シフト管理システムとは、従業員の勤務シフト作成・調整をクラウド上で一元管理できるシステムのことです。労基法違反を未然に防ぎ、従業員がシフトの希望を提出しやすくなるなど、毎月のシフト作成・管理の手間を減らします。

本記事では、シフト管理システムの基本的な機能や選び方について、メリット・デメリットとともに紹介していきます。

• シフト管理システムとは
• シフト管理システムができること
• Excelとの違い
• シフト管理システムを導入するメリット
• シフト作成の手間が減る
• ヒューマンエラーの回避
• 労働時間の管理
• 出退勤管理の効率化
• シフト管理システムのデメリット
• 導入費用と利用料金
• 操作方法の習得・教育
• シフト管理システムの選び方
• 従業員が使いやすいかどうか
• 細かな設定ができるか
• 他のシステムとの連携が可能か
• 労働時間が管理できるか
• まとめ
• よくある質問

シフト管理システムとは、従業員のシフト作成や調整業務、申請や共有などを一元管理できるシステムです。

シフト管理システムといっても様々で、シフト作成・管理に特化したシステム、出退勤ツールに含まれるシステム、LINEアプリと連携するシステム、有料・無料のシステムなどがあります。

シフト管理システムは、シフトの提出から作成・共有までスピーディーに進めることができます。

従業員が簡単に希望シフトを提出できます。スマホと連携しているものが多く、自宅から提出できるため、シフト提出のためだけに事業所や店舗に出向く必要もなくなり、シフトの回収率が高まります。

シフト管理システムは、所属や雇用区分など、事前に設定した様々な条件を考慮して自動でシフトを作成します。

シフトの大枠を作成した後は、休みや出勤時間などの従業員の希望条件を考慮して細かな調整を行います。

また、 営業時間短縮・繁忙期対応といった、イレギュラーな月だけのシフトを作成するなど、柔軟な調整ができるシステムもあります。

シフト確定後は、メールの自動配信やアプリを通して従業員に公開されるため、シフトを共有する手間が省けます。また、シフト管理システムのほとんどはモバイル対応しているので、インターネット環境さえあれば、場所を選ばずシフト状況を確認できます。

Excelなどの表計算ソフトと違い、シフト管理システムでは複雑なシフトをスムーズに作成できるメリットがあります。

Excelなど表計算ソフトによるシフト作成は基本的に手作業です。店舗状況や、従業員のスキル・必要人数を考慮した人員配置など、複雑なシフトの場合は時間がかかり、計算間違いなどのリスクが高まります。

従業員の人数が増えることでさらに複雑化するため、手作業でのシフト作成は、責任者の負担が大きくなってしまいます。シフト管理システムの導入は、これらの問題を解消し、複雑で面倒なシフト作成でもスムーズに実行できます。

シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。

シフト管理システムを導入する最大のメリットは、シフト作成の手間を減らせることです。

Excelなど、アナログなシフト作成では一般的な以下のような一連の流れを簡略化できます。

予め設定した条件に合わせてシフトが自動作成され、完成したシフトの共有まで自動化できるため、シフト作成・共有の手間を格段に軽減できます。

紙やExcelによるシフト作成では、目視で確認するためミスが起こりやすいです。しかしシフト管理システムなら、データを一元管理してシフト作成・管理を行うため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

さらに管理者にとっては、従業員の時間外労働や、休日出勤申請・休暇申請を一元化できるため、承認作業も簡略化できます。事前の申請内容に基づいて勤務できているか、検証作業もスムーズです。

管理画面では従業員ごとの労働時間を可視化できます。労働時間の管理や、特定の従業員の負担の可視化に役立つことも、シフト管理システムの大きなメリットのひとつです。

意図せず法定労働時間を超過していた場合にはアラートが出るため、労務リスクを防止することができます。すなわち、シフト管理システムの導入はリスク管理にも役立ちます。

勤怠管理機能を備えたシフト管理システムなら、従業員ごとの勤務形態区分から、残業時間、欠勤・早退・遅刻・有給の管理など、多彩な勤務データが自動的に集計できます。

従業員数や勤務形態の種類が多い場合でも、勤怠管理機能を備えたシフト管理システムがあれば、これらの管理に多くの労力や時間を割く必要はなく、管理者の時間を有効に活用できます。

シフト管理システムのデメリットについてもおさえておきましょう。

シフト管理システムを導入する最も大きなデメリットは、ずばり導入費用と毎月の利用料金（ランニングコスト）でしょう。

例えばExcelでシフト管理する場合、基本的に大きな料金はかかりません。もし、ある程度フォーマット化できているのであれば、そのままExcelで運用し続けることでコストを削った運用も可能でしょう。

初期費用と毎月の利用料金を考え、「料金に見合った効率化ができているか」をしっかり考えたいところです。

シフト管理システムは機能が増え、ますます便利になっています。一方で、どんな便利な機能でも、使いこなせないと無駄になってしまいます。

この場合、管理者が操作方法を習得するだけでは不十分で、シフト提出をする従業員側が操作を覚え、使いやすいことも重要です。つまり、従業員が使いこなせるようにするための教育時間も無視できないでしょう。

便利な機能を前に、大事な観点を見落としたままシステム導入を決めてしまうことがないよう、知っておきたいシフト管理システムの選び方をまとめました。

システム導入後は日常的に扱うことになるため、従業員が使いやすいシステムかどうかはとても重要です。

パソコンを使い慣れない従業員でも手軽に入力できるか、スマホに対応しているかなどを事前に確認しておく必要があります。操作が視覚的・感覚的に分かりやすいシステムだとよいでしょう。

勤怠管理システムのメリットは「手間を減らす」ことが大きな理由ですが、そのためにもカスタマイズできる幅が広いことは重要な要素でしょう。

たとえば、「シフトパターン」を予め何種類も登録できたり、従業員ごとの区分を任意で設定できたりすると、シフト作成は一段とスムーズになります。

管理者の目線では、既存の他のシステムとの連携も重要なポイントでしょう。勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる場合、労務管理の手間を削減できて効率的です。

また、従業員の目線では、LINEなどの連絡システムと連携できる場合、使いやすさがグッと高まるでしょう。

労働時間に対してアラートを出してくれるシステムだと安心です。たとえば高校生が勤務できない時間帯を自動判別する、長時間労働にアラートを出すなどの機能があると、労働管理の負担や不安が削減できます。

特に従業員が多い場合、このようなアラート機能によって初めて気付くこともあるでしょう。思いがけず労働時間上限を超過してしまわないように、労働時間管理の観点も確認しましょう。

シフト管理システムは数多く存在し、その機能や値段はさまざまです。

導入の際には、シフト管理に関する現在ある問題や不便を感じている点などを洗い出し、自社のニーズに見合った機能が備わったシステムを選びましょう。

また、シフト管理は、勤怠管理や給与計算といった業務とも密接に関わるものです。これを機に、勤怠管理サービスとの一体型のシステムを導入し、ひとまとめに効率化を図るのもおすすめです。

シフト管理システムには、シフトの「提出」「作成」「調整」「共有」の機能が備わっています。シフト管理システムの導入を検討する際は、利用したい機能が備わっているか、使いやすいかどうかを参考に選ぶようにしましょう。

詳しくは「シフト管理システムができること」、「シフト管理システムの選び方」で解説しています。

シフト作成の作業不可軽減、ヒューマンエラーの回避、退勤管理の効率化、適切な人員配置、労務リスクの回避など、さまざまなメリットがあります。

詳しくは記事内「シフト管理システムを導入するメリット」をご覧ください。