株式会社リガルジョイントは、1974年に創業された流体制御機器、継手・配管ユニットの製造会社です。半導体製造装置や医療機器などの冷却システムに欠かせない部品を提供しています。
今回は、同社の人事労務管理 における課題と、freee人事労務アウトソース導入による改善について、同社代表取締役・小田中奈穂美さま、管理・特別委員会統括ジェネラルマネージャー・下間穣さま、管理課総務・経理担当主任・少名子忠正さまにお話を伺いました。
半導体冷却の要を担う製造業
――まずは、御社についてご紹介いただけますでしょうか。
小田中さま（以下、小田中）: 株式会社リガルジョイントは、昭和49年（1974年）に父が創業した会社です。社名のリガルは流体（Ryutai）、気体（Gas）、配管（Line）の頭文字RGLに由来しています。創業以来、流体、ガス、配管に関わる独自の技術を活かし、数々のオリジナル製品の設計開発から製造販売まで総合的な事業展開をしております。
主な事業は、流体制御機器・継手類の開発・製造事業、配管ユニットなど受託製造事業、熱交換器の開発・製造事業、および環境機器事業製の4つの事業分野に分かれています。
主要顧客の一つは半導体製造装置メーカーで、装置内部の冷却システムに使われる部品を提供しています。例えば、スマートフォンやパソコン、テレビ、デジタル機器などの基幹部品に使われる半導体の製造装置の冷却水管理に、当社の流量計や継手が使用されています。半導体製造工程では製品 の歩留まりや生産性向上のため、冷却水の温度管理が非常に重要になります。その監視役を担うのが当社の製品群です。
――人のカラダに例えるなら、まさに血管のような重要な部分を担っておられるのですね。
小田中: 恐れ入ります。特に半導体の製造には極めて精密な温度管理が必要で、その管理を可能にする冷却システムに当社の製品が使われています。
属人化からの脱却、ペーパーレス化の推進に課題
――freee人事労務アウトソースを導入する前は、人事労務管理にどのような課題がありましたか？
下間さま（以下、下間）: 大きな課題の一つが、業務の属人化でした。以前は担当者2名で人事労務を含む総務・経理業務を行っていましたが、その2名がほぼ同時期に退職することになってしまいました。代わりとなる担当者が居らず、私も比較的最近入社したもので、十分な業務の引継ぎが出来なかった状況でした。
また、使用していたシステムが8〜9年前のものであり、更新が必要な時期でした。そこで「属人化している業務を、システムを変えることで標準化・合理化もできないか」と考えていたのです。
具体的には給与計算や社会保険の手続きなど、毎月定期的に発生する業務の効率化が課題でした。給与の支払いが月末締め翌月10日払いと日数がタイトなこともあり、遅れが許されないことが担当者にとって大きな心理的プレッシャーにもなっていました。
小田中: さらにコロナ禍の真っ只中で、ペーパーレス化の必要性も感じていました。製造業なので現場でのリモートワークは難しいのですが、人事労務や総務などのバックオフィス業務に関しては必ずしもそうではないだろうと考えていました。しかし、当時の会社のシステムではそれに対応するのが難しかったのです。
例えば従業員からの各種申請や変更手続きなどは、すべて手作業で行われていました。システムに手入力する作業は時間がかかり、ミスのリスクも高かったのです。
導入のきっかけと決め手
――freee人事労務アウトソースをどのようなきっかけで知りましたか？
小田中: いくつかの選択肢の中からfreeeを知りました。具体的には、属人化した業務をなくすことを目的に、様々なシステムを比較検討しました。
――freee人事労務アウトソースを導入する決め手は、何だったのでしょうか？
小田中: 一番の決め手は、業務の一元化と効率化ができそうだと感じたことです。freeeのインターフェースは直感的で使いやすく、他社のシステムとは異なる印象を受け ました。freeeの方が、より一般の方にわかりやすい設計になっていると感じましたね。
他のシステムは専門家向けの設計で、知識がない人にはちょっとわかりにくい面があると感じました。その点freeeは一般の方にもわかりやすいように、汎用的なインターネットのシステムと同じような使い方になっている印象です。プロユースではない、専門知識がなくても操作しやすい、というのが大きな魅力でした。
