神奈川県川崎市で学童・習い事教室・レンタルスペース事業の運営を行う株式会社きみそら共育研究所。保育園事業と学童・習い事教室を運営していた親会社から、学童・習い事教室の事業を分社化し、2022年に設立されました。
新会社の設立にあたって、財務・経理・労務を執り行う管理部に配属されたお二人。これまで人事総務やアシスタントを担当されていたお二人が、勤怠管理や給与計算、経理処理に挑戦することになり、freee人事労務を導入しました。
「専門知識がない中で、freeeの柔らかなデザインとすぐに対応してくれるチャットサポートが心の支えだった」と語るお二人に、freee人事労務導入の背景や活用法を伺いました。
課題
導入の決め手
・チャットではなく電話でサポートが行われているため、リアルタイムに疑問が解消される上、言語化しにくいニュアンスも伝えながら設定が進めることが出来た点
導入後の効果
・今後はフレックス制を導入し、アナログからデジタルになり、より働きやすい環境作りを整備していくことを目指している。
親しみやすいデザインと電話サポートが導入の決め手に
――freee人事労務導入検討の背景を教えてください。
元々保育園運営事業と学童・習い事教室運営事業を展開していた会社から、学童・習い事運営教室事業を分社化することになり、2022年に株式会社きみそら共育研究所を設立となりました。私は分社化される前は採用などの人事を担当していたのですが、新会社で財務・人事・経理・総務を網羅した管理部に挑戦したいと思い、新たに勤怠管理や給与計算を担当することになりました。
――freee人事労務導入の決め手を教えてください。
freee人事労務は全体的に柔らかくポップなデザインだったので、初心者でも始めやすい印象がありました。また電話サポートがあることも大きな決め手でした。今はチャットでのサポートを行っているサービスが多いですが、給与計算に関する知識が浅かった私たちにとってニュアンスがうまく伝わらない不安もあったので、電話で直接話せるサポートは必須だと考えていました。
初心者ながら約1ヶ月で給与計算設定を完了
――freeeでシステムを構築する際、どの業務から進めましたか。
まずは給与計算が急務でしたので、就業規則や労働条件と照らし合わせながら、社労士にも確認を取りつつ、freeeの電話サ ポートを活用してシステム設定を進めていきました。これまでの勤怠データをfreee人事労務に入力して、自身で行った手計算と給与計算の結果が合うかどうかをチェックし、齟齬があった場合はどう設定を変えれば正しい給与計算になるのか、freeeの電話サポートで質問しながら修正していきました。当時従業員は10名くらいだったものの、その設定が一番苦労しました。給与の支払いを遅らせるわけにはいかなかったので、導入してから約1ヶ月程度で設定を行いました。
勤怠管理についても、導入当初は、打刻はアプリ・勤怠の申請はWebという方法にしていました。マニュアルを作るまで手が及ばなかったので、従業員に混乱をさせてしまったと思います。問い合わせがあったら随時答えるという形で徐々に従業員の疑問を解消できたと思います。
――実際にfreeeで給与計算を行ってみて、使い心地はいかがですか？
まずはデザインがとても柔らかいのが気に入っています。丸みのある数字や鳥のデザインなど親しみやすく、初心者でも安心して使えます。また、修正ボタンなども見やすい位置にあり、直感的に操作できるのがありがたいです。給与計算の数式が出て、リンクを押すと従業員各自の設定に遷移することや、どういう根拠で給料計算がされているのかのも分かりやすい点も魅力的です。給料計算の知識が無いながらも、freeeの画面を見ることで実際に勉強になることも多々あります。
freee人事労務の給与計算画面では、計算結果を前月と比較ができる
勤怠管理と給与計算がシームレスに連携される統合型プラットフォーム
――freee人事労務導入後の変化、現在のバックオフィスの状況はいかがでしょうか？
私たちはこれまで給与計算の経験がない中で、freeeのおかげでミスなく取り組めています。給与計算の計算式が出ていることで、基本給以外の賞与なども難なく支給できています。
また、以前は、マネージャーとシフトが合う日に有給申請を行い、現場とは別場所にある本社に郵送での書類送付が必要でした。有給を申請するのに、タイムラグや郵送の手間により数日かかっていました。freeeを導入してからは、有給申請もfreee上で申請ができ、すぐマネージャーから承認がもらえる点でとても便利になったと従業員から好評です。
他社では勤怠ソフトや給与ソフトが別々になっていて連携する必要があるサービスが多いですが、freeeは勤怠管理も給与計算もデータが自動的に連動されており、連携ボタンを押す必要がありません。シームレスに情報が連携されていくので、システムが分断されているときにありがちな修正漏れ・連 携漏れなどもなく、助かっています。
freeeのサービスは定期的にアップデートがされており、ユーザーの声を反映してくれているのも嬉しいです。定額減税への対応もスピーディーに行われたので、非常に安心感がありました。
子育てしながらでも働きやすいよう、freeeを活用して効率よく環境を整備
――バックオフィス業務の今後の展望はいかがでしょうか？
現在、入社手続きをfreee人事労務上で行えるよう設定を進めています。電子契約の機能を追加して雇用契約をオンラインで行うこと、また通勤情報や入社時の健康診断データなどもカスタム項目を使ってfreeeに格納していくことを考えています。
業務全体的にシステム化を進めています。また、freee人事労務を導入した結果、さらなる働き方の多様化を目指しています。freeeを活用することで、アナログからデジタルに情報を集約し今まで紙での共有だったものが、ペーパーレス化にすることにより業務効率をよりあげていきたいです。
掲載日 2024年1月9日
Company Profile
株式会社きみそら共育研究所様
従業員数：35名
URL：https://kimisora.co.jp/
事業内容
学童・課外教室（学童・体操・English Club）の運営・管理