電子契約とは、電子文書に電子署名を行うことで契約を締結できる仕組みです。電子署名法の条件を満たした電子署名がなされていれば、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。

電子契約には、契約業務を効率化できる・コスト削減につながるなど多くのメリットがあります。一方で、締結できない契約もあるため、導入の際は注意が必要です。

今回は、電子契約についてメリットや注意点、導入方法までわかりやすく解説します。

• 電子契約とは
• 電子署名を構成する2つの要素
• 電子証明書
• タイムスタンプ
• 電子契約と書面契約の違い
• 電子契約のタイプ
• 当事者型（電子署名タイプ）
• 立会人（電子サインタイプ）
• 電子契約のやり方2ステップ
• 契約書をシステム上にアップロードもしくはメールで送信
• 受信者が契約書を承認
• 電子契約を行う4つのメリット
• 契約業務を大幅に効率化できる
• 印紙代などが不要でコスト削減になる
• 契約の進捗状況を可視化できる
• コンプライアンスの強化を図れる
• 電子契約を行う3つのデメリット
• 締結できない契約もある
• 取引先が電子契約を拒否した場合は利用できない
• 新たな業務フローを導入しなければならない
• 電子契約を導入する際に理解すべき法律
• 電子署名法
• 電子帳簿保存法
• 電子契約を導入する際の2つの注意点
• 社員に電子契約の導入メリットを理解してもらう
• 導入後のシステム変更は大幅な手間がかかる
• 電子契約システムを比較するポイントは4つ
• 電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
• 取引先が導入しやすい仕様となっているか確認する
• 書面契約も可能か確認する
• セキュリティ体制が万全かチェックする
• 契約にまつわる業務を簡単にする方法
• よくある質問
• まとめ

電子契約とは従来の紙の契約書に代わり、デジタル技術を活用して締結される契約です。電子文書に電子署名を行うことで成立します。

電子契約では契約書の作成から署名、保管までの全プロセスがオンライン上で完結します。そのため、時間や場所の制約を受けずに契約を締結できる点が大きな特徴です。また、印紙代の節約や書類の保管スペース削減などもメリットです。

セキュリティ面でも暗号化技術やログ管理機能により、高い安全性が確保されています。電子契約は効率性・経済性・安全性を兼ね備えた現代のビジネスに欠かせない手法です。

電子契約に法的効力を持たせるためには、電子署名が不可欠です。電子署名法により、適切に行われた電子署名は従来の手書き署名や押印と同等の効力を持つと認められています。

電子署名は主に「電子証明書」と「タイムスタンプ」の2つの要素で構成されています。上記の要素が組み合わさることで、署名者の本人確認と署名が行われた正確な日時の証明が可能となり、電子契約の信頼性と法的有効性が担保される仕組みです。以下、「電子証明書」と「タイムスタンプ」について詳しく解説していきます。

電子証明書とは、デジタル世界における身分証明書のようなものです。電子証明書は、第三者機関である認証局によって発行され、署名者の身元を電子的に保証します。

電子証明書には、署名者の名前やメールアドレスなどの個人情報・有効期限などが含まれています。電子署名を行った人物が本当に契約の当事者であることを確認可能です。

電子証明書の仕組みは公開鍵暗号方式に基づいており、送信者が秘密鍵で署名し、受信者が公開鍵で署名を検証することで、なりすましや改ざんを防ぐことができます。

タイムスタンプとは、「電子文書がいつ存在したか」を証明する電子的な時刻証明です。契約書の日付欄に相当する機能を果たし、電子契約の締結時刻を正確に記録します。

タイムスタンプは、第三者機関である時刻認証局によって発行されます。タイムスタンプが付与されると、その時点での文書の内容と時刻が固定され、後から改ざんができなくなる仕組みです。

書面契約は従来から広く用いられてきた契約形態で、紙の契約書に当事者が直接署名や押印を行って締結する方式です。一方、電子契約はデジタル技術を活用し、オンライン上で完結する契約方式です。

両者には作成方法・保管方法・締結にかかる時間など、さまざまな違いがあります。以下の表で、主な相違点を比較してみましょう。

上記表での比較から、電子契約は直接対面の必要がなく利便性が高いなどのメリットがあります。一方で、後述で詳しく解説しますが、一部の契約には対応していないため注意が必要です。

