サイバーセキュリティ事業、トータルITソリューション事業、自治体・公共ITソリューション事業の３事業を軸に成長を続ける、株式会社アクト様。
今回は同社の人事労務管理における課題と、freee人事労務アウトソース導入による改善について代表取締役 CEOの小林智彦さま、人事労務責任者の山縣泰彦さまにお話を伺いました。
厳選した人材を採用し、より付加価値の高い領域に
――まず御社の事業についてお伺いしたいと思います。セキュリティ分野で、社会の課題にマッチした形で成長されているかと思いますが、ここまでの成長の背景についてお聞かせください。
小林様（以下、小林）： セキュリティ事業は比較的新しく、2-3年前に立ち上げて伸びてきており、事業単体での黒字化が見えてきた段階です。
元々の事業は二つあります。自治体向けビジネスと民間向けのインフラ事業です。自治体向けでは選挙システムや給付金システムなどがあり、たとえば所得者向け給付金の申請システムなども手がけています。この事業が非常に堅調で、そこからの収益をセキュリティ分野に投資してきました。
おかげさまで、数字自体は良好です。ただ、私自身は社員により付加価値の高い業務に従事してもらいたいと考えています。やみくもに人員を増やすのではなく、厳選した人材を採用し、より付加価値の高い領域にシフトしてもらうという方針です。社内についてもコア業務以外にはアウトソースやシステム開発に投資を行い、人的リソースに依存しない形で外部のパートナー企業に動いていただくようにしています。
※ACTさまWEBよりスクリーンショット
広報活動においても、新しい見せ方を心がけてる
――御社は、広報活動も活発に展開されていますね。様々な取り組みをされていると思いますが、どういった方針で進められているのでしょうか。
小林： 他社の真似をすることは避け、新しい挑戦や見せ方、プロモーションを心がけています。例えば、2022年11月には漫画「島耕作」のキャラクターを社外取締役に迎えるという取り組みを行いました。こちらは、講談社様でも初めての試みだったそうです（参照）。
今年10月には元AKB48の武藤十夢さんにご協力いただき、セキュリティ資格取得にチャレンジしていただくなど大きめのプロモーションを展開中です（参照）。またテレビCMだけでなく、動画コンテンツなども積極的に活用しています。これは採用面でも、お客様へのブランド認知向上の面でも効果があると考えています。
ただし、大手企業のように広告費に何十億も投じられる資本はありません。限られた資源の中で、尖った形での展開を心がけています。うまくいくものもあればそうでないものもありますが、社内のマーケティングチームと共に取り組んでいます。
バックオフィスにも事業戦略に関わってもらいたい
――社員の帰属意識を高めることについて、バックオフィスの役割としてどのようなことを期待されていますか？
小林： 帰属意識という点では、仕事の面白さや成長実感が重要だと考えています。単純な定型業務を日々こなすだけでは、メンタル面でもあまり健全ではありません。そのためノンコア業務はアウトソーシングし、社員には経営企画的な業務やファイナンス関連の業務に携わってもらいたいと考えています。
バックオフィス担当者にも事業戦略に関わってもらうことで、より仕事を面白いと感じ、成長実感も得られやすいと思います。また、スキルアップによって市場価値も上がり、給与面での還元もしやすくなります。採用面談でも、この方針は好印象を得ているように思います。
現在、人事労務系とバックオフィスが一体となって運営していますが、今後はファイナンス寄りの業務にも注力してほしいと考えています。当社はキャッシュフローも比較的潤沢にあるので、資金運用や設備投資、新規事業への投資などの戦略立案、事業単位での成長分析、IR資料の作成など、より戦略的な経営判断の材料を出せるような業務に取り組んでほしいと思っていま す。
また、社内広報も重要な施策の一つとして位置付けています。社員の満足度向上のため社内ケータリングでのランチ提供など、コミュニケーション活性化の取り組みも行っています。
当社は基本的に出社を前提としており、テレワークとは異なる出社ならではの価値や楽しさを感じられる環境づくりを心がけています。そういった工夫を重ねながら、社員のエンゲージメント向上に取り組んでいきたいと考えています。
年末調整が、昨年の約2倍のペースで進行できた
――ここからは、人事労務責任者の山縣様にもお話をお伺いしていきます。freee人事労務アウトソースの導入前に、人事労務においてどのような課題があったのかをお聞かせください。
山縣様（以下、山縣）： freee人事労務アウトソースの導入前は、freeeの人事労務システムを使用していました。最も大きな課題は、人事労務系の業務経験者でないと処理が難しいという点でした。どの会社でも必ず行う業務については、人事労務系の経験がなくても対応できる体制を整えたいと考えていました。
