WBS（Work Breakdown Structure：ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー）はプロジェクト管理の基本的な手法であり、スムーズにプロジェクトを進行させるために欠かせないものです。実務において活かしていくためには、WBSの特徴を押さえたうえで作成方法を理解しておく必要があります。
また、WBSと関係が深いガントチャートについても学んでおけば、それぞれの特徴を活かした使い方ができるはずです。プロジェクト管理の精度を高めるためのポイントを詳しく解説していきます。
目次
WBSとは
WBSは「Work Breakdown Structure」の略であり、プロジェクトの目標を達成させるために用いる手法です。WBSが目的とする点を踏まえたうえで、メリットや注意点を把握しておきましょう。
WBSの目的
WBSは、プロジェクトに必要な作業を分解したうえで、体系的に捉えることを目的としています。規模が大きなプロジェクトになるほど全体像の把握が難しくなるため、いったん作業を細分化してから組み上げていくことで、精度の高いプロジェクト管理が行えます。
プロジェクトに参加するメンバーの作業を明確化することで、無駄のないスケジュール管理が行えるようになり、最終的には目標の達成につながります。何かトラブルが起こった場合も、WBSによる管理をしていれば原因を早期に把握することができ、プロジェクトを円滑に進められるはずです。
WBSのメリット
WBSを用いるメリットとして、人員とスケジュールを管理しやすい点があげられます。1つ1つの作業を細かく分けることで、それぞれの作業に必要な期間や人員などを把握でき、綿密なスケジュールを組み上げられます。
作業を分解していけば必要な工数を正確に把握できるため、無駄なリソースを割かずに済むというメリットもあげられるでしょう。また、作業を担当するメンバーとの認識のズレが起こることを防げるため、作業漏れの防止にもつながります。
WBSを用いるときの注意点
WBSは個々の作業に必要な期間や工数などを把握することに有益ですが、将来的な作業を分析するのには不向きな面もあります。情報が不足している状態で作業を分解しようとしても、実際に作業を進めたときにズレが生じてしまう恐れもあるのです。
そのため、不明確なタスクを無理に細分化しようとせずに、作業の進捗に合わせて徐々に細かく分けていくのが大切です。また、ズレが生じた場合に備えてバッファ（予備の期間）を設けておくと、多少のトラブルが起こっても柔軟に対応できます。
むやみにスケジュールを組もうとするのではなく、プロジェクトごとにWBSを用いるときの基準を作って、適切な管理を行ってみましょう。
WBSとガントチャートの関係性
ガントチャートはプロジェクトの進捗を把握するためのスケジュール表のことを指しており、一目で全体の状況を把握するのに向いています。縦軸に作業内容、横軸に作業開始日・作業完了日を記載して用いるのが一般的です。
一方で、WBSは1つ1つの作業を分解した一覧表のことであり、プロジェクトに必要な作業内容や期間の把握は可能です。ただ、ガントチャートと比べて分かりやすさという点では劣る部分もあるので、うまく併用していくことが大切だと言えます。
個々の作業内容についてはWBSによって洗い出しを行い、それに時間軸を組み合わせてガントチャートを作成するのが効率的です。
WBSの作成手順
ガントチャートの作成には、まずはWBSを作成する必要があります。どのような手順で作成を進めていくべきかについて、詳しく見ていきましょう。
目的を明確化
プロジェクト管理において、まずは最終的に何を目的とするのかを明確化させる必要があります。どのような成果物を得たいかハッキリさせなければ、必要となる作業や期間も決まらないからです。
プロジェクトに参加をするメンバー間できちんとコミュニケーションを取り、最終的な目標を明確にすることが重要です。
必要なタスクの洗い出し
最終的な目標が決まった段階で、目標を達成するために必要なタスクを洗い出していきます。作業の重複や無駄な作業をなくすためにも、1つ1つの作業について細分化していきましょう。
最初から作業工程を考えるよりも、以前取り組んだプロジェクトをベースとして改善すべき点を見つけていくのも1つの方法です。作業数がむやみに増えてしまわないように、基準を設けて取り組んでいくことが大切になります。
構造化して全体を把握する
個々の作業の洗い出しが終わったら、それらを組み上げてプロジェクトの全体像を把握してみましょう。作業の漏れや重複がないかをチェックしたうえで、具体的なスケジュールの作成や必要となる工数の見積もり作業を進めていきます。
複数人でチェック
プロジェクトは複数のメンバーが関わるものであるため、情報の共有化はプロジェクトの成否にも影響します。そのため、WBSを作成するときには複数人でチェックしてみてください。
他のメンバーの意見やアドバイスを受けることで、作業漏れが発生することを予防できます。また、プロジェクトに対する共通認識を得ることでスムーズに取り組みやすくなるはずです。
WBSをツールで管理するのも大切
WBSをうまく機能させるためには、ツールを活用していくのが大切だと言えます。エクセルで管理する方法やプロジェクト管理ツールを使う方法などがあるので、それぞれについて紹介していきます。
エクセルで管理する方法
WBSの作成や管理はエクセルで行えます。エクセルの利用にはほとんどコストがかからず、導入しやすいのがメリットです。他のデータと組み合わせて使ったり、必要な機能だけ取り入れてカスタマイズしやすかったりする点も優れています。
マクロを用いれば複雑な操作を自動化できるので、うまく活用してみましょう。一方で、品質管理やデータの分析が難しかったり、他のメンバーとの情報共有化を進めづらかったりする面もあるので注意が必要です。
その他、プロジェクトの規模が大きい場合に、管理が煩雑になる可能性もあります。
WBSのテンプレートを利用してみる
WBSは1から作成をしなくても、インターネット上には無償・有償でテンプレートがあるので自分に合ったものを活用してみましょう。さまざまなテンプレートを比較することで、どのような機能が必要なのかを明らかにできるはずです。
管理ツールを活用する方法
WBSを作成して活用していくには、プロジェクト管理ツールを利用する方法もあります。導入のためのコストがかかってしまう面はありますが、すぐに始められる点は大きなメリットでもあります。
またガントチャートや他のプロジェクト管理手法と横断的に連携することができるので、より確実なプロジェクト管理が可能になると共に、分析なども容易になるメリットがあります。
お試し期間中は無料としている管理ツールもあるので、まずは気軽に利用してみて使い勝手を試してみましょう。
まとめ
WBSは、プロジェクトの目標を達成するために必要な作業を細分化して組み上げる手法であり、スムーズにプロジェクトを進めていくうえで有益だと言えます。ガントチャートとの違いを理解したうえで、基本的な作成手順を押さえておきましょう。
そして、他のメンバーとプロジェクトの情報を共有し、作業に関する認識のズレをなくすためにも管理ツールの活用を検討してみることも大切です。精度の高いプロジェクト管理を進めていく方法を取り入れてみてください。
