電子印鑑（デジタル印鑑）とは、ハンコやスタンプといった従来の物理的な印鑑に対し、PDFなどの電子文書へ押印できる「データ化された印鑑」のことです。

本記事では、電子印鑑について、法的効力や作成方法、メリットを詳しく解説していきます。

• 電子印鑑（デジタル印鑑）とは？
• 電子印鑑は2種類
• 電子署名との違い
• 電子印影との違い
• 電子印鑑の法的効力
• 印影を画像データ化した電子印鑑の場合
• 印影の画像データに識別情報を保存した電子印鑑の場合
• 普通の印鑑の場合
• 電子印鑑の作成方法
• 無料で作成する方法
• 有料サービスを利用して作成する方法
• 電子印鑑のメリット
• コストが抑えられる
• ビジネス文書の作成時間を短縮できる
• リモートでの承認も可能になる
• 電子印鑑の導入と活用する際の注意点
• セキュリティ面で不安がある
• 電子印鑑に対応していない企業もあるので確認が必要
• 書類の用途に合わせて電子印鑑のタイプを選ぶ必要がある
• サービス導入によるコストが発生する
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問
• まとめ

電子印鑑（デジタル印鑑）とは、ハンコやスタンプといった従来の物理的な印鑑に対し、PDFなどの電子文書へ押印できる「データ化された印鑑」のことです。

電子印鑑は法律上の定義などではなくデータ化された印鑑全般を指し、サービスによってはデジタル印鑑や電子ハンコなどとも呼ばれます。

電子署名や電子印影と混同しやすいので、詳しく解説していきます。

現在使用されている電子印鑑は、「印影を画像データ化したタイプ」と「印影の画像データに識別情報を保存したタイプ」の2種類が主流です。

印影を画像データ化した電子印鑑とは、実際の印影をスキャナで取り込んで背景を透過する、もしくはペイントソフト等で画像データとして作成した印影です。 電子文書中の押印したい箇所へ貼り付けて使用します。

画像データ化された印影には、使用者を誰であるか判別するための情報（識別情報）の保存が可能です。印影の画像データに、電子文書が存在した日時を証明するタイムスタンプが記録されるため、いつ・誰の手で押印されたのかが判別できます。

法律上ではまだ定義がない電子印鑑に対し、電子署名は「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」の第2条によって要件が定義されています。

紙文書におけるサインに相当する電子署名は、電子契約分野において法的効力がはっきり定められているため、広く普及しています。

電子印鑑と特に混同されやすいのが「電子印影」です。そもそも「印影」とは印鑑自体ではなく、「印鑑を押した後にできる朱肉の跡」を示しています。

この「印鑑を押した跡」を電子的に再現したのが「電子印影」であるため、厳密には電子印鑑とは異なるものだと覚えておきましょう。

電子印鑑は、前述した2種類のタイプによって法的効力に違いがあります。ここでは、種類別に電子印鑑が持つ法的効力、電子印鑑と普通の印鑑が持つ法的効力の違いについても解説します。

印影を画像データ化しただけの電子印鑑の場合、画像データは容易に作成できるため、その文書の信頼性（本人が作ったかどうか）が低いと判断される可能性があります。そのため、重要度の高い文書に使用するのは適していません。

印影を画像データ化しただけの電子印鑑は、社内向けの申請書や、稟議の承認・決済などの認印など、職場内でやり取りする文書での利用に向いています。

印影の画像データに識別情報を保存した電子印鑑の場合は、「いつ・誰の手で押されたのか」が証明されるため、間違いなく本人が作った文書として信頼性が高いといえます。

電子署名法においても電子署名付きの電子印鑑は、普通の印鑑と同等に「真正に成立したものと推定する」と定められているので信頼性も高く、契約書や納品書といった社外文書にも使用可能です。

従来から使われている普通の印鑑は、下記の「民事訴訟法」によって、押印された書類は本人が作成したと推定するとされています。

引用：民訴法第228条第4項「私文書は、本人［中略］の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」

ただし普通の印鑑は「民事訴訟法」、電子印鑑は「電子署名法」と、それぞれ法的効力を示す法律が異なる点に注意してください。

電子印鑑を作成する方法は様々あります。特に印影を画像データ化するタイプの電子印鑑であれば、ExcelやWord、フリーソフトなどを活用して無料で作成可能です。

一方、印影の画像データに識別情報を保存するタイプの電子印鑑は、有料の電子契約システムや電子印鑑サービスを利用しなくてはいけません。

ここでは、電子印鑑を無料または有料で作成する方法をご紹介します。

まずは、無料で電子印鑑を作成する方法です。

パソコンにExcelやWordが入っていれば、今すぐにでも電子印鑑を作成可能です。ここではExcelを使った作成例をご紹介します。

Excelのバージョンによっては「図として保存」が無い場合があるので、その場合はペイントソフトなどに図を貼り付けて画像として保存してください。

ExcelやWordで作成した図形はそのまま画像データとして保存できますが、PDFデータとして保存も可能です。

「ファイル」メニューから「エクスポート」を選べば、PDFデータとして保存できます。PDFデータへ変換しておけば、電子印鑑として汎用的に使いやすくなるでしょう。

スキャンできる機器、もしくはデジカメやスマートフォンがあるなら、実際の印影をスキャンして画像データにできます。手順は下記の通りです。

デジカメやスマートフォンでもこの方法が可能なので、特別な機器が無くとも電子印鑑を作成できます。

印影の画像データに識別情報を保存したタイプの電子印鑑は、有料の電子契約システムや電子印鑑サービスから作成可能です。サービスによっては印影のデザインを選べるものもあります。

