紙の発注請求フローをfreee業務委託管理(旧pasture)の導入でデジタル化。経理、編集部ともに完全フルリモートで請求書の処理ができる環境へ。

課題: エクセル・紙管理からの脱却

はじめに

Webサイトやオウンドメディアの制作、自社メディアの運営、イベントの企画など幅広い事業を手掛けるメディアカンパニー、CINRA, Inc.様。ライター、カメラマン、翻訳家、Web制作エンジニアなど、幅広い外部パートナーに業務を委託しています。請求書は紙ベースの運用でしたが、フルリモート化をきっかけにシステムの導入を検討し2020年7月からfreee業務委託管理(旧pasture)を導入されました。経理担当の宮崎園子さんと久保山領さん、広報として実際に外部パートナーとお仕事をされている青柳麗野さんの3名に導入の背景や効果の実感について聞きました。

【freee業務委託管理(旧pasture)導入の背景】フルリモートに完全移行し、紙ベースの請求プロセスに限界を感じた

――freee業務委託管理(旧pasture)導入の理由を教えてください。

宮崎：直接の理由としては、コロナ禍でフルリモート化になったことです。オフィスを閉鎖することになり、これは紙ベースのままではいられないということで、freee業務委託管理(旧pasture)導入を決めました。コロナ禍以前から、発注請求書のデジタル化には強い関心を持っていて、freee業務委託管理(旧pasture)さんから何度かお話は聞いていました。

――御社は多岐にわたる事業を展開されています。パートナーはどのような職種の方がいるのでしょうか？また社内ではどのようなロールの方が関わられていますか？

青柳：案件の発生ごとに、編集者、デザイナー、エンジニアなどが各自の判断でパートナーに発注しています。特にライターやカメラマンへの発注が多いですね。海外向けのメディアも作成しているので、翻訳を依頼することもあります。ウェブ制作まわりなどでも、社内で体制が整えられない場合は、コーディングを担当してもらえるエンジニアのパートナーへ発注しています。

宮崎：経理は、freee業務委託管理(旧pasture)の全銀データ機能から振込データを出力し、ネットバンキングで振込作業を行っています。また全体の未処理の請求書チェックなども行い、freee業務委託管理(旧pasture)を統括的に見ています。

――現場の方がそれぞれ外部パートナーさんに発注されているということですね。freee業務委託管理(旧pasture)導入前は外部パートナーとの契約から請求まで、どのような流れだったのでしょうか？

宮崎：契約書は紙で取り交わし、発注書の作成はパートナーから依頼されたら紙で発行していました。請求書は紙で回収し、上長の承認は部署ごとにやり方が異なっていましたね。

――当時、どのプロセスに課題感をお持ちでしたか？

久保山：現場では、請求書が郵送されるのを待たなければならなかったり、不備があったら正しい請求書を再送していただく必要があり、そのやり取りに時間を取られていたと思います。

――本来は本業に集中すべきで、事務作業に時間を取られてしまうのはもったいないですね。経理はいかがでしょうか？

宮崎：振り込みの大変さですね。銀行のシステムに個別の振込先や金額を手入力で登録して、振り込みを実行していました。毎月200〜300件くらいの案件が発生するので、かなりの時間を取られていたんです。
あとやはり請求書の回収漏れも課題でした。売上管理ツールには、「外注費」で登録されているのに、実際には請求書を回収できていないことも多々発生していたんです。それが発覚すると、チャットツールや口頭で担当者に確認を取らなければならないので、手間が掛かりました。

――それは、経理担当者としてはヒヤヒヤしますよね。

宮崎：freee業務委託管理(旧pasture)を導入した今となっては、かなりの工数が各所にかかるような運用だったと思いますね。請求書の差し戻しも紙で運用していたので、日付や金額の間違いがあったときの管理も大変。一旦受理して、「差し戻し中」というファイルに請求書を入れて保管しておくというアナログな方法を採用していたんです。経理担当は2人しかいなかったので、管理コストの負担が大きくのしかかっていました。