電子契約には主に「当事者型（電子署名タイプ）」と「立会人型（電子サインタイプ）」の2種類があります。以下、それぞれのタイプについて詳しく解説します。

当事者型（電子署名タイプ）は、電子署名法に準拠し、契約当事者が自身の電子証明書を使用して電子署名を行う方式です。

当事者型の大きな特徴は、厳格な本人確認ができる点です。第三者機関である認証局から発行された電子証明書を用いるため、なりすましのリスクを大きく軽減させられます。

ただし、各当事者が事前に電子証明書を取得しておく必要があります。また、電子証明書の管理や更新もしなければならず、導入にはある程度の手間とコストがかかる点に注意が必要です。

立会人型（電子サインタイプ）は、電子契約サービス提供事業者が当事者の指示に基づき電子署名を付与する方式です。立会人型では、契約当事者がサービス提供事業者のプラットフォーム上で契約締結を行います。契約当事者があらかじめユーザー登録を行い、ログイン認証・認証メールの送付で本人確認を行うのが一般的です。

立会人型の利点は、導入のしやすさです。メールアドレスさえあれば本人認証ができるため、電子証明書を事前に取得する必要がなく、すぐにサービスを開始できます。また、操作が直感的でわかりやすいシステムも多く、ITツールが苦手な方との契約にも適しています。

電子契約の締結プロセスは、基本的に2つのステップで完了します。以下では、当事者型と立会人型の具体的な手順を解説します。両方式とも契約書の送信と承認の流れは共通していますが、契約書の送付・承認方法に違いがある点が特徴です。

まず、契約書をシステム上にアップロードもしくはメールで送信します。当事者型と立会人型の具体的な手順は、以下のとおりです。

続いて、契約書の受信者が承認手続きを行います。電子契約システムによって異なりますが、一般的には以下の流れで実施されます。

電子契約には、従来の書面契約と比較して多くのメリットがあります。以下では、特に重要な4つのメリットについて詳しく解説します。

電子契約のメリットは、契約業務の大幅な効率化です。書面契約と比較して、契約書の印刷や郵送などの手間が省けるため、業務時間を大きく削減できます。

従来の契約プロセスでは、契約書の作成後・印刷・製本・押印・郵送という一連の作業が必要でした。特に複数の関係者がいる場合、上記の過程に数日から数週間かかるケースもめずらしくありません。

しかし、電子契約では上記の物理的な作業が不要となります。契約書のデータをシステムにアップロードし、相手方にオンラインで送付できるため、即座に契約プロセスを開始できます。また、修正が必要な場合もデータ上で変更でき、再度印刷や郵送をする必要がありません。

電子契約は契約業務の各段階で大幅な時間短縮を実現し、企業の業務効率を飛躍的に向上させられます。

コスト削減につながる点も大きなメリットです。従来の書面契約では、契約書を印刷するための用紙代やインク代、郵送費などのコストが発生していました。特に大量の契約を扱う企業では、上記の費用が多大な金額になるケースも少なくありません。

加えて、保管のためのスペースや保管庫の維持費も削減できます。電子データでの保管により、物理的なスペースが不要になるだけでなく文書管理の手間も大幅に軽減されます。

契約手続きの進捗状況を常にシステム内で確認できる点もメリットです。従来の書面契約では「契約書がどこにあり、署名が完了しているのか」を確認するため、関係者へ個別に連絡を取る必要がありました。特に複数の契約を同時進行で扱う場合の管理は、非常に煩雑で時間がかかります。

しかし、電子契約システムでは、契約書の作成から署名までの全プロセスがシステム上で管理されます。契約の進捗状況をリアルタイムで確認可能です。

また、多くのシステムでは通知機能も備えています。例えば、相手方が契約書を閲覧した時や署名を完了した時に自動で通知が送られるため、進捗を逐一確認する手間が省けます。

コンプライアンスの強化を図れる点も有効です。従来の紙の契約書は物理的な保管場所に保管されるため、アクセス管理が難しく情報漏洩のリスクがありました。

しかし、電子契約システムでは契約書の閲覧や編集権限を細かく設定できるため、必要な人物のみがアクセスできるよう制限できます。また、アクセスログも自動的に記録され、誰が「いつ」「どの」契約書を閲覧したかの追跡が可能です。

さらに、多くの電子契約システムは、データの暗号化やマルチファクタ認証などの高度なセキュリティ機能を備えています。外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に低減できる点もメリットです。

電子契約を行う場合、メリットだけでなくデメリットも存在します。以下では、電子契約で遭遇する3つのデメリットを詳しく紹介します。

電子契約は多くの契約をスムーズに締結できる手段ですが、一部の契約には対応していない点に注意が必要です。例えば、事業用定期借地契約や任意後見契約などは法的に電子契約が認められておらず、書面契約で行わなければなりません。

