奈良県橿原市に本社を構える株式会社タカギは、インナーウェアの企画・開発・生産・販売を手掛ける企業です。国内外の主要アパレル企業と取引を行いながら、SDGsの考え方に基づくブランド「ayame」等の自社ブランドの展開や月経教育支援といったCSR 活動にも注力しています。
経理を担当する管理部マネージャーの草間 美帆氏と、経理の実務を担う坂田 莉江氏は、ある大きな悩みを抱えていました。
毎月の業務の約2割を占める従業員からの領収書の回収の手間と、従業員に配布した法人カードの用途の不透明性です。
そんな中、利用していたカードの利用可能枠の不足をきっかけに『freeeカード Unlimited』を導入。その結果、領収書回収の効率化や法人カード利用の透明性の向上といった経理業務の課題まで解決できたそうです。どのように『freeeカード Unlimited』を活用したのか？その詳細に迫ります。
導入事業社
課題
・領収書の未提出や紛失が相次ぎ、提出の催促や紛失時の対応に追われていた
・上長や経理の承認なしでカードが利用できてしまい、利用用途の透明性が低かった
効果
・領収書の回収機能により未提出や紛失が減少し、社内への確認作業が軽減
・オンラインで領収書を回収できるようになり、リモート勤務で経費処理が可能に
・個別の利用可能枠を設定し、決済前に枠の増額を依頼するルールとなり、支出の妥当性が担保された
カードの利用可能枠不足と領収書の回収に追われる日々に限界を感じていた
――『freeeカード Unlimited』を導入したきっかけを教えてください。
草間さん（以下、草間）： 販路の拡大により広告費と出張費がかさみ、カードの利用可能枠がたびたび不足するようになったのがきっかけです。従業員から「カードの決済ができなかった」と問い合わせがあり、月の途中で利用可能枠の上限に達してしまったことを事後的に知ることもしばしばありました。慌ててカード会社に電話をかけ、利用可能枠の拡張を依頼したこともあります。
他社の法人カードをいくつか申し込みましたが、満足する利用可能枠を得られず、状況を打開できない日々が続きました。そんな中で『freeeカード Unlimited』はfreee会計のデータを活用した独自の与信審査を行っていると知り、これなら突破口になると思い申し込むことを決めました。
坂田さん（以下、坂田）： 加えて経理作業全般に目を向けると、経費精算時の領収書の回収と照合作業にも課題を抱えていました。領収書の提出方法が統一されておらず、メール・レターボックスへの投函・手渡しなど、複数の方法で提出されるため管理が大変でした。さらにカードの利用明細と領収書を照合し、提出状況や担当者を調べるのも非常に手間でしたね。この作業は全体の業務量の2割程度を占めており、残業の原因になっていました。
また、領収書の提出依頼でも気を揉むことが多かったです。頻繁に外出する従業員には、帰社したタイミングを狙って提出を依頼していました。その結果対面するたびに領収書に関するやり取りを行わざるを得ず、注意を促すようなコミュニケーションが続いてしまっていました。相手も「また領収書の話か…」と顔に出ていることもあり、依頼することも負担になっていました。
――領収書を提出してから経費申請まではどのようなフローだったのでしょうか？
坂田： 領収書が提出されたら管理部で内容を確認し仕訳を行っていました。
草間： 当時は管理職と出張頻度の高い従業員にカードを発行していましたが、カード利用の上長チェックがありませんでした。個別の利用可能枠も設定できておらず、経費の透明性が欠如していました。
『freeeカード Unlimited』で繋がる現場と経理。個人別カード発行で利用状況もクリアに
――審査モデルの他に導入の決め手になったものはありますか？
草間： 選んだ理由は2つあり ます。まず1つ目は「領収書の回収機能」です。『freeeカード Unlimited』は利用後すぐに領収書提出の依頼通知が届くので、領収書の紛失や提出忘れを防げると考えました。
2つ目は「経理側でカード単位で利用可能枠を簡単に設定できる点」です。管理職には30万円、それ以外の従業員には1万円と設定しています。利用可能枠を超えた決済をしたい時には、上長の承認後に経理に申し出てもらうルールにしました。これにより、法人カードを自由に使えてしまう状況や、紛失・不正利用時のリスクを予防することができました。利用可能枠の変更操作はWEBですぐにできるので非常に簡単です。
坂田： 領収書の回収が非常に大きな負担だったため、この機能があると知ったときは『ようやく負担から解放される』と感じ、とても嬉しく思いました。
