デジタルアプリケーションの提供・企業のIT最適化・プロフェッショナル人材の提供を行い、これらを有機的に結びつけることで顧客のデジタル変革・推進をサポートする株式会社DNソリューションズ。
コロナ禍で急速にリモートワークが推進されたことを受けて、freee会計・freee人事労務が導入されました。今では全国各地に従業員が在籍されております。freeeをどのように活用しているのか、代表取締役社長・中西 浩一さんにお話を伺いました。
課題
・リアルタイムで会計情報を可視化するため、クラウドサービスへの移行が必要となった。
・有給や残業申請はメール、勤怠はExcelで管理していたがワークフローが可視化されておらず、内部統制の強化の必要性を感じていた。
導入の決め手
・経費精算と会計が一体になっており、連携の手間も省けること
・さらに勤怠と給与計算も連携され、クラウドの特性上在宅での業務でもセキュリティが担保できること
導入後の効果
・有給や特別有給休暇の申請のワーク フローも可視化され、取得を事前に促すことも可能に。
・従業員に対して、質の高いバックオフィス業務を行うことが可能になった。
費用対効果とサポート体制、セキュリティ担保が導入の決め手に
――freee導入前の課題や、freee導入のきっかけを教えてください。
中西さん（以下、中西）： freee導入前は、会計と人事労務で異なるシステムを使用していました。会計はオンプレミス型の会計ソフトを使用しており、人事労務については親会社が利用している基幹システムを使用していました。ですが、日常的な業務である経費精算や勤怠管理、有給休暇の管理などは、紙の申請とExcelを併用する形で運用していました。特に休暇申請や残業申請は全てメールでのやり取りだったため、承認状況の把握が難しく、また従業員一人一人の有給休暇の取得状況や残日数の管理にも苦労していました。
システム面での大きな課題は、東京にある弊社と名古屋にある親会社の名古屋との情報共有にありました。弊社の会計データを確認する必要がある場合、親会社のバックオフィス担当者にレポート出力を依頼し、データを送ってもらう必要がありました。このため、リアルタイムでの会計情報の確認ができず、意思決定のスピードに影響を与えることもありました。また、給与計算に必 要な勤怠データについても、毎月親会社のバックオフィス担当者とメールでやり取りする必要があり、特にコロナ禍で在宅勤務が標準となってからは、データのセキュリティ面での不安が増大していました。
勤怠管理においても深刻な課題を抱えていました。Excelでの管理だったため、従業員全員の勤怠状況や残業時間の正確な把握が困難でした。月末の勤怠締め後、全従業員の勤怠データを確認・集計する作業には約5営業日を要し、担当者の大きな負担となっていました。
また、人事労務システムについては、非常に多くの機能を備えた高機能なシステムでしたが、その分コストも高額でした。しかし、実際の業務では搭載されている機能の一部しか使用しておらず、コストパフォーマンスの面で課題がありました。
このように、業務効率の改善、情報セキュリティの強化、コスト適正化という複数の課題を同時に解決する必要に迫られていました。
――他のサービスではなく、freeeを選択した決め手は何でしたか？
中西： 中小企業向けのクラウドサービスに絞って5〜6社は資料請求をして、最終的にオンラインで説明を受けるまで絞ったのはfreeeを含めて3社でした。決め手として大きかったのは、費用対効果とIT導入補助金へのサポートの手厚さです。IT導入補助金はコロナ禍で初めて出来た補助金で手続きに慣れていなかったので、それをfreeeさんがサポートしてくれるというのは心強かったですね。またグループ会社でfreee会計を先んじて導入していた会社があり、リアルな生の声を聞けたのも決め手に繋がりました。
また、導入前にはトライアルもさせていただき、実際の操作感や機能を使って使用感を確認することができました。実際のトライアル期間では、自動仕訳やAPI連携などを重点的に確認しました。どの機能が使えれば業務がどのように効率化できるのか、誰が使っても同様に使いこなせると感じましたので、導入を決定しました。
勤怠状況をリアルタイムで把握できるため、締め作業工数は約4割削減に
――freee会計とfreee人事労務を導入してみて、バックオフィスの変化はありますか？