自社が取り扱う契約で、電子契約を利用できるかどうかを事前に確認しましょう。電子契約を導入した企業であっても、すべての契約が電子化できるわけではないため、契約内容に応じて柔軟な対応が求められます。

電子契約は双方の合意があってはじめて成り立つものです。よって、取引先が電子契約の利用を拒否した場合には、従来の書面契約に戻らざるを得ないケースがあります。

特に、従来の慣習を重視する企業では、電子契約の導入に抵抗があるケースも考えられます。無理に電子契約を強いるのではなく、取引先の事情や意向を尊重しつつ、双方にとって円滑な契約方法を選ぶのが重要です。

電子契約を導入する際には、従来の書面契約とは異なる業務フローを新たに構築する必要があります。書面契約では紙の書類を印刷し、押印や署名を行い、郵送するプロセスが必要でしたが電子契約では工程が一新されます。

そのため、企業内部で新しい業務フローを確立し、全従業員に運用方法を周知する手間が発生します。システムの導入や教育にかかるコストも発生するため、最初の準備には時間と労力がかかる点に注意が必要です。

また、新しいフローに対応できるよう、スムーズな移行計画と従業員への研修が欠かせません。電子契約のメリットを最大限に活かすためには、導入時の課題を事前にしっかりと把握して対応するのが重要です。

電子契約では、主に「電子署名法」「電子帳簿保存法」が大きく関わってきます。以下では、上記2つの法律について詳しく解説します。

電子署名法は、電子署名を従来の手書き署名や押印と同等の効力を持つものとして認めるための法律です。実際に、電子署名法には以下のように記載がされています。

”第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われている時は、真正に成立したものと推定する。”

出典：e-Gov法令検索　「電子署名及び認証業務に関する法律」

電子契約においては、署名の正当性が契約の成立を証明する重要な要素です。よって、電子署名法は電子契約の基盤となります。したがって、電子契約を導入する企業にとって電子署名法の理解は不可欠です。

電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、企業が作成・受領する帳簿や書類を電子データとして保存できることを認めたものです。従来、帳簿や契約書は紙での保存が義務付けられていました。しかし、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が可能となり、業務の効率化が図れるようになりました。

ただし、電子帳簿保存法に基づいて保存する場合には、タイムスタンプや改ざん防止措置を講じるなど一定の条件を満たす必要があります。電子契約を導入する際には、電子帳簿保存法に則った電子契約システムを採用するのが重要です。

電子契約を導入する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。以下では、電子契約を導入する際に意識したい3つの注意点を詳しく解説します。

電子契約を導入する際は、社員にメリットを理解してもらいましょう。電子契約を導入する際には業務フローが大きく変わるため、従来の書面契約に慣れている社員から反対意見が出るケースがあるからです。

例えば、契約書の郵送コスト・時間の削減・ペーパーレス化による業務効率の向上など電子契約の具体的な利点を伝えましょう。

社内全体でスムーズに電子契約を導入するためには、十分なコミュニケーションと関係各所とコンセンサスを取ることが欠かせません。

一度電子契約システムを導入した後、システムを変更する場合には大きな手間とコストがかかる点に注意が必要です。例えば、契約データの移行・新システムに適応するための業務フローの再設計など、多くの時間と労力を要します。

そのため、「導入するシステムが自社の業務環境に適しているか」を事前にしっかり確認しましょう。価格だけでなく、システムの拡張性やサポート体制も考慮に入れて慎重に選定する必要があります。

電子契約システムは、いくつかのポイントを確認して選ぶのがおすすめです。以下では、電子契約システムを比較する4つのポイントを詳しく紹介します。

電子契約システムを導入する際には、電子帳簿保存法に対応しているかを確認しましょう。電子帳簿保存法では、税務関連の書類や帳簿を電子データとして保存する際の要件が定められています。もし、システムが要件を満たしていない場合、契約書を紙で保管する必要が生じ、ペーパーレス化の利点が損なわれます。

電子帳簿保存法に準拠したシステムを選べば、法的な要件を満たしつつ、契約書の管理業務を一元化して効率的な運用が可能です。税務調査で契約書類が必要な際にも、安心してデータを提出できます。

電子契約システムの選定にあたっては、取引先が使いやすい仕様であるかどうかも重要なポイントです。「取引先にも高額な料金がかかる」「複雑な操作を必要とする」場合には、電子契約を拒否されるリスクが高まります。