下間: また、freeeはAPI連携が可能で、他のシステムとの連携がスムーズにできそうだと感じました。特に、当社で使用している勤怠管理システムとの連携が可能だったことも大きな決め手になりました。
さらに、freeeのシステムは常にクラウド上にあるため、場所や時間を問わずアクセスできる点も魅力でした。これにより、リモートワークへの対応もスムーズになると考えました。コロナ禍の真っ只中だったので、特にバックオフィス業務のリモートワーク対応は重要な課題でしたから。
社会保険労務士のアドバイスがシステムの流れの中に組み込まれている点も非常に助かりました。人事労務の知識が十分ではない私たちにとって、専門家のアドバイスがすぐに得られるのは大きなメリットでしたね。Q&Aにも簡単にアクセスできるし、操作の流れの中で自然とアドバイスが得られる点が素晴らしいですね。
手作業が大幅に減少、知識がなくとも業務を進められる
――freee人事労務アウトソース導入により、どのような変化がありましたか？
下間: 最も大きな変化は、手作業が大幅に減ったことです。導入直後は不安もありましたが、何よりfreeeのチームによる手厚いサポートが心強かったですね。
当初、給与計算のとき、担当の方とウェブミーティングを設定、画面を共有しながら判らないところをアドバイスしてもらい作業を進めました。もはや遠隔操作みたいなものです。これを2〜3回繰り返すことで、三か月目ころには電話で確認しながも自分たちで作業ができるようになり、四か月目くらいには頼らずに、自分たちだけで完結できるようになりましたね。
――労務管理上では、どのような変化がありましたか？
小田中: より柔軟な働き方に対応できるようになりました。以前は、手作業なので細かい対応が難しく、時短勤務などの多様な働き方に対応するのがなかなか難しかったのです。現場からは様々な要望もあったのですが。
導入後は、そういったいろいろな声に対し柔軟な対応がしやすくなりました。導入の初期段階は大変でしたが、人事部門の方々が頑張ってくれました。freeeの担当の方にも手厚いサポートを受け、ウェブを通じて連携しながら確認しつつ進めていきました。
年末調整の作業も大幅に効率化されました。以前は従業員一人ひとりに書類を出してもらい、それを手作業で処理していました。freee を導入してからはオンラインで完結するようになり、作業時間が大幅に短縮され、ペーパーレス化ができました。今年からは完全にオンラインで完結するシステムになると聞いているので、さらに効率化が期待できます。
下間: 相談機能があることも心強いです。気になることがあったら、質問を放り込んでおけば気がついたら回答が戻ってきていて。ほかのシステムを導入していたら、引継ぎが十分できていなかった状況の中、給与の遅配などの深刻な問題が起きていたかもしれません。
また、初めて触る方でも扱いやすい点も魅力です。新しく入ってきた方でも、入社手続きから一通り操作できます。画面の指示に従って操作していけば、自然とステップが進んでアウトソースセンターが処理してくれるので、業務の流れがわかりやすいんです。
さらに、システムが自動的に「この手続きが止まっています」といったお知らせをしてくれるので、当社側も安心して業務を進められます。
――実際に利用してみていかがでしたか？
少名子さま（以下、少名子）：
そうですね。入社者の方たちがfreeeの入社手続き入力方法が分からなかった時、私が代理入力を行うケースがしばしばありました。その際に質問や確認のため、オフィスセンターに何度か問い合わせを行ったのですが、翌日には回答をいただきスムーズに手続きを終えることができました。
また、補助金申請や企業認定制度を取得するために必須事項であった従業員の平均年齢や勤続年数などを調べることができ、書類作成にも役立っ ています。
今後もデータベースの一環として活用していきたいと思います。
――システムとアウトソースの両方を組み合わせたfreee人事労務アウトソースならではの良さは、どこにあると思われますか？
下間： 相互間の情報連携があることですね。システムとアウトソースが一体化していることで、情報の一元管理ができる点が大きな利点だと感じています。例えば従業員の情報を更新すると、それがそのまま給与計算や社会保険の手続きに反映されます。
