はじめに
Webメディアの記事制作やSNSの運用などを請け負う編集プロダクション、エディット合同会社。代表を務める大井あゆみさんは、フリーランスの編集ディレクターやライターを経て、2017年に同社を設立しました。
クオリティの高さが評判となり、瞬く間に依頼が殺到。経営のみならず企画やコンサルに携わっている大井さん。いつしかライター、カメラマン、デザイナーなどパートナーとのコミュニケーションや管理に課題を感じるように 。その解決のためにfreee業務委託管理(旧pasture)を導入しました。「freee業務委託管理(旧pasture)がないと仕事が回らないくらい、あらゆる機能を使い倒しています！」という大井さんに、導入の背景、活用の工夫、活用の効果について聞きました。
【freee業務委託管理(旧pasture)導入の背景】案件の増加に伴って生じた管理の行き詰まり
――まず、freee業務委託管理(旧pasture)導入のきっかけを教えてください。
大井： 案件の発注状況を管理しきれなくなったことがきっかけです。
私はもともと個人事業主として編集やライティングの仕事をしており、法人成りして今に至ります。会社にしてからは、ありがたいことに年を追うごとに案件が右肩上がりに増加。必然的に大勢のライターさんと関わるようになりました。私は社長とはいえ、いわゆるプレイングマネジャーとして、全体を管理しなくてはいけません。誰をアサインしたのか、スケジュールはどうなっているのか、きちんと把握できなくなりつつあることに不安を感じていました。それでfreee業務委託管理(旧pasture)を導入したというわけです。
――それまではどのように管理されていたのでしょうか？
大井： 最初は請求書ベースで誰に何の案件を発注したのかを把握できていたのです。正直、管理らしい管理はできていませんでした。
それからしばらくして、個人事業主の頃から使用していた会計ソフトに受発注サービスの機能が追加されたので、使用してみることに。発注から請求までのやり 取りをクラウドで管理できるようになり、ある程度発注状況を可視化できるようになりました。ただ、ちょっとものたりなさがあって……。
――なぜものたりなかったのでしょうか？
大井： 案件全体を俯瞰した管理まではできなかったからです。
受発注サービスはあくまでも請求書の作成や管理を効率化することを目的に設計されていました。そのため、メッセージのやり取り、案件の依頼、ファイルの受け渡しは、別のコミュニケーションツールを使っていたんです。受発注サービスを使いながら、タスク管理ツールやスプレッドシートを駆使しながら自分なりに工夫してみたのですが、次第に限界が……。案件管理のツールとして使うのは難しいかもしれないと感じるようになりました。
――それでfreee業務委託管理(旧pasture)を導入されたんですね。
大井： はい、何か良いツールはないかなと探していたとき、Webでfreee業務委託管理(旧pasture)の広告が流れてきたんです。営業担当の方と商談させてもらって、費用対効果も悪くないと判断して導入を決めました。
【freee業務委託管理(旧pasture)活用の工夫】案件の管理から請求までfreee業務委託管理(旧pasture)だけで完結
――現在freee業務委託管理(旧pasture)はどのように活用されていますか？
大井： 大きくは3つで、「案件の管理」「パートナーさん（ライター、デザイナー、カメラマン）のアサイン」「プロジェクトの公募」です。
案件の管理については、freee業務委託管理(旧pasture)の中で個別のプロジェクトを立てて、依頼内容や単価などを決まったフォーマットにまとめます。プロジェクトはダッシュボードで一覧表示されるので、そのダッシュボード上で依頼状況・進捗状況・発注金額などを把握しています。
パートナーさんのアサインは、「タスク依頼」の機能を活用。初回の取引時に口座情報などをご入力いただく必要はありますが、発注書送付から請求書発行・送付まで一気通貫でできるため、パートナーさんからも「手間が省けて作業に集中できる」と好評です。
プロジェクトの公募は「公募タスク」を活用して、複数パートナーに案件依頼を一斉送信しています。誰をアサインするべきか悩ましい案件については、公募機能で募集をかけています。早いときは数分で手を挙げてくださるので、案件を素早くスタートできるんです。
