株式会社マスヤは三重伊勢市に本社を置き、あの「おにぎりせんべい」をはじめとする銘菓菓子を製造・販売している企業です。
親会社であるIXホールディングス株式会社がfreeeを導入したのをきっかけに、同社でも導入するに至りました。親会社の決定に従い、子会社でもシステムを導入していく事例は多くあります。そこにはどんな苦労があるのでしょうか。どのようにしてそれらに対応 していくのでしょうか。
今回は、グループ導入するにあたっての葛藤から導入後の変化までを経理担当の古儀 康一郎さんに語っていただきました。
――まず最初に、御社の事業概要と古儀さんの業務について教えてください。
古儀 康一郎 さん（以下、古儀）: 三重県伊勢市で「おにぎりせんべい」という銘菓菓子を製造・販売してます。そのほかにはピケエイトという煎餅も製造・販売しています。
私は8年ほど前に中途採用でマスヤに来ました。 当時は経理の実務を担当しており、経理領域に携わっていました。現在は、経理の実務担当者がまとめたfreeeの情報を、最終的に確認して承認するという承認権者をさせていただいています。
ほかにも、freeeで入力された資料を使って管理会計資料を作るという仕事もしています。
基本的に、マスヤではバックオフィス担当者は20名程度で、そのうち経理や総務担当者は7名です。その他は営業支援や広報、購買、営繕を担っています。
――freee導入前のバックオフィス状況を教えてください
古儀: 導入前までは伝票の起票も基本的にはExcelベースで作っていました。これを経理に回して、経理が当時導入していたオンプレソフトに打ち込む、という2度手間が発生していたことが大きな課題でし た。また、その打ち込んだ内容を確認できる手段が限られており、わざわざ経理に確認しないといけなかったということも問題となっていました。その他には、現場担当者から経費精算が面倒臭いという声が上がっており、この課題をなんとかしなければいけないという状況でした。
そんな中で、親会社であるIXホールディングス株式会社のITチームの方が「このシステムが1番いいんじゃないか」という提案をしてくれたのがfreeeでした。当時使っていたオンプレソフトの更新時期も重なり、またグループ間でソフトを統一すると効率的であることもポイントとなり、freeeを導入することになったのです。
社員一人一人に導入の意味を説明。その丁寧さが社内浸透の大きなカギとなった。
――freeeを導入するにあたって課題はありましたか？
古儀:
freeeの導入には半年ほどの時間を費やしました。親会社であるIXホールディングスのITチームに引っ張っていただいて、なんとか導入することができました。
導入においては、freeeが対応していない電算処理の部分をどうfreeeに落としていくかというところが1番ボトルネックだったかなと思います。この問題に関しては、本社のITチームに協力してもらい、freeeに入れられるような変換システムを組んでいただいて、このフィルターを通して対応することになりました。
あとはやはり、社内への周知ですね。初めて扱うソフトなので、どこの画面でどのように申請するのか、こういった場合はどうするのか、といったQ&A のような問い合わせがかなり多くありました。これらに対して1つ1つ丁寧に質問へ回答することで、少しずつ社内周知を進めていきました。
――社員さんからはどんな声が上がっていましたか？
古儀:
やはり初めて使うものなので「この使い方がわからない」や「これって変える必要あるの？」といった声は多かったですね。こうした社員の方には「これをすることで2度打ちがなくなるし、会計数値の集約化がすごく早くなる。会社全体としてもメリットがあるのでなんとか協力をお願いします」と一人一人にお願いをしました。導入前までは資料をExcelで出してから保管まで行っていたので、こういった面倒な部分もfreeeで解消するという具体的なメリットを伝えました。3年前に導入しましたが、今ではネガティブな意見も無くなり、freeeが社内に浸透しています。
振り返るとやはり、社内でシステムを浸透していくにあたってITチームの力は大きかったと思います。
いつでもどこでもデータにアクセスでき、管理者も実務者も仕事がしやすい環境に。
――社員さんの意識に変化はありましたか？
古儀:
ペーパーレスを進めるために、今年に入って新たにクラウドシステムを導入しました。freeeを導入してシステム化を実現したことを通して「紙を減らしていくんや」と いう会社としての姿勢が社員に伝わっていたので、今回のクラウドシステムの導入はすごく言い出しやすかったです。もちろん色々な声はありますが、明らかにネガティブな意見は減り、社員も受け入れやすかったんじゃないかなと思ってます。
freee導入をきっかけに「この会社はペーパーレスを本気で推進してるんだな。自分にもその影響が及んでいるんだな」ということは社員全員すごく実感してくれていると思います。「良い変化」だと捉えてくれていると思いたいです。
――導入後、バックオフィスはどのように変化しましたか？
古儀: 経理実務の担当から、freeeを導入してから手で入力する手間が劇的に減ってすごく助かったという声を聞いてます。また、経理担当者はこれまでずっと出社して仕事をしていました。しかし今は、家庭の事情で毎日在宅勤務をすることができています。個人の事情に合わせて臨機応変に仕事をしてもらいやすくなりました。
私としては データを扱う業務だからこそ、自分で見たい時に会計の数字が見れるようになったことはすごく便利だなと感じています。導入前は、経理担当者に「データをください」と依頼をして、担当者にダウンロードしてもらって、それを受け取ってやっとデータにアクセスできていました。これが今は自分で、それこそ家からでも確認できます。このデータの吸い上げがとにかく楽になりました。レポート機能も便利です。資産表の毎月の推移を簡単に確認することができます。これをCSVに落として資料作成を行うことができ、本当に日々の業務が楽になり ました。
社内全体でいうと、残業で残ってるメンバーがかなり減ったなと思います。全体的に帰る時間が早くなりました。会社としてもとてもいいことだと思っています。
――最後に、同じようにバックオフィスのIT化を進めている企業へ一言お願いします。
古儀: やはり、ITチームが社内にいてくれたことはすごく心強かったです。外部のサポートデスクなどにも質問することはできるとは思いますが、社内の事情や背景は伝わりにくいので、社内にITチームがあるとその辺りの相談がスムーズに行え、非常に助かりました。
また「新しいことをするよ」ということを社内に周知するときに、どうしてこういうことがしたいのかという背景や会社の方針と共に、担当者にとってもこういうメリットがあるよ！という具体的な部分はちゃんと説明する必要はあると感じました。
単純に「会社がこの方針だからやってね」と言うだけでは受け入れづらい社員も多くなってしまいます。今回でいうと、メリットはペーパーレスになることでした。自分が入力したものがずっと残るので後でも見返せますし、コピーもすぐできるということで、 自分の伝票作業などが楽になることも伝えました。はじめはこれを伝えてもピンと来ない社員も多く、受け入れづらく感じた社員もいました。しかし、実際やってみて「この作業なくなんねや。ラッキー！」みたいに実感してもらえることは多かったですね。やってみて気づく良さは多々あると思います。導入にあたって、何か新しいことを始めるということは、反 対意見も多いということも実感しました。同時に、反対意見には「いったんトライしてみて、やっぱりダメなところがあったらアドバイスくれませんか？」というように、粘り強くお願いしていくことの大切さも実感しました。
