ベンチャー企業のバックオフィスが直面する最大の課題の一つが、請求処理の効率化です。特に急成長期には取引先が急増する一方で、管理部門への人員投資は後回しにせざるを得ないケースが多く見られます。
そんな中ドリコス株式会社さまは、わずか1名のバックオフィス体制で800社以上との取引を実現しています。その立役者となったのが、freee支出管理 受取請求書アシストです。請求書の受け取りから処理まで、すべてのプロセスを一元管理。AIと人的チェックを組み合わせた高精度な処理によって、少人数でも効率的な経理体制が実現しました。
同社取締役副社長・大久保直樹氏、同社の顧問税理士事務所である宇久田進治税理士事務所の監査担当者・松下洋平氏に、サービス導入前の課題から選定の決め手、導入後の効果までお話を伺いました。
人が意識せずとも健康になれる未来を作りたい
――まず、御社の事業概要についてお聞かせください。
大久保直樹さま（以下、大久保）： 弊社ドリコス株式会社は、2012年の設立以来、「いつの間にか健康になる未来」の実現を目指してきました。「快いを彩る」というキャッチコピーのもと、人々の健康的な生活をサポートしています。
現代社会では、ジャンクフードの誘惑や運動不足、睡眠不足など、不健康になりやすい要因が溢れています。そんな中で、人々が意識せずとも自然と健康になれる未来を作りたい。それが私たちの願いです。
――それらの課題に対して、どのようなソリューションを提供されているのでしょうか？
大久保： 現在の主力製品「GRANDE（グランデ）」は、利用者一人ひとりの体型や目 標に合わせて最適な栄養を提供するソリューションです。例えばバルクアップしたい方、ダイエットしたい方など、それぞれの目標に応じて必要な栄養素の量を自動で算出、提供します。
※ドリコスさまWEBよりスクリーンショット
――製品の製造体制について教えていただけますか？
大久保： 設計から製造まで、すべて自社で開発しています。製造自体は協力工場に委託していますが、当社製品専用のラインを設けており、設計も社内で閉じているため、他社が真似できない独自の製品となっています。
――事業展開の現状はいかがでしょうか？
大久保： 北海道から沖縄まで、全国で約400店の導入実績（2024年12月時点）があります。特に24時間営業のフィットネス施設を中心に、急速に導入店舗を増やしています。従来、ジムに通う方々は自宅からプロテイン等を持参する必要がありましたが、私たちの製品があればその手間が省けます。トレーニングのゴールデンタイムに自分だけのオーダーメイドな栄養を摂取できる利便性が、多くのお客様から評価いただいている点です。
これからも積極的に展開を進め、より多くの方々に最適な栄養補給の機会を提供していきたいと考えています。すでに複数の大手フィ ットネスチェーンでの導入も始まっており、さらなる成長が期待できる状況です。
社内のダブルチェック体制が整っていなかった
――freee支出管理 受取請求書アシストの導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？
大久保： 最も大きな問題は、請求書の到着ルートがバラバラだったことです。納品物に同梱されていたり、営業スタッフが直接受け取ったり。紙やメールなど形式も様々で、統一された窓口がありませんでした。
その結果、支払いの漏れや二重払いが発生することもありました。例えば、月中に「至急支払いを」と請求書を渡され処理したものの、先方がそれを把握しておらず月末に再度請求が郵送で到着してしまうようなケースです。数は多くありませんでしたが、こういったトラブルが数件発生していました。
――バックオフィスの体制面での課題は？
大久保： 私たちの会社は、バックオフィスが基本的に私1名という体制です。会計事務所の松下さんにサポートいただきながら業務を行っていますが、そうすると私1人ではそもそもダブルチェックができないんですね。
そのため請求書を受け取ってからあえてすぐに処理をせず、中身だけ目を通して手元で記録してから数日後にもう一度見直して処理、といった自分で「セルフダブルチェック」をするという、あえて無駄のある運用をしていました。結果として処理が遅くなりますし、決して効率的とは言えない状況でした 。
松下洋平さま（以下、松下）： さらに主力製品「GRANDE（グランデ）」の展開に伴って、取引先が急増し、従来の体制では対応が難しくなってきました。それまでは小規模な製品を扱っていた時期でも大変でしたが、GRANDE（グランデ）の展開後は取引のスケールが全く異なり、新規取引先も増える一方でした。
――人員増強は検討されなかったのでしょうか？
大久保： ベンチャー企業ではよくある課題ではないかと思うのですが、トップラインの伸長をまずは目指しますのでどうしても営業部門や開発部門といった、いわゆるオフェンス部門の強化が優先されます。管理部門はどうしてもディフェンス側ですから、利益が出てから人員を増やすという判断にならざるを得ません。一方で、強い営業のためには安定した管理部門が不可欠という要素もあり、そのジレンマの中で、当サービスによるサポートは非常に魅力的な選択肢でした。
――具体的な業務内容について教えていただけますか？
