電子署名とは、デジタル上で契約や書類に署名をすることです。従来の手書き署名や捺印と同じ効力がある便利な技術です。業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがある一方で、導入には注意すべきポイントもあります。

初めて電子署名を使った契約で、仕組みや安全性に不安を感じている方もいるでしょう。この記事では、電子署名の基本から、そのメリットや注意点、導入方法までをわかりやすく解説します。

• 電子署名とは
• 手書きの署名との違い
• 捺印との違い
• 電子署名の仕組み
• 電子署名の法的効力
• 電子署名のメリット
• 業務効率化
• 安全性の向上
• 経費削減
• 電子署名のデメリット
• 導入コスト
• 一部の契約への適用不可
• 電子署名を利用するには
• PDFファイルに電子署名をする
• WordやExcelに電子署名する
• 電子契約サービスを利用する
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問
• まとめ

電子署名とは、電子文書に対して行われる電子的な署名のことで、紙の文書における手書きの署名や押印に相当するものです。具体的には、暗号技術を用いて電子文書の作成者を証明し、かつその文書が改ざんされていないことを保証する仕組みです。

電子署名の主な特徴は以下の通りです。

電子署名は通常、公開鍵暗号方式や電子証明書、タイムスタンプなどの技術を組み合わせて実現されます。これらの技術により、インターネットを介した契約や申請などの手続きをペーパーレスで安全に行うことが可能になります。

電子署名と手書きの署名には、法的効力、安全性、利便性の面でいくつか違いがあります。

法的効力については、電子署名法により一定の要件を満たした電子署名は手書きの署名や押印と同等の証拠能力を有すると認められています。ただし、一部の重要書類では依然として手書きの署名が要求される場合があります。

安全性については、電子署名は高度な暗号技術を用いているため、適切に実装されれば手書きの署名よりも偽造が困難です。また、電子署名は文書の完全性を保証できるため、署名後の改ざんを防ぐことができます。一方、手書きの署名は目視や筆跡鑑定で確認するため、偽造のリスクが比較的高くなります。

利便性の観点では、電子署名はリモートで即時に行えるため、時間と場所の制約がなく非常に便利です。また、電子文書の管理や検索も容易です。

対して、手書きの署名は物理的な存在が必要で、文書の保管や管理にも手間がかかります。ただし、電子署名は専用のソフトウェアが必要な場合がほとんどなので、初期導入にはコストがかかる可能性があります。

電子証明と捺印は、法的効力において違いはありません。どちらも署名者の意思を確認する手段として同等の効力を持ちますが、電子署名は電子証明書を使って厳密な本人確認が行われるため、なりすまし防止の観点から、捺印よりも安全性が高いとされています。

また、捺印は物理的な印鑑が必要で、押印のために場所が制約されますが、電子署名はインターネットさえあればどこでも利用可能で便利です。さらに、捺印は紙の保管が求められますが、電子署名はデータで保存できるため、管理や検索が容易である点でも優れています。

電子署名は、主に「公開鍵暗号方式」という技術を使って成り立っています。これは、暗号化と復号化を行う2つの鍵（秘密鍵と公開鍵）をペアで使用する仕組みです。文書に署名する際、作成者は「秘密鍵」を使って文書を暗号化し、受信者は公開されている「公開鍵」を使ってその文書を復号化します。この方式により、文書が作成者によって署名されていることと、その内容が改ざんされていないことが確認されます。

さらに、電子署名の信頼性を確保するために「電子証明書」が使われます。これは、第三者機関である認証局（CA）が発行し、署名者が送信者本人であることを証明するものです。電子証明書は、紙の印鑑証明書に似た役割を果たし、電子署名の信頼性を高める重要な要素になります。

セキュリティをさらに強化するために「タイムスタンプ」という技術が使われます。タイムスタンプは、ある時点で文書が存在していたことや、その後改ざんされていないことを証明するために利用されます。このような技術により、電子署名は安全かつ信頼性の高い仕組みとなっています。

電子署名の法的効力を支えているのが「電子署名法」です。この法律は、電子署名の定義、要件、効果を規定し、適切に管理するためのルールを整備しています。本人が一定の要件を満たして施した電子署名は、本人の意思に基づき作成されたものとして法的に認められ、有効な証拠となります。

電子署名は、紙の文書における署名や捺印と同等の法的効果を持ち、契約書や申請書などさまざまな場面で利用できます。ただし、不動産登記や定期借地契約など、電子署名が適用されない特定の文書もあるため注意が必要です。

