終電まで続いた残業から脱却。社内ツールをfreeeに集約して約1人月のコストを削減

株式会社みらいワークス（以下、みらいワークス）は、プロフェッショナル人材が挑戦できる場を創出し、日本社会が抱える課題を解決することを目指す企業です。

上場企業として厳格な会計・管理体制が求められるなか、部分最適でサービスを導入し続けてきた結果、連携作業が複雑化しミスが頻発。月初の締め作業が終わらず、終電まで残業する状況が続いていました。

その課題を解決するため『freee会計』と『freeeカード Unlimited』を導入。freeeのサービスに集約することでサービス間の連携が不要になりミスが減少しました。これまで締め作業にかかっていた工数が約半減し、深夜残業がなくなるなど大きな効果がありました。

今回は、経理チームのマネジャーである田﨑 洋一氏と、管理部門全体を管掌する池田 真樹子氏へのインタビューを通じ、導入背景と具体的な成果に迫ります。

池田さん（以下、池田）： 複数サービス間の連携作業でミスが頻発していたことが最大の課題でした。
7年前に上場したのですが、監査法人への報告もあり数値の正確性を高めるために様々なソフトウェアが必要になりました。一方で管理部門のコストも抑えたいので、部分最適で割安なサービスをそれぞれ導入していった結果、サービス間の連携作業が複雑になりミスが頻発していました。ミスが重なることで締め作業にも時間がかかってしまい、終電まで残業している社員も少なくありませんでした。

田﨑さん（以下、田﨑）： 『freeeカード Unlimited』を導入する前は、１枚の法人カードを全社で利用していました。
すると利用内容がわからない決済がたびたび発生してしまい、それを解消するための過去データ確認や社内ヒアリングが負担になっていました。
たったひとつの明細の利用用途がわからないことで締め作業が遅延してしまうのでもどかしい気持ちもありましたね。

また、１枚で運用していたため紛失や不正利用によってカードを停止してしまうと、全ての支払いも止まってしまうリスクもありました。

池田： 先ほどお伝えした通り、部分最適で複数のサービスを導入したことによりデータの連携作業が複雑化していました。freeeに全て集約することでひとつのサービス内で作業されれば、この課題を解消できると考えたんです。

他社のカードも検討しましたが、サービス間の行き来をなくしてできる限り作業をシンプルにしたかったので、『freee会計』内で明細の連携から仕訳作業まで完結できる『freeeカード Unlimited』を選びました。
カードの追加発行にコストがかからないので、部門ごとのカード運用が実現できる点も魅力的でしたね。

田﨑： 部門ごとにカードを発行できるようになったことで、利用用途がわからない明細が出てきても特定が容易になりましたし、仕訳作業も効率化されました。

さらに、締め作業の負担も平準化されたんです。
以前のカードでは明細の反映が遅く、前月末の利用を締め日ギリギリに慌てて処理していました。一方『freeeカード Unlimited』は明細がすぐに同期されるので、月初から全て処理でき作業の負担を平準化できています。

池田： freeeのサービスに集約したことで、データの連携作業をなくし、ひとつのサービス内で作業が完結できるようになったことも大きいです。作業工数の削減だけでなく、管理部門や申請する社員のストレスも軽減できたと思います。
これらの効果のおかげで管理部全体では約1人月、経理部に絞ると約0.5人月のコストを削減でき、締め作業で終電まで残ることはなくなりましたね。

さらに、役員が管掌領域のカードの利用状況をリアルタイムで把握できるようになり、経営の意思決定もスムーズになりました。

田﨑： 現場の業務を劇的に変える救世主的な存在だと思います。私が入社した当時は経費利用から会計処理までの体制が整っていませんでしたが、『freeeカード Unlimited』と『freee会計』の連携により、業務が格段に楽になりましたね。

池田： 業務の効率化と透明性の向上を実現できるツールです。繰り返しになりますが、カードの利用状況がすぐにわかることで、会計処理がスムーズに進み、透明性の担保だけではなく無駄な作業工数の削減につながると思います。