大久保： 経理、人事、労務、法務など、様々な業務を少人数でこなしています。大企業のように専門の部署があるわけではないので、工夫して業務量を削減する必要がありました。例えば、契約書は可能な限り利用規約に統一したり、各種手続きを簡素化したりと、効率化に全力を尽くしています。
――属人化のリスクについてはどのように対処されていたのでしょうか？
大久保： 少人数体制では避けられない課題でしたが、freeeのシステムと外部の会計事務所との連携で、そのリスクを最小限に抑えています。全てのデータをfreeeに集約して、一人の人間だけが把握する／処理できる情報をなくすことで、万が一の場合でも業務の継続性を確保できる体制を整えました。
仮に私が突然事故や病気で業務ができなくなったとしても、多少の混乱は予想されますが、基本的なデータや処理手順は全てシステムに記録されているため業務を継続することが可能です。書類の保管場所から処理手順まで、全てfreeeに集約されているのは大きな安心感につながっています。
freee会計との連携精度の高さが魅力
――freee支出管理 受取請求書アシストを知ったきっかけを教えていただけますか？
大久保： 請求書の受け取り窓口を一元化したいと考え、情報を収集していた時期がありました。他の2社とfreeeの計3社のサービスを比較検討したのがスタートでしたね。具体的には、請求書受け取り統合に関す る情報をウェブで検索し、比較サイトなどで各社のサービスを調べました。
実は最初に選んだのは、他社のサービスでした。ただ使い始めて1、2ヶ月で「ここが使いづらい」と思うポイントが増えてきました。そのタイミングでfreee会計の営業の方と話す機会があり、ご紹介をいただいてfreeeから請求書の受取代行を含む新サービスが出たことを知りました。
――最終的に、freeeを選択された決め手は何だったのでしょうか？
大久保： 最も大きかったのは、freee会計との連携精度の高さですね。それと、UIが非常に使いやすかったこと。シンプルで直感的で、見やすい。
松下： 他社さんも素晴らしい製品を提供されていますが、会計ソフトのメーカーではないためか、比較すると若干のとっつきにくさを感じました。
大久保： また、営業担当の方との打ち合わせが非常に印象的でした。様々な要望や課題をお伝えしたのですが、最終的に全て「できます」という回答をいただきました。製品自体の素晴らしさはもちろんですが、その製品を熟知した方からの丁寧な説明があったことも、大きな決め手になりましたね。
――具体的にどのような点が印象的でしたか？
大久保： サービスの仕組みを深く理解している方でないと答えられない技術的な質問にも、その場で明確な回答をいただけました。例えばインボイス制度への対応について、適格請求書のチェック方法や登録番号の確認プロセスなど、かなり細かい部分まで質問させていただきましたが、全て具体的な回答が得られました。
必要に応じて画面共有をしながら実際の操作をご説明いただくなど、非常に丁寧なサポートがありました。そういった対応を見て、今後の運用面でも安心できると確信しました。
松下： 特に印象的だったのは、サービスの設計思想までご説明いただけた点です。私たちは請求書の受け取りから処理まで、会計の一連のオペレーションを連携して担当していますが、その体制に合わせた具体的な運用方法までご提案いただけました。
これは単なる営業トークではなく、実際のサービス設計に関わった方だからこそできる説明だったと思います。サービスの深い理解に基づいた提案は、非常に説得力があり、安心感につながりました。
――その時のご提案内容は、実際の運用に活かされているのでしょうか？
大久保： はい、提案いただいた内容は現在の業務フローの基礎となっています。特に請求書の受け取りから処理までの一連の流れは、当初ご提案いただいた通りの形で運用できています。これによって業務効率が大幅に改善され、少人数での運用が可能になりました。
可処分時間が増え、ミスが大幅に減少した
――freee支出管理 受取請求書アシストの導入後、具体的にどのような変化がありましたか？
大久保： まず顕著なのは、可処分時間の増加です。特に会計システムとの連携が非常に強く、使いやすい設計になっているのが大きいですね。ミスも大幅に減少しました。以前は画面の切り替えも多く、見落としも発生していましたが、そういった問題が解消されました。おかげさまで本来私が担当する会社の計画の策定などにより多くの時間を割くことができるようになりました。これは本当に大きかったです。
それとfreee会計、freee人事労務、そして受取請求書アシストという一連のパッケージの統合感は素晴らしいですね。私は様々な場所で「小規模ベンチャーでも、全部freeeにしてしまえば管理業務は回る」と話をさせていただいているほどです。
――具体的な業務時間の削減効果はいかがでしょうか？
大久保： 導入前は、100件程度の請求書処理でも大変な状況でした。様々な請求書をすべて紙で出力してからファイリングし、仕分けを行っていました。特に海外取引の内訳や税務関係の処理は本当に煩雑でした。それが今ではその数倍の請求書処理を、スムーズに行えています。