中西： freee会計に関しては、freee会計の中に経費精算の機能もあるので便利だと感じました。以前メールでやり取りしていた経費精算の申請・承認も、ワークフローでどういう申請・承認がされているのか可視化できるようになりました。また、領収書の登録においても、PDFデータをアップロードすれば自動でインボイスの登録番号が解析され、登録できています。特に弊社の経理担当は一人でなので、freee会計のおかげでとても楽になっていると思います。
freee人事労務は、勤怠の集計が楽になりましたね。以前のように勤怠をExcel管理をしていると、記入漏れや間違いなど1つ1つ確認しなければなりませんでした。freee人事労務導入後は、勤怠モニター機能により週次で勤怠情報の入力進捗が可視化され、アラートが管理者にも上がるようになりました。そのため、修正が必要な従業員や入力が漏れている従業員には勤怠を締める前に連絡を入れること ができます。そのおかげで締め日後の作業が減り、2営業日ほどで作業が終わるようになりました。
また、freee会計とfreee人事労務を連携することで、勤怠や経費精算が自動で連動され、給与計算を行えるのが便利です。セキュリティの面でも、自動で連携されるので以前のように別のシステムからダウンロードして、またアップロードすることがなくなったので在宅でもセキュリティを担保しながら業務することができるようになりました。
濱松さん： バックオフィスだけでなく、社内全体でリモートワークが進み、地方在住の従業員も採用するようになりました。名古屋だけでなく、札幌・東京・福岡など全国で従業員を採用しています。勤怠管理から会計業務までfreeeで完結でき、オンライン上での申請・承認が出来るため、全国に従業員がいても問題なく会計・人事業務が実現できています。バックオフィスの業務をするために、出社しないといけないことがなくなったことも大きな効果だと思います。
――その他に導入効果を実感していることはありますか。
中西： 全体的にバックオフィス業務の質が上がったと感じています。例えば有給の取得が進んでいない従業員に対して取得を促したり、結婚休暇やアニバーサリー休暇などの特別有給休暇の申請の記録を蓄積したり、残業状況や欠勤状況を見て早めに従業員に声がけをしたりすることもできます。これらを従業員に本人と上司のメールのやり取りではなくバックオフィスでも状況を可視化できることは、内部統制の強化にも繋がっただけでなく、従業員に対して細かい支援や健康管理に繋がっていると感じています。
――ほかにもfreeeを使っていて良いなと思う点があれば教えてください。
中西： 領収書の読み取り精度が上がっていますよね。freeeはシステムのアップデートが頻繁にあり、新機能の実装や機能改善をスピーディーに実現しているのは、IT企業としても凄いなと思っています。エンドユーザー目線で機能開発を続けているのがfreeeの好きな点です。また、販売管理はfreeeとAPI連携出来るシステムを選んで導入しています。予実管理と実績予測を細かく行いたいため、それに特化したシステムを利用しているのですが、freeeとAPI連携することで二重入力を防げるので、API連携できるシステムが多いのも嬉しいポイントです。
単純な仕訳業務だけでなく「深い管理会計」を実現する
――これからfreeeの導入を検討する企業に何かアドバイスはございますか。
中西： 電子帳簿保存法に対応しやすいかどうか、キャッシュフローの管理を改善できるか、他システムとのAPI連携がしやすいかどうかを確認すると良いと思います。人事や会計の情報を細かく管理している企業は、過去のデータの完全移行は難しいかもしれません。これはfreeeだけでなく他のシステムにも言える ことだと思いますが、データを完全移行するよりも、今後バックオフィスの業務効率化やデータの可視化に繋がるかどうかの視点で選ぶと良いと思います。
――バックオフィス業務の今後の展望について教えてください。
中西： freeeの導入により、バックオフィスは単純な仕訳の業務だけじゃなく、管理会計の業務に時間を割けるようになりました。これからもfreeeを活用することで業務の短縮化をしていき、実績管理から数値予測を行うなど、より販売管理に近く深い管理会計を実現していきたいです。
掲載日 2025年1月31日
Company Profile
株式会社DNソリューションズ様
従業員数：30名
事業内容
企業のデジタルトランスフォーメーション、 デジタルアパレット（Digital Application-Pallet）事業