また、電子署名に利用される電子証明書には有効期限があり、期限切れの証明書で署名が行われた場合、その効力は無効になる可能性があります。さらに、秘密鍵は厳重に管理されるべきで、もし第三者に漏洩した場合、不正利用されてしまうかもしれません。電子証明書や秘密鍵は適切に管理しましょう。

電子署名には次のようなメリットが期待できます。

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

電子署名を活用することで、業務の効率化が大幅に進みます。従来の紙ベースの契約手続きでは、書類の印刷や押印、郵送に時間がかかっていましたが、電子署名を導入することでこれらの手間がなくなり、契約までの時間が大幅に短縮されます。

さらに、修正が必要な場合でも、データ上で即座に対応できるため、手続きがスムーズです。加えて、インターネットさえあれば場所を問わず契約が可能となり、テレワークや出張先でも業務を滞りなく進められます。

電子署名には高度な暗号技術が使用されており、文書が署名された後に改ざんされた場合、それを即座に検知できるため、契約内容の信頼性が大きく向上します。また、電子証明書を活用することで、署名者の厳密な本人確認が行われるため、なりすましなどの不正な契約を防止することが可能です。

電子署名を導入することで、さまざまな経費の削減も可能です。従来の紙ベースの契約手続きでは、印刷費や郵送費、さらには契約書に貼付する印紙代が必要でしたが、電子署名を利用することでこれらの費用を大幅に削減できます。

また、紙の書類を保管するスペースやその管理にかかるコストも不要となり、保管に関わる経費も削減できるのが大きなメリットです。

電子署名には以下のようなデメリットも考えられます。

それぞれのデメリットを詳しく解説していきます。

電子署名サービスの利用には、初期導入費用に加えランニングコストが発生する場合があり、特に高度なセキュリティ機能を備えたサービスや大規模な組織向けのサービスは高額になる傾向があります。一般的には、月額の基本料金が1～10万円ほど、1契約書ごとに100～200円の従量課金が発生することが多いです。

また、導入に際しては従業員に対するトレーニングも必要で、ITリテラシーが低い従業員が多い場合、導入までに時間がかかる可能性もあります。

一部の契約は、法律によって紙の書面での手続きが義務付けられているため、電子署名が利用できない場合があります。たとえば以下のような場合です。

主に不動産や投資信託に関連する書類に多いですが、一般的な契約の多くは電子署名を使用できます。

電子署名は以下の方法で利用できます。

具体的な利用方法について解説します。

Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerを使用することで、PDF形式のファイルに手軽に署名を追加できます。付与する方法は以下の通りです。

WordやExcelで作成したファイルにも電子署名を付与できます。手順は以下の通りです。

電子署名の方法の一つとして「電子契約サービス」を利用する方法があります。このクラウドベースのサービスは、契約書の作成から署名、保管までを一括で管理でき、特に複数の署名者が関わる契約において便利です。署名プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、やり取りがスムーズに進みます。

さらに、契約書のテンプレートが豊富に用意されているため、簡単に作成・編集できる点も魅力です。高度なセキュリティ機能を備え、法的効力も十分に担保されているため、安全かつ効率的に契約を締結できます。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。

電子署名とは、電子文書に対して行われる電子的な署名のことで、紙の文書における手書きの署名や押印に相当するものです。

詳細は、記事内「電子署名とは」をご覧ください。

電子署名は以下の方法で利用できます。

• PDFファイルに電子署名をする
• WordやExcelに電子署名する
• 電子契約サービスを利用する

詳細は、記事内「電子署名を利用するには」をご覧ください。

電子署名には、法的効力を支えている「電子署名法」があり、本人が一定の要件を満たして施した電子署名は、本人の意思に基づき作成されたものとして法的に認められ、有効な証拠となります。

詳細は、記事内「電子署名の法的効力」をご覧ください。

電子署名は、従来の手書きの署名や捺印に代わり、デジタル上で契約や手続きを効率化できる技術です。業務の時間短縮やコスト削減、安全性の向上など、さまざまなメリットがあります。電子署名を導入するには、PDFソフトやOfficeソフトの電子署名機能を利用したり、電子契約サービスを活用したりする方法があり、いずれも簡単かつ安全に署名が可能です。

ただし、特定の契約書類には適用できない場合があるため、事前に確認が必要です。電子署名はこれからのビジネスにおいて、効率的かつ信頼性の高いツールとしてますます活用されるでしょう。