入できましたし、現在もスピーディーに処理できていると感じています。
――パートナーの皆さんは、freee業務委託管理(旧pasture)の利用に抵抗感をお持ちにはならなかったですか？
渋谷：抵抗感はなかったと思います。導入にあたっては、freee業務委託管理(旧pasture)の担当者の方に、Zoom説明会を実施していただきましたが、基本はマニュアルをお渡しするだけで対応してくださったので、特に問題はありませんでした。
むしろパートナーから感謝されることが多くて、「全ての取引先がfreee業務委託管理(旧pasture)導入してくれたらいいのに」という声を何度も聞きました。皆さんも、請求書作成、プリントアウト、封入、郵送という一連の作業にストレスを非常に感じていらっしゃったようで、それを無くすことができたという 点も、大きな意味があったと思います。
――freee業務委託管理(旧pasture)の導入は、パートナーさんにも喜んでいただけているようで良かったです。
渋谷：本当にそうですね。同業の友人から「管理業務に苦労している」という話を聞くと、freee業務委託管理(旧pasture)を導入すればもっと楽になるのに……と思うばかりです。freee業務委託管理(旧pasture)を導入すれば、属人化された煩雑な業務がデジタルで一元管理でき、ストレスなく仕事が楽になります。またパートナーの関係性という点でも、下請法に則った効率的なデジタルのワークフローをパートナーにも提供することで、会社の信頼度も高くなるのではないでしょうか。
Company Profile
株式会社インタースペース
業種：Webメディア
フリーランス数：フリーランス 100人～
URL：https://www.interspace.ne.jp/
事業内容
国内外でメディアとアフィリエイトビジネスを展開