実際に使ってみると、ふたつは別々のシステムなんですが、立ち上げれば同じシステムを使っているような感覚があります。最初こそ「給与計算のとき、こっちとあっちのシステムを行ったり来たりするのか」と思いましたが、実際には同じシステム内で完結している感じです。
また、freee人事労務アウトソースによるサポートがあることで、法改正や制度変更にも迅速に対応できます。専門知識が必要な部分は freee のサポートチームに相談できるので、安心感がありますね。
さらに、何か手続きを始めると、次のステップが自動的に表示されるなど、システムの流れの中に社会保険労務士のアドバイスが組み込まれている点も非常に助かります。例えば、「次はBさんの手続きですね」といった具合に、システムが自動的にガイドしてくれます。
人事労務の知識が十分で なくても、適切に業務を進められることは大きな利点だと感じています。システムとアウトソースが一体となっているからこそ、こうした使いやすさや安心感が生まれているのだと思います。
中小企業や、人事部門のリソースが少ない企業にお勧めしたい
――今後、人事労務管理においてさらに改善したい点はありますか？
小田中: まず、勤怠管理システムとの完全な連携を実現したいと考えています。現在は別のシステムを使用していますが、freeeの勤怠管理システムへの移行も検討しています。これによりAPI連携がより円滑になり、管理の一元化がさらに進むと期待しています。
下間： また、従業員データベースの統合も課題です。現在は社内のグループウェアや自作のアプリケーションなど、複数のシステムに従業員情報が散在しています。以前は人事管理システムを使っていたのですが、今はそれをやめてしまって、従業員の職務履歴などの情報がバラバラになっています。これらを一元管理し、さらに人事評価システムとも連携させたいと考えています。
現状、人事評価の仕組みもまだ初歩的で、エクセルシートで作成してもらっています。評価が決まった後、そのレポートを管理するだけの状態です。これをデータベース化して、他のシステムとも連携させたいですね。
小田中： その他にも、安否確認システムなどの従業員の安全と健康を管理するツールの導入も検討しています。例えば、従業員の連絡先や居場所がわかるアプリがあれば、 災害時の安否確認にも使えますよね。
健康経営についても、まだ手がつけられていない状況です。これからの課題ですね。せっかくfreeeに従業員のデータベースがあるのだから、これらの機能とうまく連携できればいいなと思っています。
――最後に、freee人事労務アウトソースはどのような企業におすすめだと思いますか？
下間： 特に、中小企業や人事部門の少ない企業にお勧めです。例えば、当社のように50人程度の規模の企業には非常に適していると感じます。ごく少数で人事を回しているところには非常にありがたいシステムですね。もちろん、大規模な企業でも使えると思いますが、ギリギリの人数で業務を回している企業にとっては特に有用だと思います。
小田中： また、成長期の企業にも適していると感じます。従業員数が増えてもfreeeが吸収してくれるので、人事部門の負担が急激に増えることがありません。社内でマニュアルを作って運用するよりも、freeeを使いながら業務を進めていける点が大きなメリットです。
さらに、データのクラウド管理によって、場所や時間を問わず業務ができる点も、働き方改革を進める企業にとってはメリットになるでしょう。ペーパーレス化も進むので、コスト削減や環境への配慮にもつながります。引き継ぎの際も、紙で残しておく必要がないので効率的です。
人手不足が深刻化する中、社員1人を雇うよりもコストが抑えられる点も大きなメリットです。freeeのサポートは迅速で、税理士や社会保険労務士への 相談よりも素早い対応が得られるので、時間のない経営者にとっても非常に有用だと感じています。
例えば、士業の方々も人手不足で、急ぎの案件に対応してもらえないことがあります。そういうときにfreeeが役立ちました。高額な費用を払っても後回しになってしまうことが、freeeならすぐに対応してくれるんです。今すぐやってほしいという要望に応えてくれる点が、freeeの大きな強みだと思います。
