2016年にリリースされた音声プラットフォーム「Voicy」は、2023年末時点で会員登録者数200万人を超えるサービスに急成長しています。
日々拡大していく事業規模に伴い、バックオフィスの業務も増加。2019年にfreee 会計、2021年にfreee カード、 2022年にはSalesforceと連携が可能なfreee for Salesforceを導入し、業務の効率化に取り組んでいます。
株式会社Voicyコーポレートチームの平野冴実さんに、freee導入のきっかけや複数のfreee製品をどのように活用しているのかなど話を伺いました。
社内申請はまるっとfreeeで 社員から「使いやすい」と好評
――御社の事業概要について教えてください。
平野冴実さん（以下、平野） ： 「音声×テクノロジーでワクワクする社会をつくる」をミッションに掲げ、音声プラットフォーム「Voicy」の開発と運用を行っています。
パーソナリティによる音声コンテンツや最新のニュース、小説やコミックのボイスドラマやオーディオブックなどを配信中で、2023年10月には『Voicy FES ’23』を開催し、1万2900人の有料参加者が集まりました。
会員登録者数は200万人を超え、さらなる事業拡大に向けて取り組んでいます。
――freee会計とfreee for Salesforce、freeeカードを導入していますが、それぞれどのように活用していますか？
平野： 経費精算や交通費など社内申請のほとんどをfreee会計で行っています。社内では「お金に関する作業はfreeeで行う」という認知が広がっていますね。
freee for Salesforceは、もともとSalesforceを使っていたことをきっかけに、2022年から導入しています。
freeeカードは、2021年から主に海外のサービスを使用する際の決済用に利用しています。機能面を考慮しながら、freeeカード Unlimitedへのグレードアップを検討しているところです。
――freee製品を使っているなかで、どのような点にメリットを感じましたか。
平野： ワークフローも含めて一番使いやすいと感じた のがfreeeでした。freee会計とfreee for Salesforceの相性も良く、追加で導入した時もスムーズに進めることができました。バックオフィス周りの環境変化が激しいなか、臨機応変に対応できることもfreeeを導入するメリットです。
また、チャットサポートもよく利用しています。サポート後にチャットの履歴がメールで届くのが便利ですね。そのため、何かわからないことがあったら、まず自分のメールボックスから検索しています。自分だけのQ＆Aやノウハウがメールボックスに蓄積されていくので助かっていますよ。
――freee会計を使っている社員の方からはどんな声がありますか？
平野： 操作が簡潔で、使いやすいと好評です。先日も、スマホから交通費の申請をしていたメンバーから「自分の交通費が自動生成されている！」と喜びの報告がありました。
交通費はこれまで、出社日数ごとに情報をコピー＆ペーストして、PC上から提出してもらっていたのですが、スマホ版では出社日を選択すると、電車代を自動計算してくれると盛り上がったんですよ。
「freee for Salesforce」でSalesforceとの連携もスムーズに完了
――freee for Salesforceの使い勝手はいかがですか？
平野： 導入から運営まで難しい部分はなく、スムーズな連携ができました。主な使い方としては、毎月90件近くある請求書の発行と取引登録との連携です。
今まで目視で「請求書に間違いがないか？」と確認しながら作成していましたが、Salesforceとfreeeを連携することで、請求書の作成や取引登録を自動で対応してくれるので、工数が大きく削減できました。
――2023年10月からはインボイス制度も始まりました。請求書の発行において困ったことなどはありませんでしたか？
平野： インボイスに関しては困ったことは一つもなかったですね。インボイス対応の新帳簿フォーマットがfreee上であらかじめ準備されていたので、やったこととしては登録番号を管理画面から登録するくらいだったと思います。
複数のfreee製品を使うことで業務の効率化が進み、“考える時間”が生まれた
――複数のfreee製品を活用されています。複数使うことでのメリットはどんな部分で感じますか？
平野： 請求書の発行とその後の会計処理が自動で紐づくので、作業時間が削減されてコーポレートチームとして“考える時間”が増えたのが一番のメリットです。時間ができたことで、予算管理やバックオフィスの効率化に向けて動き出せるようになったのが大きいですね。
今までは、作業に大半の時間が取られていましたが、どうしたら効率的になるか、どんな組み合わせをするともっと使いやすくなるかなど、情報収集できるようにもなりました。
――効率化のための情報はどのように集めていますか？
平野： Salesforce側には管理者が投稿できる掲示板があります。そこで疑問・質問を解決できるところがあるんです。ただ、freee for Salesforceに関しては、情報がまだまだ少ないので、ひたすら試して自己流で答えを導いている状況です。
そのほか、freeeさんが主催する説明会に参加したり、メルマガや公式X（旧Twitter）から情報をいただいたりしています。今後、freee for Salesforceを使っている人たち同士での交流ができる場があると、うれしいですね。
業務の効率化はシステムに頼るのが一番！ 迷っているならお試しを
――コーポレートチームの今後の展望をお聞かせください。
平野： 事業が急速に発展したことに伴い、社員数がこの1年間で倍増して60人ほどになりました。現在、コーポレートチームは7人体制で、そのうち3人が人事担当、残り4人がファイナンスを担当しています。業務量も増えており、今がまさに過渡期で、変化に対応できる体制つくりが課題です。
バックオフィスはコストセンターと考えられがちですが、実は事業を加速させるのに必要なリソースです。今後は、IPOの準備のため、社内環境を整えたり、社員が快適に業務が行えるよう支えたりするなど、経営資源を見える化させ、活用できることを目指しています。
業務効率化のため、システムにお任せできるところは任せて、チェック体制を整え、メンバーの作業時間を減らせるようにしていきたいですね。
例えば、請求書のダブルチェックはどれだけツールが発達しても逃れられません。オンライン上で内容の確認はできますが、最終的に人間のチェックが必須になります。件数や関わる人が増えた場合、どのように対応していくのがベストなのか考え続けていきたいです。
――これからfreee製品を導入しようと考えている方にメッセージをお願いします。
平野： クラウドシステムは、難しそうというイメージを抱えている方が多いと思います。「結局、人力でやったほうが早いでしょ？」と思う方もいるでしょう。
しかし、実際に使ってみると驚くほど効率化されます！ 今までのあの時間はなんだったの？ と思うはず（笑）。
システムを活用することで、自分の時間ができ、空いた時間をメンバーのために使えるようになると、仕事へのモチベーションも高まります。システムに頼れるところは頼りましょう。迷っている方がいたら、まずはお試ししてみてもらいたいですね。
（執筆：つるたちかこ 撮影：小野奈那子 編集：ノオト）