【freee業務委託管理(旧pasture)導入時の工夫】勉強会やチャットグループを活用し現場とパートナーがスムーズに使える体制を構築

――freee業務委託管理(旧pasture)導入時に大変だったことはありますか？

宮崎：最初は導入プロジェクトの管理者である私たち経理担当者が使い方をマスターしなくてはいけないので、学んで習得するところが第一関門でしたね。ただ、分からないことはfreee業務委託管理(旧pasture)の担当者に電話して聞くなど、手厚くバックアップしてもらえたので助かりました。また、現場への浸透も大変で、どう進めるべきか検討を重ねました。まずはオンラインでfreee業務委託管理(旧pasture)導入の勉強会を実施して、その様子を動画に撮って社員がいつでも閲覧できるようにしました。その後はfreee業務委託管理(旧pasture)関連の質問に特化したチャットグループをつくるなど、社内でのサポート体制を整備しました。

――現場の方はfreee業務委託管理(旧pasture)の導入についてどのように受け止められましたか？

青柳：これまで紙ベースの運用だったので、新しいシステムの導入には少し抵抗感がありました。でも、動画での解説も含めて、分からないことがあってもすぐ教えてもらえるので、安心感はありましたね。実際に運用がスタートしてからはすごく便利なツールだと感じていて、とても助かっています。

宮崎：徐々に「意外と便利じゃん！」と気づいてくれる人が現れはじめて、現場で積極的に使用を推進してくれるようになったので、とても助かりましたね。

――パートナーの方はfreee業務委託管理(旧pasture)の導入についてどのように受け止められましたか？

青柳：はじめはスムーズに運用できるか不安もありましたが、基本的には問題なく利用いただけました。請求書を弊社でつくってパートナーは内容確認・申請するだけなので楽だと言ってもらったこともあります。

【freee業務委託管理(旧pasture)活用の効果】振込の負担から解放！フルリモートでも問題なく請求書を回収

――freee業務委託管理(旧pasture)の導入によって、どのような課題を解決できたと感じていらっしゃいますか？

宮崎：銀行の振込の負担から解放されたことが大きいですね。銀行のシステムにはじめてfreee業務委託管理(旧pasture)からエクスポートした全銀データを読み込ませるだけで振込が完了したときは感動しました。これまで振込作業だけに集中できることは稀だったので、ほかの作業をしている間に銀行のシステムがタイムオーバーで自動ログアウトしてしまうこともあったんです。もう一回ログインするとまた最初からやり直さなくてはいけないこともあって、本当にしんどかったんですよね。それがなくなっただけでも、個人的には負担がかなり軽減されたと感じています。

久保山：差し戻しの請求書をファイルに入れたり、紙の請求書を整理したりと、管理や保管が大変だったので、システム内ですべて完結できるようになったのはすごく便利だと思います。フルリモートになったことがきっかけで、地方に引っ越した社員もいるので、場所を問わず請求書を処理できるので助かっています。freee業務委託管理(旧pasture)の導入が柔軟な働き方の支援のひとつになっていると思います。

――請求書の受取サービス「freee業務委託管理(旧pasture)請求書受取」もご利用いただいています。紙やPDFでバラバラと提出されていた請求書をクラウド上で回収し、データ化できるサービスですが、こちらをご利用されている目的について伺えますか？

久保山：外部パートナーだけではなく、紙でしか発行されない企業の請求書回収もfreee業務委託管理(旧pasture)で一元管理したいと思い、導入しました。回収した請求書をデータ化して管理できるので、とても便利です。弊社のほとんどの請求書をfreee業務委託管理(旧pasture)上で管理できています。

――最後にfreee業務委託管理(旧pasture)を検討されている方にひとことお願いします。

久保山： freee業務委託管理(旧pasture)によってどこでも請求書の処理ができたり、バックオフィスの負担を減らせたりメリットは多くあります。ただしひとつのシステムを入れることは全社にとってすごく大きな変化ですので、現場へのサポートも重要です。マニュアルを作って「これの通りに進めてください」と渡すのではなくて、分からないことがあればすぐに確認できる体制を整えることも必要だと感じました。導入から運用までは、freee業務委託管理(旧pasture)の担当者の方が手厚くサポートしてくださったので、安心感を持ちながら進められました。