――フル活用されていらっしゃるんですね！案件もたくさん抱えていらっしゃるとあって、パートナーさんのアサインは大変ではありませんか？
大井： パートナーさんの管理については、「タレントマネジメント」の機能を使っているので、大変さはあまり感じません。
それまでは、スプレッドシートでまとめたり、SNSなどで発信されている内容を確認したりしながら、「この案件はこの人にお願いしようかな」と決めていました。ただ、私一人の頭の中で思い出したり考えたりしながら決めていたので、結構な時間が掛かっていましたね。
その点、freee業務委託管理(旧pasture)のタレントマネジメントならパートナーさんの得意分野や特徴を記録できるので、案件とパートナーさんとのマッチングがスムーズになりました。正直なところ記録を忘れてしまうこともありますが、パートナーさんの名前で絞って検索すると、過去の案件を遡れますので容易に思い出せます。
――freee業務委託管理(旧pasture) ですべてを管理しているからこそ、マッチングも効率化できたということですね。とはいえ、freee業務委託管理(旧pasture)を導入される前からお取引されていたパートナーさんは、戸惑われませんでしたか？
大井： 確かに、「使ったことがないので不安です」という声はありました。私の場合、コミュニケーションから発注・請求まで、freee業務委託管理(旧pasture)上で一括して行いたかったので、パートナーさんにもご協力をお願いしました。パートナーさんにとっても、すべてのやりとりがfreee業務委託管理(旧pasture)に集約されるので受注から請求までの作業がスムーズになるんじゃないかとも思ったんです。
パートナーさんにもきちんと理解していただいたうえでfreee業務委託管理(旧pasture)を導入したいと思ったので、オンラインで説明会を開きました。freee業務委託管理(旧pasture)の担当者の方と一緒に、パートナーさん向けに説明会を実施して、ツールの概要や使い方について説明する機会を設けたのです。その日の動画や使った資料は共有して、いつでもパートナーさんが確認できるようにしました。それもあって、その後は特に問い合わせもなく、スムーズに利用を開始できましたね。
【freee業務委託管理(旧pasture)活用の効果】freee業務委託管理(旧pasture)がないと無理！あらゆる業務のムリ・ムダを省く
――freee業務委託管理(旧pasture)を活用されはじめてから、抱えていた課題は改善されましたか？
大井： はい、改善どころか今はfreee業務委託管理(旧pasture)がないと業務が回らないくらいです。
――そんなにですか！どのような部分に活用の意義を感じていますか？
大井： あらゆる業務が効率化できたところですね。
正直、導入を迷っていたときは、Excelでの管理方法をちゃんとマスターすればいいのかなとも思ったこともあります。でもfreee業務委託管理(旧pasture)を使い始めたら、プロジェクトのスタートから依頼、受発注、請求書の開始まで、本当に手間がかからないので、本当に助かっています。
特に「公募タスク」の機能は素晴らしいと思っています。それまではパートナーさんを探して、依頼して、返事を待って、ダメだったらまた探して……と発注までに時間も手間もかかっていたのですが、公募にしてからそれがすべて省力化できました。
また、自動リマインド機能もありがたいですね。こちらから請求依頼の期日を設定したら、直前にパートナーさんへリマインドを送ってくれます。おかげで請求書を催促する負担も減りましたね。
――パートナーさんとのコミュニケーショ ンが円滑になり、余裕が生まれたことで、次にチャレンジしたいことはありますか？
大井： チャレンジという意味では、まだまだ一人で業務を回せるという自信を持てたことでしょうか。今は案件のご依頼を多数いただいているので、まずは依頼主の皆様のご期待に添えるように引き続きプレイングマネジャーとして頑張りたいです。そして、ひいては会社として売上や事業の拡大といった可能性を広げていけたらと思っています。
