合同会社クエストエイドは、Webサービスやアプリの開発に欠かせない品質管理業務をサポートする会社です。中でもサービスの品質保証の要であるQAエンジニアに特化。スキル人材の確保が難しい中で、現場経験豊富なQAエンジニアを予算に合わせてアサインをしています。
そんなクエストエイドに所属するメンバーは全員フリーランスのQAエンジニア。チームを組んで案件に対応する「フリーランスギルド」とい う形で運営されています。
今回は代表・ギルドマスターである安住聡史（あずみ さとし）さんへインタビューを実施。一人でバックオフィスも担当する安住さんが、freee業務委託管理を導入して作業時間を大幅に削減できた理由や、フリーランスギルドでの活用方法などをお伺いしました。
フリーランスギルドの運営をしながら、一人でバックオフィス業務に対応
――クエストエイドさんの事業についてお聞かせください。
安住聡史さん（以下、安住）： 弊社は、サービスの品質管理を行うQAエンジニアに特化したフリーランスギルドを運営しています。QAエンジニアが多く所属していて、仕事の斡旋やQAエンジニアの育成も行なっています。
基本的にフリーランスは1人で仕事をすることが多いのですが、チームを組むことで大きな案件にも対応できることが特徴ですね。
――フリーランスは即戦力の人材が多いイメージが強いのですが、育成も行っているのはなぜでしょうか。
安住： ありがたいことに多くの案件をいただきますが、対応できるQAエンジニアがフリーランス市場でも不足しているのが現状でして……。私のミッションである「顧客の品質課題の解決」を実現するために、当社でのギルドメンバーの育成を始めました。
――ギルド運営・メンバー育成もされている安住さんですが、freee業務委託管理を導入する前のバックオフィス業務や課題はありましたか。
安住： バックオフィス業務は、ギルドメンバーとの契約締結、請求管理、勤怠管理がメインです。そのすべてを私一人で行なっていましたが、管理方法がアナログかつ、作業ごとに異なるツールを使っているため毎月作業工数がかかっていて……。
例えば、契約書作成や勤怠管理はGoogleスプレッドシート、請求や契約に関わる情報収集はGoogleフォーム、請求はfreee受発注を使用していました。
また、弊社に所属するメンバーは複数の案件にアサインされることが多く、各案件の稼働分の請求書をクエストエイド宛に個別に発行しています。その場合は1度で振り込むために、一つひとつ請求書を確認して合算する作業も必要でした。
――大変ですね……。freee業務委託管理を使う以前は、別のバックオフィスツールを使用していたと聞きました。
安住： はい。そのツールでは請求と勤怠の管理を行なっていました。一方でGoogleフォームを使った請求情報の収集や複数の請求書をまとめる作業は残ったままで、すべてのバックオフィス業務がカバーされたわけではありませんでした。
ツールを使用していない時から削減できた工数は30％ほど。毎月の作業時間が10時間が7時間ほどになったイメージで、あまり楽になった感覚はありませんでした。
フリーランス保護法への対応、タレントマネジメント機能…「長く使い続けられるツール」が決め手に
――さまざまな管理ツールを検討のうえ、freee業務委託管理を導入しようとした決め手は何でしょうか？
安住： 主に2点ありまして、1点目はfreee業務委託管理の料金体系が当社にフィットしていたからです。先ほど伝えた通り、弊社のメンバーは1人のエンジニアが複数の案件を持つことが多いです。案件ごとの従量課金制を設定しているツールが多い中、freee業務委託管理の場合は稼働するパートナーの人数で料金が決まります。サービス内容がマッチしたうえで、コストを抑えられる点でfreeeを選びました。
2点目は、タレントマネジメント機能です。メンバーのスキルや得意なこと、お客様との相性などを、人数が少ないうちは頭の中で把握できますが、規模が拡大したら管理が難しくなります。先々のことを考えて必要となるタレントマネジメント機能も、freee業務委託管理を選んだ決め手になりました。
――弊社としてもタレントマネジメント機能は、freee業務委託管理の特徴のひとつだと考えています。
安住： 機能面やコスト面を考慮したうえで、長く使い続けられるツールを探していました。というのも、ツールの移行には少なくない工数がかかり、人数が増えるに従って その工数は膨大になっていきます。データ移行作業やツール特有の概念の理解､例えば、freee業務委託管理ツールの「タスク」という概念にメンバー全員が慣れるにはある程度の時間が必要です。
そういった移行に伴う工数を考慮すると、頻繁にツールを入れ替えるのではなく、長くツールを使い続けたいと思いました。
複数のツールを比較して検討を行った結果、freeeのツールが他社と同じか安い価格帯なのに、必要だと感じていた機能が全て網羅されていたので、導入を決めました。
――ありがとうございます。お客様に長く利用いただくため、弊社のツールは最新の法令にも可能な限り対応しています。例えば、2024年11月に施行される「フリーランス保護法」にも対応する予定です。
安住： 変化の大きい法令周りにも対応してくれるのはありがたいですね。必要な対応はもちろん自分でも行いますが、キャッチアップや対応が大変なところもあるため、ツール側でもカバーいただけると素直に嬉しいです。
freee導入でバックオフィス作業を5分の1へ削減、一人ひとりのエンジニアと向き合う時間へ
―― freee業務委託管理を導入して感じた価値を教えてください。
安住： すべての管理業務をfreee業務委託管理へ集約できるところです。今まではさまざまなツールを行き来していたので「あの情報、どこだっけ？」となることも多く、無駄な時間がかかっていました。でも今はfreee業務委託だけで、管理に必要な機能がすべてまかなえている。そこが1番の価値ですね。
ご依頼している税理士さんの都合上、会計だけは他社のサービスを使用していますが、うまく連携しながら問題なく使えています。
ツールを集約した結果、バックオフィス業務を5分の1まで削減できました。ツールを使用していないときは10時間かかっていた作業が、freee業務委託管理へ移行して2時間ほどになった印象です。時間が空いたぶん、本来すべきクリエイティブな業務やギルドメンバーの一人ひとりと向き合う時間を確保できました。
――今後、freee業務委託管理をどのように活用していきたいですか？
安住： 今はメンバーのスキルや実績をまとめたスキルシートや評価をクライアントに共有しています。そのスキル・評価の情報をfreee業務委託管理へ集約することで、クライアントへのスキルの共有と評価の可視化が簡単にできます。
くわえて、フォーマットの統一やスキルシートの更新体制も整えれば、ドキュメント管理の工数も削減できると考えています。
――最後に、クエストエイドさんの今後の展望をお聞かせください。
安住： 2024年6月現在、間もなく3期目も終わり、4期目に突入します。ようやく会社の土台ができて、稼働できるエンジニアも増えている状況です。
一方で、ありがたいことにご依頼も多数いただき、人手が足りない状態でもあります。当社で稼働できるQAエンジニアをしっかり育成し、多くの顧客の品質課題を解決していきたいです。
（取材：2024年5月）
（執筆：金井みほ、編集：えるも・池田星太、撮影：小池美咲）