千代田ゴム株式会社は、ゴム製品の製造と販売を手掛ける企業で、2024年で75周年を迎えました。主に工業用ゴム製品を取り扱い、素材から最終製品まで幅広い製品ラインナップを提供しています。製品の品質とカスタマイズ対応で高い評価を得ており、複雑な顧客要件に対応するための柔軟な業務運営が特徴です。

そんな千代田ゴム株式会社では今、全社的にバックオフィスの自動化を推進する流れがあり、請求書の発行・送付業務に関してもDX化を進めていく中で、freee請求書の導入に至ったそうです。

社長の高遠様と、総務部で経理・人事・システム周りの担当者様に、freee請求書の導入を決めた背景について詳しく伺いました。

――請求書発行業務に関してどんな課題を抱えていましたか？

1つ目は「紙での請求書発行・郵送の手間」、2つ目は「取引先ごとの要望に応じた対応の手間」です。本社の経理部で毎月400件程の請求書を発行していますが、以前は最大5名で半日もかけて請求書発行・送付の業務をしていました。

ただ発行・郵送するのではなく、約15%はイレギュラーな対応が必要です。例えば、郵送前にFaxを送る、先方の提出する検収書を弊社がチェックすることで請求書の発送は不要、請求書の宛名はAだが送付先は経理部門のあるBになるケースなど多数あります。これらをExcelで管理しているのですが、ミスが無いように確認し、個社ごとに対応するのは非常に大きな負担となっていました。

また、弊社のシステム上、入金があると、当月の売上金額が0円でも請求書が作成されるケースも30%程あります。これらの請求書は印刷後にチェックして除くという作業をしていたため、紙の無駄にもなりますし作業の手間も大きかったです。

これらの課題を解決するために請求書の電子化を検討していました。

――-freee請求書を導入された理由はなんですか？

freee会計を利用しているので、請求データをシームレスに会計に連携できる点が大変魅力的でした。
また、現在利用している請求書発行システムと比較し、毎月の利用料・紙や資材コスト・人件費コストを比較してコストメリットがあると判断しました。

請求書のフォーマットを柔軟にカスタマイズし、いま使用しているフォーマットを再現できる点も導入の後押しとなりました。

業界的に変化への対応が難しい部分もあり、今使用している請求書フォーマットから大きく変えたくないという意向があります。弊社の場合、長い商品名・図番・納品書の番号・直送する際の送り先など、請求書に反映すべき事項が多く、これらの項目は弊社だけではなく取引先様にとっても必要な項目のため省略できません。freeeさんにいまのフォーマットを確認いただいたところ、問題なく再現できるとの回答で安心しました。
また、状況によってはイレギュラーに対応する必要も出てくるため、請求書のフォーマットを柔軟に変更できるのは良いと感じています。

実は、現在の請求書発行システムを導入した際に「請求書をメール形式に変更して良いか」お聞きしたところ、10%程度しか了承いただけませんでした。その際は一方的なお願いとなり上手くいきませんでしたが、大事なことは納得のいくメリットを説明した上で選択肢を与えないことだと気づきました。

今回、freee請求書の導入に際してもしっかりと顧客に対しメリットの説明を行い、双方にとって良い形での効率化を進めたいと思います。

もともと別の請求書発行サービスを利用していましたが、できるだけシステムを一元化したいと思っていました。
freee請求書でテンプレートがカスタマイズできるようになったと聞き、現在のシステムの利用料・紙や資材代・人件費コストなどを試算しました。その結果、コスト・労力の削減ともに十分にメリットがあると感じましたので、すぐに社長に導入を希望したいと伝えました。freeeにまとめることで顧客情報の一元管理もできるようになりますので、マスタ情報の二重管理の必要がなくなることも魅力に感じています。

請求書発行業務の時間を半分に減らすことです。イメージではさらに減るのかなと思っています。今はシステムを活用して2人で2時間程まで減っていますが、これを1人で15分とかにできると可能性が見えています。

もう1つは働き方の柔軟さの実現です。
紙の請求書が必要な取引先もあるため完全なペーパーレス化は難しいものの、今後は一部場所を問わない働き方もできるようになります。リモートでの請求書発行が可能になれば、業務効率が大幅に向上できるとともに、経理スタッフの方にも働きやすさを提供できるようになります。

――freeeに期待することは何ですか？

請求書業務は「大事だけど、無駄な作業」なので、バックオフィスの自動化を理想的に進めているfreeeの利用者がどんどん増えていき、経理担当の業務が大幅に削減できるのが理想ですね。弊社でも、スタッフには単純な封入とかではなく、別の付加価値の高い仕事に着手してほしいと考えています。

バックオフィス全般の自動化を進めることで人財の最適配置が叶い、会社全体の効率化を図ることができると期待しています。freeeが製造業でもより使いやすいシステムとなり、業界全体での普及が進むことを願っています。