取引先が無料で利用できる・簡単に操作できるシステムを選べば、双方にとってスムーズに契約が進められます。また、取引先が電子契約に対して抵抗を持たないよう、わかりやすいインターフェースやサポート体制が整っている点も重要です。契約プロセスの効率化だけでなく、良好なビジネス関係の維持にも寄与します。

電子契約システムを導入する際には、書面契約にも対応できるかどうかを確認しましょう。すべての契約が電子契約に移行できるわけではなく、業界や取引相手によっては書面契約を求められるケースもあります。

そのため、電子契約だけでなく書面契約も一元管理できるシステムを選びましょう。例えば、紙の契約書を電子化して取り込む機能を持つシステムなどが該当します。

書面で締結された契約書も電子契約と同じくデジタル管理が可能となり、契約の一元管理が容易です。紙と電子の両方の契約形態に対応でき、業務効率が向上します。

電子契約システムを選ぶ際には、セキュリティ対策が万全かどうかを最優先に確認しましょう。インターネット上で契約書や重要な取引情報をやり取りして保存するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴うためです。

電子契約システムにデータ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能があれば、契約書類を安全に管理できます。特に、機密性の高い契約書を取り扱う企業にとっては、セキュリティ面の脆弱性が大きなリスクとなります。導入するシステムが、最新のセキュリティ機能を備えているかどうかをしっかりとチェックしましょう。

契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない...なんてケースも少なくありません。

そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービス「freeeサイン」がおすすめです。

freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。

契約によって書式が異なるので、一から作成すると工数がかかってしまいます。 freeeサインでは、テンプレートを登録し、必要な項目を入力フォームへ入力するだけで簡単に契約書を作成できます。

freeeサインでは、契約書の作成依頼から承認にいたるまでのコミュニケーションもオンラインで管理・完結。ワークフロー機能は承認者の設定が可能なので、既存の承認フローをそのまま電子化することができます。

電子契約サービスの中には、どんな文書であっても1通送信する度に100～200円程度の従量課金が発生するものも少なくありません。freeeサインでは、従量課金のない「電子サイン」と従量課金のある「電子署名」のどちらを利用するかを、文書の送信時に選択できます。

重要な契約書や、後に争いが生じる可能性が高い文書には「電子署名」を利用して、より強固な証跡を残し、それ以外の多くの文書には「電子サイン」を利用するといった使い分けができるので、コスト削減につながります。

電子契約にすると押印や郵送、契約管理台帳へのデータ入力の必要がなく、契約に関わる手間が大幅に削減されます。さらに、オンライン上での契約締結は印紙税法基本通達第44条の「課税文書の作成」に該当しないため、収入印紙も不要です。

電子契約で完結することで、郵送する切手代や紙代、インク代なども不要となり、コストカットにつながります。

紙ベースで契約書類を作成すると、紛失や破損の恐れがあります。また、管理するための物理的なスペースを確保しなくてはなりません。また、電子帳簿保存法の改正でPDFでの保管にも制約が発生します。

freeeサインでは、過去の契約書もPDF化してタイムスタンプ付きで保存ができるので、今まで紙やPDFで保存していた契約書も一緒にクラウド上で管理することができます。クラウド上で管理することで紛失や破損の恐れも解消され、社内間での共有も楽になります。

気になる方は、無料登録でも書類の作成や電子締結ができる「freeeサイン」をぜひお試しください。

電子契約をはじめて導入する際、疑問や不安を感じる方も多いでしょう。以下では、電子契約でよくある質問を3つ紹介します。

電子契約書は、原則として紙で印刷する必要はありません。電子データとして保管される契約書には署名の真正性や改ざん防止の仕組みが取り入れられており、法的にも有効な契約書として認められています。

電子契約書をPDF形式で保管することは、法的にも問題なく認められています。電子契約はデジタルデータとして保存・管理されるのが基本であり、PDFは広く利用されているフォーマットです。

電子契約では、物理的な印鑑の押印は必要ありません。電子契約はデジタルデータで管理されるため、契約書に物理的な印鑑を押すことは不可能です。

電子契約は、ビジネスの効率化とコンプライアンス強化を同時に実現できる契約方式です。従来の紙ベースの契約と比べて時間とコストを大幅に削減しながら、契約プロセスの透明性を高められます。

ただし、導入に際して注意点もあります。取引先が利用しやすい・電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶなどのポイントを参考に、業務環境にマッチした電子契約システムを選びましょう。電子契約を活用し、バックオフィス業務の効率化を図ってください。