キンキダンボール株式会社は、段ボールシート、段ボールケースの製造・販売を手掛ける製造業の企業です。滋賀県草津市を拠点に、滋賀・大阪に３つの工場をもち、2024年で創業50年を迎えました。段ボール製品の研究・開発、提案、製造を通し、多くの製品の配送・物流に関わる準インフラ企業として、サプライチェーンを支える社会的に重要な役割を担っています。
同社では今、将来的なバックオフィス業務の自動化に向けて、DX化を推進しています。とりわけ請求書の発行・送付業務に関しては毎月8-9割が業務の集中する月末の作業であり、残業も発生していたことから、効率化の一貫として、freee請求書の導入に至ったそうです。
今回、バックオフィス業務のDX化の推進を進められている経理・総務業務を担う同社の管理部の方に、freee請求書の導入の決め手や導入後の成果について詳しく伺いました。
課題
・ 仕訳業務や入金消込など、請求書以外にも手作業で行っている業務も多く、自動化して人の手を減らす必要性を感じていた
請求書印刷・三つ折り・封入により月末に残業が発生、銀行明細と照合しながらの入金消込作業も重荷
――管理部の業務内容とミッションについて教えてください。
当社の管理部は総務や経理、給与計算などの労務管理を担っており現在4名体制です。経営を支えており、売上や原価など経営に関わる財務諸表を遅滞なく正確に経営陣に伝達することが主なミッションになっています。直近では業務の効率化に向けて、バックオフィスのDX化なども担っています。
――freee請求書の導入をいただいた背景として、請求業務にはどのような課題を抱えていましたか？
当社では毎月400通ほどの請求書を発行していますが、そのほとんどが紙での郵送でした。請求書の8-9割は月末月初に発送するため、業務量の多い月末の時期に、請求書の印刷・折込・封入・発送作業に、3〜5時間ほど時間がかかっていました。ときには複数名で封入に取り組んだり、残業が発生してしまうことが課題でした。また請求書発行業務の担当者の変更などもあり習熟する までにはより負担が増してしまうため、対策する必要がありました。
加えて入金消込や経費精算など人手が関わっている作業も多く存在していました。特に入金消込については、銀行入金明細と照合しながら会計システムの消し込みをすると2.5時間ほど要し、かつミスが発生するリスクも抱えています。
まずは請求書業務の課題から対処するべきですが、将来的にはもっと人の手を減らして自動化を進めることを念頭に、仕組みづくりを進めたいと考えていました。
freeeのサービスとしての奥行きと受取側のシンプルなUXが導入の決め手
――請求書業務の課題解決策の検討は、なぜ今回のタイミングになったのでしょうか？
実はもともと2年ほど前から他社のサービスで請求書の電子化は検討していましたが、当時はなんとか業務も回っていたので費用対効果も考慮して一旦は見送っていました。ただその後取引先も増加し、請求書発行・郵送業務の負担が増し、郵便制度の変更により郵便を出しても到着するのに時間がかかるようになってきました。一方で年々「請求書が早く欲しい」という要望は増え続けています。そのような環境の中で、前述の通り担当者の変更もあり、これはいよいよ対策を取らないとという考えに至りました。
――取引先や郵便の到着スピードなどの外部環境と、体制変更という内部環境のタイミングが一致したのですね。課題解決策としてfreee請求書はどのように知ったのでしょうか？
以前検討していた際は、freee請求書というサービスはリリースされていませんでしたが、freeeというサービス自体は認知していました。おそらくIPOのタイミングだったと思うのですが、会計や経費精算などオールインワンでやっているサービスがあるんだなと印象的に感じたことを覚えています。
改めて請求書の電子化サービスを検討していたタイミングで、ちょうどfreee請求書の新機能のリリースがありました。サービス内容を知って、担当役員とともに展示会へ赴き問い合わせたというのが経緯になります。
――他社サービスも検討していただいた中、freee請求書を選定いただいた決め手についても教えて下さい。
大きく２つあります。１つは会計や経費精算、労務など各サービスが全部つながっている点です。今後サービスをまとめてバックオフィスの効率化を進めていくにあたり、サービスとしての「奥行き」があったことが一番のポイントでした。他社サービスでも連携はできると思いますが、基本的にはサービスは別々になっている印象です。freee請求書の場合は、画面の上部のメニューで労務や経費精算など様々なサービスにかんたんに切り替えられる使い勝手も魅力に感じました。
もう１つは、万一導入に失敗してもリスクが少ないと感じた点です。freee請求書はお客様のメールアドレスだけで送付ができます。検討していた他社サービスを導入した場合は、取引先側に請求書を受領するためのアカウントを作ってもらう必要がありました。取引先側にも手間をかけてしまうため、万一うまくいかなかっ た場合には、切り替えが大変になりそうと感じました。freee請求書は受け取り方法もシンプルであり、取引先側の負担も少なかったので安心して導入できました。
――製造業の場合は、取引先ごとに個別フォーマットの要望や、記載が必要な項目も一般的なものより多いと伺います。このあたりのご不安はありませんでしたか？
自社の請求書フォーマットに関しては、インボイス対応以外はそれほど個別の要件はありませんでした。ただ消費税の上がるタイミングなどで複数税率が表記できるようにするなど、汎用性を持った自社も取引先も見やすいフォーマットは維持したいと考えていました。ですので、いまの請求書フォーマットをそのまま使えることは大事なポイントでした。