freeeの人事労務システムは、私がアクトに来た3年前に初めて使用しました。私自身は45年間人事労務系の仕事に携わった経験があるため処理はできました。
しかし、今後社員が100名規模に向かう一方、人事系の経験者を複数確保することはなかなか難しい状況があります。社員100名に対し人事労務経験者が1人だけという状態は、組織にとってリスクです。それを排除したいと考えていました。
――freee人事労務アウトソースを知ったきっかけを教えていただけますでしょうか？
山縣： 人事労務システムで勤怠処理を完全に自動化するのは難しい状況があり、freeeさんに相談をしていました。その会話の中で、たまたまfreee人事労務アウトソースのお話をいただき検討を進めました。
freeeボードの管理画面（デモ版）
小林 会社の方針として「アウトソーシングを活用し、属人化のリスクを無くす」というものがあります。実は他社のサービスも検討しましたが、すでにfreeeさんを利用していたこともあり、サービスを検討しようという流れになりました。
――導入の決め手はどのような点だったのでしょうか？
山縣： 年末調整や社会保険の算定など、どの会社でも必ず行うイベント的な業務について、freeeが主導的に進めてくれる点が大きかったですね。他社にまるごと依頼する場合、システムの仕様を理解して運用する必要がありますが、freeeの場合はそのようなリスクが非常に少なかったことも決め手となりました。
――取材日時点（2024年11月末）では主に年末調整の業務を進められていると思います。業務効率の面で、具体的な改善は感じられていますでしょうか？
山縣： 導入した当初は、「自分たちでやった方がいいのでは？」という不安もありました。しかし今回、年末調整という大きなイベントでも綿密に対応してくれています。タイムリーに経験のない人でもわかるような表現で指示が出てくるため、今は安心して任せられる状態です。
実際、昨年と比べても年末調整の処理が早いペースで進んでいます。11月18日が締め切りでしたが、現時点で1名の確認作業を残すのみです。保険証明書などの数字確認作業も全て添付ファイルで確認できるため、効率的ですね。昨年は約1週間かかっていた作業が、今年は半分以下の時間で済んでいます。
人事労務がデータベース化され、扱いやすくなった
――freee人事労務アウトソースを導入してから、特に楽になった業務はありますか？
山縣： 導入から3ヶ月経ちましたが、データの入力が非常にしやすくなりました。freeeボード（※）の入力用フォーマットを使用することで、一括入力や修正が不要になりましたね。
freeeボード：freee人事労務アウトソースのサービスで用いるクラウドシステム。手続き の申請依頼や相談がオンライン上で行えます。
入社時の各種情報入力、賞与関連、組織変更時の部門変更、事業セグメントの区分けなど、そういったデータの変更作業が非常に楽になりました。イレギュラーに発生する作業も、考える必要なく定型的な作業として処理できるようになったと思います。
――システムとアウトソースが両方組み合わさっている、freee人事労務アウトソースならではの良さはどのあたりにあると思われますか？
山縣： 人事労務の機能がデータベース化され、情報が捉えやすくなりました。freeeボードを通じて情報の入出力ができ、データはクラウド上からいつでも確認できるため、管理がしやすくなりました。
――従業員からの声で、何か気になる点などありますか？
山縣： それでいうとfreeeボードが「使いづらい」「分かりにくい」といった意見はほとんど聞こえてきません。当社は紙での手続きを嫌う社風なので、その点でも合っているのかもしれませんね。
実際、住所変更や扶養家族の変更などについて、以前は口頭やチャットで申請があったのですが、今は社員が自分で操作できるようになり、そういった依頼は減りました。社労士さんへの定期的な書類提出も、承認だけで済むようになり、大きく業務が軽減されました。
――ありがとうございます。freee人事労務アウトソースは、どのような企業様におすすめだと思いますか？
小林： freeeの人事労 務を導入している企業は、freee人事労務アウトソースを活用した方がよいと思います。人事労務の経験者の退職リスクや、急な退職時の後任確保の難しさを考えると、この少子化時代においてリスクとリターンのバランスが取れているサービスだと考えています。
山縣： freeeは当初、SOHO・小規模企業向けのパッケージとしてスタートしましたが、徐々に機能が追加され、現在は規模の大きな企業まで対応できるレベルになってきています。この部分をさらに充実させることで、より幅広いクライアントに対応できるようになるでしょう。また、企業の成長に合わせてパッケージも進化していくため、長期的な使用が可能だと思います。
――お忙しい中、様々なお話をいただきありがとうございました。今後のサービス発展に生かさせていただければ幸いです。
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