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人材不足が懸念される中、電子帳簿保存法改正への対応含めバックオフィスの業務効率化を実現し適切に人的リソースを配分することを目的にfreee会計の導入を決定しました。
導入の経緯や解決できたことについて、バックオフィスの小林さんにお話を伺いました。
課題
導入の決め手
導入後の効果
freee導入前は総務部に必要以上に業務が集中
――freee導入前の貴社のバックオフィスはどのような状況でしたか？
小林さん（以下、小林）： 当社は総務部に所属する合計4名でバックオフィス業務を実施しています。経理業務以外にも様々な業務があるため、１人あたりの担当業務の幅が広く、複数業務を担当しております。その中でも、私の担当は採用、労務管理、受発注、会計の買掛計上が主な業務になります。
元々、業務効率化に取り組もうという意識はありましたが、総務部に業務が集中している背景から業務の適正な配分も課題の１つとして認識していました。従来は、インストール版の会計ソフト（PCA会計）を使っていたこともあり、特定のPCでしか操作できず他事業部に請求書周りなどの業務を任せることができないでいました。
――freeeを検討し始めたきっかけはなんでしょうか？
小林： 業務効率化は念頭にありましたが、きっかけはインボイス制度への対応と電子帳簿保存法への対応です。2023年の頭に法改正の話を耳にしましたが、具体的にいつまでに何を行えば良いのかあまりイメージが湧いていませんでした。特に私は採用業務を主としており、これまで経理経験があまりなく、日常業務と法改正の対応がうまく結びつきませんでした。
実際に法改正と対応の話は聞いてみるものの、要件自体が複雑でどこまで行えば電子帳簿保存法に対応できるのかなかなか判断がつきませんでした。例えば、書類の名前を都度変更して保存することも検討しましたが、法対応できている自信がなかなか持てませんでした。
また、受取する書類が月間200件以上、弊社からの発行書類が50件ほどあったため、受領・発行の両方の観点で法改正に対応できるシステムを検討するのが最適であると考え、複数の会社に資料請求を行ったのが検討の始まりです。
操作性の良さと手厚い導入支援で、限られた時間の中でもすぐに運用開始！
――システムを導入するにあたり、どのように進めていきましたか？
小林： インボイス制度が2023年10月、電子帳簿保存法が2024年1月からということで、検討する期間に余裕はない状況でした。当初は複数のサービスを分散して導入することも考えましたが、限られた時間の中で複数のサービスを検討することは困難です。
特に、今回は法改正対応を目的としていたため、確実に間に合わせる必要がありました。そこで、理想としては複数の法改正対応や業務効率化の全てを１つで実現してくれるシステムを探していました。
資料請求等から、何社かお話を聞かせていただき、条件に合う会社さんを数社まで絞りました。最終的には操作性が一番よく、当社が理想とする「１つのシステムで全て対応可能」なfreeeに決めました。
――検討するにあたっては、操作性を重視されたのですね。
小林： 冒頭にお話しした通り、弊社の総務部では皆で幅広く業務をすることが多いので、新しく入ってきた従業員や他部署から移動してきた従業員でも説明するとすぐに使えるようになることや、より簡単に使えることが実現できれば良いと考えました。
さらに個社毎に専任担当がつく導入支援があるのも決め手の一つになりました。法改正前の段階で検討はしてたものの、システムを慎重に検討していたため決定自体はギリギリになってしまいました。
法改正対応に向けて、限られたスケジュールの中でなんとかしないといけないという思いや焦りがどうしてもありました。その中で、freeeは専任担当が顧客を支援する導入支援にかなり注力していることを知り期待が高まりました。
また、導入実績社数も多いため、きっと法改正対応に間に合うように支援していただけると考え、freeeにサービスを決定いたしました。
――freeeに決めてからの導入はスムーズに進みましたか？
小林： 正直、以前使っていた会計ソフトからの切り替えに少し戸惑いを見せる従業員はどうしてもいました。特にfreeeは幅広い業務に対応しているため、従来の業務フローを見直すきっかけにもなりましたが、既存の業務を見直す難しさもありました。
しかし、当初の期待通り導入支援担当が弊社に一番合う業務フローを一緒に考え、提案してくれました。また、オンラインで対人でレクチャーをしてくれるので疑問点や課題をすぐに解消することができたこともあり、運用開始することができました。
サポートは、チャットボットや電話サポートもありますが、他社でもfreeeの導入支援実績のある専任担当がサポートをしてくれることで細かいことを聞きやすかったです。特に運用のこ とで相談した時に「先を見越してこのようにしてみませんか？」というアイデアをくれたので、お願いしてよかったと思っています。
操作性の良さによる連携で、経理経験なしでもバックオフィス業務が可能に
――freee導入後の変化、現在のバックオフィスの状況はいかがでしょうか？
小林： 経理経験がほとんどない私でも簡単に操作できることから、請求書関連の業務に関しては徐々に他の部署にも業務を分散させながら手を離せるようになってきました。freeeはクラウドで繋がっているので、場所を問わず確認ができ、従業員同士の連携もしやすいです。当初の期待通り、わかりやすい操作感から他部署の従業員も慣れやすく、教えて対応できるところは積極的に他部署で対応してもらうようにしています。
実際、弊社の食材発注部門にはお付き合いのある食品業社さんへの請求書周りは完全に自分達で処理してもらえるようになり、総務部への業務集中は、解消されつつあります。
経理業務の効率化で、より現場のニーズに応える仕事を
――バックオフィスにおける業務効率化を実現した先に何を実現されたいですか？
小林： 嬉しいことにバックオフィス業務は減らすことができたので、これからは主に担当している採用業務に注力していきたいと思います。
どこの業界でも共通ですが、人手不足が慢性的な課題になっており、求人を出してもなかなか応募がこないで す。弊社でもそれは同様ですが、難しいのが、「こういう人を採用したい」だったり逆に「こんな人はうちと合わないかも」みたいな現場の要望もあるので要望を汲み取った上で採用に取り組む必要があると考えております。
freeeで業務効率化を実現できる部分は、まだ他にもあると思うので積極的に業務を改善しながら他の部署で対応できるものは任せていければと思います。業務を任せた先で、私自身は重要な課題となっている採用活動に取り組みながら、現場のニーズに応えていきたいと考えています。
――これからfreeeの導入を検討する企業に何かアドバイスはございますか。
小林： 私自身が経理経験があまりなかっただけでなく、部署内でも皆で幅広く業務を実施しているため限られた時間の中で取り組む必要がありました。また、特段システムやシステム検討に詳しい人も社内にはいない状態でした。
その中で、他のシステムからfreeeへの切り替えは、最初は慣れない部分もありましたが、操作感が馴染みやすいことに加え、導入支援担当者が一緒に導入の進め方から運用まで考えてくれるため、時間が限られていてもスムーズに導入することができて良かったと感じています。今後、検討する企業の方に少しでも参考になれば嬉しいと思います。
――バックオフィス業務の今後の展望はいかがでしょうか？
小林： 受取請求での業務効率化は進みましたが、経費精算は紙で処理している部分があったり、従来の業務が少し残っている部分が あります。そのため、タイミングを見てfreeeでの経費精算効率化にも取り組んでいければと考えています。
属人化された業務やアナログが残ってしまっている業務は、ミスの元になりかねません。また、採用以外にも取り組む必要がある業務は今後も引き続き発生すると考えられるので、積極的にバックオフィスの業務効率化を実現していきたいと考えています。