また、取引先からの要望だと、紙を扱う業界ということもありFSC認証や、ISOなどの規格準拠の記載を要望されることもありました。営業部門としても積極的に対応したいという意向もあるので、この記載は必須な要件でした。
自社ニーズ、取引先ニーズのどちらも、freeeの営業担当に依頼して、期待する請求書フォーマットの再現をしてもらうことで対応ができました。
freee請求書の導入でタイパとコスパで大きな成果を創出、トライアンドエラーを念頭に運用を進めることがポイント
――freee請求書の導入後の成果としてはいかがでしょうか？
まだ業務の移行は道半ばという状態ではありますが、まず請求書発行にかか る残業がなくなりました。3-5時間ほどかかっていた請求書に関する作業は、2時間の削減につながっています。短縮された時間を使って、残高確認など経営管理の別の業務を前倒ししてできるようになったので、結果的に速やかに経営情報を伝達することに繋がっています。管理部として優先度の高い業務により注力できたので、タイムパフォーマンスが向上しました。
また業務に余裕が生まれ、ミスも減っている実感があります。手作業が大きく削減されたので、請求書の送付先誤りや封入誤りなどのリスクがなくなり、安心して業務に取り組めるようになりました。
金額的な面で見ても、今まで切手代・封筒代・印刷代などで、請求書1通あたり130円程度かかっていたものが、95円に大きく削減されています。2024年10月1日の郵便料金の値上げも確定したので、さらにコストメリットが出ることになります。加えて前述の残業代がかからなくなったこともあるので、費用対効果としては大きな成果が出ていると感じます。
――大きな成果が出ているということで、当社としても非常に嬉しく思います！実際の導入、運用にあたって、注意したポイントがあれば教えてください。
2024年6月13現在freee請求書を介して、3回目の請求書発行を行っているところです。導入の実務を担っているのが私ですので、現在請求書発行の実務を担当しているメンバーと相談し、おおまかな業務フローを整備しています。今後は部署内のミーティングでさらにブラッシュアップして、属人化させず誰でもできるところに近づけていこうという状況です。
1つポイントを挙げるならば、業務フローは精緻にしすぎず、大まかなもので動かしていることでしょうか。実際に本稼働していくと、改善した方がいい点は出てきます。チームで随時改善を検討しながら、トライアンドエラーの意識で進めていくことが重要だと思います。
ただ実際の運用は、紙から電子に置き換わったというくらいが大きな違いで、大きく変わっていません。営業部・業務部が売上を計上する販売管理システムから請求書データをダウンロードし、freee請求書に取り込み、送付ボタンをポチッとして終了という流れです。工程自体は大きく変わっていないものの、印刷・封入という作業から解放されたので、工程の中にあった作業が100から1になったようなイメージです。
――freee請求書導入と一緒に、請求書の電子化を進めてらっしゃると思いますが、取引先への依頼については問題なく進みましたか？
現在は電子で請求書を送付しているのは、取引先の8割程度になります。ちょうど電子帳簿保存法が始まるタイミングだったので、世間の電子化の流れに乗って依頼をしました。結果的に紙で送っていたお客様にもかなり対応をいただき、スムーズに進んだと思います。
――取引先への依頼が懸念で電子化に踏み切れない企業も多くいらっしゃるので、非常に参考になるお話だと思います！ぜひfreee請求書に関しての今後の要望も伺えますか？
導入前と導入後の２つの観点があります。
まず導 入前でいうと、今回私達が導入したfreee請求書は新規サービスでリリースしたてだったこともあり、導入の流れやお客様への案内自体はもっとスムーズにできたように思います。ただ、新規サービスですので私達としましては「リリースしたてのサービスを一緒に作っていく」くらいの気概で導入を進めていきました。私達の導入時の経験などが、freee請求書を今後導入する企業の方へのサポートに活かされていくと幸いです。
導入後については、より細かい使い勝手については改善を期待しています。また、請求書を電子で送付する際に、取引先側のブラウザの要因でダウンロードができないことがたびたび発生しています。取引先のリテラシーも様々なので、請求書を受け取る側にもやさしい案内が充実すると、より使い勝手も増すと思います。
freeeを活用して、目指す業務の自動化を実現したい
――今後のバックオフィスのDX化の展望について教えてください。
私が所属する管理部としては、「全ての帳票を電子化する」という方針をすでに打ち出しているので、今後は労務系や経費精算の電子化にも着手していきたいと考えています。直近ではfreee請求書を本格運用させて、入金消込の自動化を進めていきたいと思います。「ペーパレス」と「自動化」、この２つが大きなテーマになると 思います。
――最後にfreeeへの期待について、教えてください。
freeeの良さに「自動化できるところは自動化。イレギュラーな部分だけ人手で。」という点があり、この点が個人的に気に入っています。freeeのユニークなところであり、私が最終的に辿り着きたい管理部のルーティン業務の自動化にも、freeeを経由してだと至りやすいのかなと感じています。
時間に追われている方、イレギュラー以外は自分の手を使わず業務の自動化を行いたいと考えている方に向いているサービスと感じています。より一層業務の自動化を実現できるように、今後もサービスの進化と改善を期待しています。