様々な業種や業界、企業規模にかかわらず、「勤怠管理」は日常業務として日々当たり前に行われていることでしょう。
しかし勤怠管理の実態として「法律に沿った正しい勤怠管理が出来ているか分からない」「タイムカードやエクセルで勤怠管理を行なっているけど、作業工数が膨大」など様々な課題があります。
本記事では、勤怠管理の重要性、勤怠管理システムでできること、システムやアプリの選び方までわかりやすく解説します。
目次
勤怠管理をラクにする方法
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勤怠管理とは
勤怠管理とは、企業が従業員の就業状況を適正に把握することを指します。
具体的には従業員の日々の労働時間を正確に把握するため、出勤、退勤、休憩時間、欠勤・遅刻の状況、休日の取得状況などを管理するものです。
労働基準法第32条では、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められています。これが適正に守られているかどうかや、正しい賃金を支払えているかを管理する仕組みが勤怠管理とも言えます。
労働者の働いた時間が割増賃金に当てはまるか以外にも、同じ労働時間であっても、時間外労働の有無や、休憩に該当するかどうかについて、正しく把握することが勤怠管理の持つ重要な側面のひとつになります。
参考：電子政府の総合窓口 e-gov「労働基準法第32条」
勤怠管理が必要な理由
勤怠管理を行うことは、企業に与えられた責任であり、義務になります。
労働基準法第108条
使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない
正しい勤怠管理は、適正な賃金の支払いにつながるだけではなく、過剰労働の早期発見や離職の防止効果が生まれ、従業員の健康維持にも結び付きます。
また、働き方改革関連法により、労働時間の客観的把握義務化が制定されました。
勤怠管理は、労働時間の客観的把握義務化により、紙やエクセルでの自己申告制は禁止され、ICカードによる記録やパソコンの使用時間による記録の把握が義務づけられました。
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固定時間での勤務体制の従業員が数名の場合は、紙やエクセルで項目別に管理することも出来ますが、会社が拡大し、従業員が増えるにつれて勤務形態も複数になると、紙やエクセルの管理では煩雑になりやすく、労務トラブルや、給与計算トラブルが起こりやすくなります。
時短勤務などの変形労働制を代表として、多様な業務時間が増えるほどに勤怠管理は複雑になっていきます。勤怠管理は従業員ごとに出勤退勤時刻が実態に合わせて正しく記載されているかを確認し、ミスがないか確認をして終わりではありません。その後従業員ごとに毎月の給与計算に労働時間を反映させるといった給与計算の作業まで繋がっています。勤怠管理システムを使うと、給与計算や、所得税の計算などと連携し、事務作業を大幅に効率化ができます。
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、勤怠情報の記録から、記録された情報をもとに給与計算にあった形で、自動で集計するなどの業務を効率的に行うことができるシステムです。
システムによってできることは異なりますが、大きく下記のような業務効率化やペーパーレス化などのメリットがあります。
勤怠管理システムを使用する主なメリット
- 勤怠データの集計作業が大幅に削減可能
- 人件費がリアルタイムで把握できる
- 人事戦略への勤怠データの活用
- 残業時間や休日出勤の割増手当などの煩雑な給与計算も自動
- 労働基準法の改正への対応が自動で対応
勤怠管理システムのタイプは、大きく以下の3つに分ける事が出来ます。
タイムレコーダータイプ
タイムレコーダー端末へICカードをかざして打刻するタイプです。直感的な操作感でわかりやすく、パソコンの操作が苦手な方でも安心して使用できます。
パッケージタイプ
パッケージタイプの勤怠システムとは、システムに必要なハードウェアやソフトウェアを自社で所有するサービスを指します。クローズした環境で運用できるため、データが手元にある安心感がある一方、サーバーやデータのバックアップシステムなどの導入及び維持にコストが必要となります。
クラウドタイプ
クラウドタイプとは、利用者がインターネットを通じて必要なタイミングで利用できるオンデマンドのサービスのことです。クラウドタイプの勤怠管理システムを利用する場合には、インターネット上で提供されるサービスを月額や年額で契約し利用します。インターネットへ接続する環境があれば、例えば社外でモバイル端末から操作することが可能であり、テレワーク（リモートワーク）や勤怠管理との相性は良いと言えます。
勤怠管理をスマホアプリで効率化
クラウド型勤怠管理システムの中には、スマホに対応した製品も多数あります。専用のアプリをダウンロードすることで、スマホアプリから簡単に出退勤時刻を記録することが可能になります。
出退勤の打刻やシフト提出、休暇申請・直帰申請などをすべてスマホ上で完結できるため、タイムカードによる打刻や上司への書類提出など従業員の勤怠管理のための作業を大幅に効率化できます。
従来のようにタイムカードを使った勤怠管理では、テレワーク（リモートワーク）をしている方や外出が多い営業担当者など、なかなか出退勤時刻の記録を正確に行うことが難しい場合もあります。しかし、スマホアプリであれば、どこにいても打刻ができるので、営業での外回りが多い従業員や、普段オフィスにいない従業員であっても、適切に労働時間を把握することができます。
家や、カフェなど、場所にとらわれる事なく、スマホアプリ上の出勤ボタンをクリックするだけで簡単に勤怠管理を行うことが可能であり、アルバイトやパート、業務委託といった、あらゆる働き方に対応した打刻手段を選ぶ事も可能です。
勤怠管理アプリやシステムを選ぶ時に見るべきポイント
勤怠管理アプリは「打刻をするだけのもの」と考えられる事も多くあり、給与計算などの管理機能と連携しているかどうかを詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。従業員の勤怠管理データを元に給与管理や人事システムなどの連携ができると、管理部門全体の事務作業も大幅に効率化が出来ます。
そこで、導入を検討する際は以下の点を明確にして、勤怠管理システムの比較、選定を行いましょう。
- 給与管理システム（他管理システム）との連携
（連携されていると、給与計算・勤怠管理の時にそれぞれ発生する勤怠情報の転記作業がなくなる上にミスも減り、管理工数も削減可能なため） - 勤怠管理システム導入前と導入後のコスト差
（管理工数の削減が可能であれば、人件費を抑えることもできるため） - 出来るだけ簡単な操作感
（使い方が複雑であったりするものは混乱を招くため）
勤怠管理をカンタンに行う方法
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