草間： カードを変更する際、他の法人クレジットカードとも比較検討しました。しかし他社の担当者に「オンライン上で経費申請を完結できるものはありますか」と尋ねたところ、「それは難しいですね…」と回答されてしまいました。オンラインで完結できるのは、『freeeカード Unlimited』の強みだと思います。
バーチャルカード×freee会計で仕訳を自動化。経費申請フローを効率化
――『freeeカード Unlimited』導入後の活用方法について教えてください。
草間： 従業員の経費利用だけでなく、広告費やソフトウェア利用料の支払いでも活用しています。以前は担当部署の管理職名義で付与した カードで支払っていたのですが、『freeeカード Unlimited』はカードの発行が無料かつ枚数制限なく発行できるので、利用先ごとにバーチャルカードを15枚ほど発行しています。利用先ごとにカードを発行し仕訳の自動化機能と組み合わせることで、仕訳作業が効率化されました。
まだ実現はできていませんが、リアルカードの支出情報も踏まえて部署や用途ごとに年間予算を組めるようにしたいと考えています。年間予算を基に経費利用承認を行うフローが実現できれば、さらに透明性の高い経費管理が可能になると思います。
――課題とされていた、カード利用後の経費申請フローはどのようにされているのでしょうか？
草間：
カード利用時に上長にもメールが届くように設定しています。
カード単位の利用状況も上長がリアルタイムで把握できるため、カード利用の心理的ハードルが上がり、用途の妥当性が担保されるようになりました。
経理側でも利用状況をリアルタイムで把握できるようになったので、枠の不足などで慌てることがなくなりました。
坂田： 利用明細は提出された領収書と自動的に紐づくので、照合作業が不要となり仕訳作業も非常に楽になりました。
領収書の未提出が“ほぼ0”でストレスフリー、在宅ワークも可能に
――領収書の回収率はどの程度変わったのでしょうか？
坂田： 以前は毎月10件以上の領収書の未提出がありましたが、現在ではほとんどなくなりました。提出忘れがあってもリマインドボタンをクリックするだけで提出依頼が完了するので、非常に業務がしやすくなりました。
毎月中旬までに仕訳作業を終わらせなければならないのですが、以前は前月末には領収書の回収を始めなければならず非常に憂鬱でした。現在は機能を活用することで、領収書の回収と仕訳にかかる作業負担が約半分にまで減少しています。
当月頭に取り掛かっても短時間で完了するようになったので、気持ちに余裕を持って進められます。
――『freeeカード Unlimited』導入後、従業員の方の反応はいかがでしたか？
坂田： カードを利用した後に領収書を撮影し、提出が完了した後は領収書を廃棄できるようになった点が喜ばれています。長期出張時は荷物も多く、財布に溜まっていく領収書も大きなストレスだった方もいました。各自が自由なタイミングで経費申請ができるようになり、領収書の紛失防止にもなっています。
草間： カードの利用者も領収書の提出状況をリアルタイムで確認できるようになり、コミュニケーションの負担も軽減されています。以前は提出したと言われた領収書が見つからず、再度探すよう伝える場面がありました。今ではそのような状況はほとんどなくなりましたね。
――経費処理がオンライン上で完結できるようになったことで、働き方の変化などはありましたでしょうか？
草間： 経理部門も在宅 ワークが可能になりました。以前は領収書を回収するためだけに出社しなければならないこともありましたが、現在は週に4日程度の在宅勤務でも対応可能な状況になりました。
坂田： 私はもうすぐ産休に入るのですが、子育てしながらでも働きやすい環境になり安心しています。
他には代えがたい快適さ、仕入れの対応にも期待
――導入を検討している企業に『freeeカード Unlimited』をおすすめするとしたら、どんな点を強調しますか？
坂田： 経費申請や仕訳業務がオンラインで完結できる点が特におすすめです。特に弊社のように外出先での利用が多い企業には最適です。領収書提出がオンラインで完結できることで、作業負担が大幅に削減されました。『freeeカード Unlimited』導入以前の管理方法には戻れないほど快適だと感じています。
草間： 私にとって『freeeカード Unlimited』は替えのきかない存在です。バーチャルカードで仕訳作業も自動化でき、支払い先が多い企業にもおすすめです。弊社は製造業なので、利用可能枠が増えたら仕入れでも活用していきたいと考えています。