2020年5月に設立以降、顧客先に常駐するエンジニアを多数抱える企業として急成長を遂げているカーズ株式会社。2022年から新卒採用も開始されましたが、、freee導入前のバックオフィス業務の担当者は1人だったため、業務がひっ迫していきました。
設立当初からfreee会計をお使いいただき、その後2020年8 月からfreee人事労務・freee勤怠管理Plusを導入しました。現在では、freee請求書・freee販売もご利用いただいております。
今回は、freee導入時にバックオフィスを担当しており、現在は営業担当の本橋さん、労務実務担当の石川さんにお話を伺いました。
課題
・また導入前はバックオフィスを専任で担当する従業員が1名だったため、限られた業務時間であらゆる業務をこなす必要があり、業務効率化も必要だった。
導入の決め手
・またfreee勤怠管理Plusはワークフロー機能や休暇管理機能が魅力的な点。
導入後の効果
・ワークフロー機能を利用す ることで、各チームのマネージャーが承認・勤怠管理を行うことができ、管理体制として強化できた上、バックオフィス業務としても工数削減に繋がった。
社員の急拡大により勤怠管理・給与計算が煩雑化
――freee導入の経緯を教えてください。
本橋さん（以下、本橋）： 当社はゲーム開発を行うStudio51株式会社のグループ会社として、2020年5月に設立されたSIer企業です。会社設立時に税理士からの勧めがあり、freee会計を導入しました。
勤怠に関しては、設立当初から親会社が使用していた別のシステムを使用していました。しかし、私が入社した2020年8月頃に一気に約20名の新入社員を迎えることになり、バックオフィス業務の煩雑化が予想されました。そこで、業務の効率化を図るため、既に利用していたfreee会計との連携を考慮し、勤怠管理を含む人事労務関連の業務を一元化することにし、freee人事労務とfreee勤怠管理Plusを新たに導入しました。
今では、案件の請求書を発行する目的でfreee販売やfreee請求書も導入しています。
――freee勤怠管理Plus導入前、バックオフィスの課題はありましたか。
本橋： SIer企業という業態上、従業員は顧客のオフィスに出勤し、顧客先で打刻をします。そのため勤怠状況の実 態が見えないまま勤怠管理を行わなければならず、打刻漏れや顧客先との勤務時間の相違があれば、実際はどうだったのか1人ずつSlackで確認する必要がありました。
また、有給休暇の管理については、別途Excelを使用していました。従業員の入社時期に合わせて個別に有給休暇を付与する必要があったため、管理が複雑でした。さらに、従業員数が100名に達するまでの間、バックオフィス業務を1人で担当していたこともあり、作業負担が大きくなっていました。その結果、有給休暇の付与漏れなどのミスが発生することもあり、業務上の大きな負担となっていました。
これらの状況もあり、バックオフィスの業務をいかに効率化させられるかが課題となっていました。
一元管理のメリットとIT導入補助金の活用を上申
――従業員数が増えていくにあたってのコスト課題は、SaaSにおける1つの課題だと思います。経営層を納得させるため、どのようにお話しされましたか。
本橋： やはり1つのシステムに統一し、一元管理する方がバックオフィスの業務としては効率化されますし、データを連携することで転記ミスなども減らせます。以前使っていた勤怠管理のソフトでは、別の業務のシステムに移行するときに再度ログインが必要になったり、操作性が難しかったりしていました。freeeでシステムを統一することで、業務やデータの連携が分断されないといったメリットは社長も理解してくれていましたので、あとはIT導入補助金の利用など、コストをなるべく削減できるよ うな取り組みと合わせて提案をしました。
――特にfreee勤怠管理Plusに期待していたことはありますか。
本橋： 休暇や残業、スケジュール変更などの申請をfreee勤怠管理Plus内で行えるワークフロー機能です。前述の通り、SIerの企業ですので、ワークフロー機能を使用することで打刻間違いのチェックや勤怠の集計が効率化でき、正確に管理できると期待していました。また休暇管理機能で自動で有給付与数の算出と付与、実績の管理ができるため、別シートでの管理も不要になると考えました。
ボタン1つで経費を給与に反映完了
――freee導入後の変化、現在のバックオフィスの状況はいかがでしょうか？
本橋： 勤怠の管理や集計・ワークフローなどを、システムを使って一元管理できている点は、非常に便利さを感じています。
たとえば、freee会計の経費精算でも、当社では顧客先に常駐で作業する従業員は定期券がありますが、リモートと出勤の両方がある従業員は、交通費の実費精算を行っています。それも導入以前はExcelで手入力してもらい、1人ずつチェックしていたのですが、freee会計ではオンライン上で入力から申請まででき、ボタン1つでfreee人事労務とも連携が出来ます。さらにバックオフィス側は誰が申請できていないか簡単に確認することができるので、業務効率化につながっていると実感しています。
さらに、勤怠のワークフロー機能を利用することで各チームのマネージャーが承認・勤怠管理 を行うことができ、管理体制として強化できた上、最終的な確認業務についても労務担当者1人に負荷がかかることもなくなりつつあります。導入前に期待していた有給管理も自動で付与数が算出されるため、付与漏れを防げて助かっています。
私自身も今はバックオフィス担当を離れ、営業部で活躍することができ、労務担当は1人に任せることができるようになりました。まだまだ課題はありますが、freeeを使うことで改善されつつあります。
親会社を含めたグループ会社をfreeeで統一。管理の標準化を目指す
――バックオフィス業務の今後の展望について教えてください。
石川： 親会社のStudio51株式会社と、当社を含めたグループ会社4社は現在、上場を目指しています。当社はfreeeを活用して会計・勤怠管理・人事労務を一元管理できているので、上場に向けた環境は整っており、グループ会社の体制を整えていくところです。
また、今後はバックオフィス業務自体も親会社に集約させていく予定なので、グループ全体でバックオフィス業務のシステムはfreeeに統一させていき、管理の標準化、精度の高い業務実現を目指していきたいと思います。
掲載日：2024年12月20日
取材先：カーズ株式会社様
事業内容：システムインテグレーション事業／ITインフラ(クラウド)ソリューション事業／AIソリューション事業／ソリューション事業（ゲーム・アニメ制作）
従業員数：190名
企業サイト：https://www.caads.co.jp/