電子契約システム「freeeサイン」では、お好みの印影を自身で作成できる機能や、お持ちの印影画像をそのまま使える機能もあるので、印影にこだわりたい方におすすめです。

電子印鑑を導入すれば、契約書や請求書などの社外文書だけでなく、申請書や稟議書といった社内文書を電子化して効率的な運用も可能です。

ここでは、電子印鑑を導入した場合の代表的なメリットをご紹介します。

電子印鑑を導入すれば、基本的にメールなどを使って電子データで文書のやり取りを行います。

そのため、先方へ送る文書を印刷して発送する手間が省け、用紙代・インク代・郵送費が不要となり、作業にかかる時間が短縮できて人件費も節約できるなど、様々な費用削減へと繋がるでしょう。

また、書類を電子データとして保管すれば、倉庫などの保管スペースも不要になるため、多方面でのコストダウンが見込めます。

紙の文書の場合は、印刷や押印に手間がかかります。それに、内容や印章の種類を間違えた場合は、もう一度印刷して押印し直さなければなりません。

電子印鑑を導入して文書を電子化すれば、スピーディーに作成・修正ができ、業務効率が向上するでしょう。

電子印鑑を導入して社内文書が電子化されれば、普通の印鑑を押すためにわざわざ出社しなくてよくなり、リモート環境でも申請書や稟議書などの承認が可能となります。

メリットの多い電子印鑑ですが、導入・活用するにあたってはいくつか注意すべき点もあります。具体的な注意点を4つご紹介しますので、導入に向けてぜひ覚えておいてください。

識別情報が含まれていない電子印鑑であれば、Excelやフリーソフトを使えば誰でも簡単に作成可能です。しかし、それは裏を返せば、誰でも別人の電子印鑑を作成できるという意味でもあります。

重要度の高い文書に識別情報を含まない電子印鑑が押印されていたら、本当に押印者本人が作成したものかどうか、念のため注意しておきましょう。

電子印鑑はまだ社会全体の認知度が低く、どの企業でも導入されているわけではありません。

文書を電子データとしてやり取りしたい相手側の企業が、電子印鑑に対応していない場合もありますので事前に確認しておくようにしましょう。

印影を画像データ化しただけの電子印鑑は無料で作成・使用ができて便利ですが、他社とやり取りをする重要な書類にも使ってしまうと、先方とトラブルになった際に法的効力が認められない可能性があります。

社内で使う申請書や稟議書への押印なら印影を画像データ化した電子印鑑で十分ですが、他社と締結する契約書や秘密保持契約書（NDA）などの重要書類は、識別情報が含まれていて、法的信頼性の高い電子印鑑を使うようにしましょう。

印影の画像データに識別情報が保存された電子印鑑を利用するには、別途サービスを導入する必要があるため、新たなコスト発生は避けられません。

サービスを導入して得られるメリットと必要となるコストを比較した上で、電子印鑑の導入を検討しましょう。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。

電子印鑑は、Excelやフリーソフトを使えば誰でも簡単に作成可能な一方、誰でも別人の電子印鑑を作成できるデメリットもあります。

詳細は、記事内「電子印鑑の導入と活用する際の注意点」をご覧ください。

電子印鑑は、紙と同様に、電子ファイルに押印するもので、「印影を画像データ化したタイプ」と「印影の画像データに識別情報を保存したタイプ」の2種類が主流です。

詳細は、記事内「電子印鑑は2種類」をご覧ください。

電子印鑑を作成する方法は様々あり、ExcelやWord、フリーソフトなどを活用して無料で作成したり、有料の電子契約システムや電子印鑑サービスを利用して作成が可能です。

詳細は、記事内「電子印鑑の作成方法」をご覧ください。

電子印鑑には、印影を画像データ化したタイプと、印影の画像データに識別情報を保存したタイプの2種類があります。これらは用途によって使い分けることが大切です。

印影を画像データ化したタイプは、無料で作成・利用ができますが、法的信頼性が低いことから一般的に社内文書向けです。一方、印影の画像データに識別情報を保存したタイプは、作成・利用は有料になるものの、外部と締結する重要な契約書にも使用できるほどの法的信頼性の高い電子印鑑です。

電子印鑑を導入する際は、電子印鑑をどういった目的で使うかによってサービスを選ぶようにしましょう。