以前は会社のオフィスに届いた請求書を別のスタッフが郵送やスキャンで処理するなど、様々なリソースを使っていました。現在の取引量を従来の方法で処理しようとすると、おそらく1人月程度の工数が必要でしょう。このシステムがなければ、月次決算など夢のまた夢だったと思います。
――心理的な負担の変化はいかがですか？
大久保： この「安心感の違い」は本当に大きいですね。経理の仕事って、終わっているはずなのに終わった気がしない不安感が付きまとうものだと思います。「見落としはないか」「今月の請求書は全部来ているか」「支払いは完了しているか」「金額は間違っていないか」・・・といった心配が常にありました。
以前は請求書を1枚1枚見直し、金額の確認を何度も行っていました。例えば、「69」を「96」と誤入力した十数円の違いを発見するようなケースは頻繁にありました。そういった細かいミスの心配が一切なくなりました。
余談ですが、サービス導入後、家で子どもと遊ぶ時間が増えました。以前はずっと頭のどこかで経理のことが気になっていたのですが、受取請求書アシストを使うことで心理的負担が軽減しました。
――現在の業務フローについて教えていただけますか？
大久保： 現在は全ての請求書がfreeeに集約され、一元管理されています。データ入力後、改めてチェックするというシンプルなフローで運用できています。これだけのスピードが要求される環境で、これほど安定した業務が実現できているのは、サービスの統合力によるものだと感じています。
最も大きいのは、ダブルチェック体制が実現したこと
――システムとアウトソースを組み合わせた受取請求書アシストならではの特長は、どのような点にあるとお考えですか？
大久保： 最も大きいのは、効果的なダブルチェック体制が実現できた点です。AI-OCRによる1次チェックに加えて、専門スタッフによる人的チェックが入ることで、安心感が段違いに向上しました。
例えばAI-OCRで請求書番号を請求額と誤って認識された請求書が、人の目で確認され正しく修正されるケースもありました。また登録番号の読み取り箇所ミスなども、データが納品される前に人の手で修正されています。このようにAI-OCRと人的チェックの両方があることで、高い精度が維持できているのだと感じています。
AI-OCRの精度と人的チェックの確実性、この両方があってこそ、私たちのような少人数での経理処理が可能になっているのだと思います。
――freee支出管理 受取請求書アシストに今後期待することをお聞かせください。
大久保： まず機能面では、支払通知書や領収書など、より多様な書類への対応を期待しています。また、入金時の仕訳処理についても、未払い処理と同様に発生ベースでの計上ができると理想的ですね。
現状でも十分使いやすいサービスですが、例えば取引先への案内機能の強化なども期待しています。具体的には、freee会計を通じた書面送付時に、請求書送付先の 変更案内を自動添付する機能などがあると便利だと感じています。
少人数バックオフィスで急成長中の企業には強くおすすめしたい
――最後に、どのような企業に本サービスをおすすめしたいとお考えですか？
大久保： 特に、急成長中の事業を少人数のバックオフィスで支えている企業には、強く導入をおすすめします。私たちも支払いを受ける立場として経験がありますが、請求書の処理が適切に行われないケースは少なくありません。
会社の信用は、「支払いを適切なタイミングで行うこと」から始まると考えています。この基本的な部分がおろそかになると、取引先との関係性や企業としての信頼性に関わってきます。そういう意味で、請求書の管理・支払いをしっかりと行える体制を整えることは非常に重要です。
特に急成長中の企業では、バックオフィスの体制整備が事業の成長に追いつかないケースが多いと思います。そういった企業にとって、freee支出管理 受取請求書アシストは、効率的な経理体制を構築するための最適なパートナーになると確信しています。
――会計事務所の立場からはいかがでしょうか？
松下： 確かに会計システムや人事労務システムの導入は増えていますが、請求書管理システムはまだまだこ れからという印象です。ただ、このサービスを実際に使ってみて、今後急速に普及していく可能性を強く感じています。
特に単独でバックオフィス業務を担当している方や、人材の定着に課題を抱える企業には非常に有効なサービスです。また、ドリコス社ではそういうことはありませんでしたが、例えば、過去に不適切な処理があった企業にとっても、属人化を防ぎ、安定した業務運営を実現する仕組みとして効果的です。
大久保： 一人でも多くの方に知っていただき、経理業務の効率化を実現してほしいですね。経理業務で悩みを抱えている方には、自信を持っておすすめできるサービスです。
――最後に、導入を検討されている方へのメッセージをいただけますか？
大久保： 私たちは実際の利用者として、このサービスの価値を実感しています。特にfreee会計のユーザーの方々には、ぜひ一度検討していただければと思います。バックオフィス業務の効率化、正確性の向上、そして心理的負担の軽減など、様々な面でビジネスに貢献してくれるはずです。今後このサービスがより多くの企業で活用され、さらに進化していくことを期待しています。