バックオフィスとは、企業の事業活動を陰で支える管理部門の総称です。経理、人事、総務などの間接部門が該当し、日々の業務運営に欠かせない存在となっています。

業務の効率化やコスト削減が求められる中、システム化やアウトソーシングの活用など、様々な効率化手法が注目されています。

本記事では、バックオフィスの概要と業務内容、効率化の方法について詳しく解説していきます。

• バックオフィスとは
• アドミニストレーションとの違い
• フロントオフィスとの違い
• バックオフィスの業務内容
• バックオフィスの課題
• 労働集約的で非効率な業務が多い
• 人材不足
• 部署間の連携不足
• バックオフィスの業務を効率化する重要性
• バックオフィスを効率化する方法
• 業務プロセスの見直しと標準化
• ペーパーレス化の推進
• ITツールの導入
• 業務のアウトソーシング
• RPAの活用
• まとめ

バックオフィスとは、企業活動を裏側から支える業務の総称です。具体的には、経理、人事、法務、総務、情報システムなどが含まれます。これらの業務は、企業の利益に直接貢献するわけではありませんが、企業活動が円滑に進むためには不可欠です。

バックオフィス業務が効率的に行われることで、フロントオフィスは顧客対応や売上向上といった本来の業務に集中できます。

アドミニストレーションは、組織や事業の運営・管理全般を指す、より広範な概念です。

バックオフィスはアドミニストレーションの一部であり、より具体的な業務内容を指します。一方アドミニストレーションは、経営戦略の立案、組織構造の設計、資源配分、業務プロセス管理など、幅広い活動を含みます。

たとえば、企業全体の経営戦略を立てるのはアドミニストレーションの範疇ですが、従業員の給与計算を行うのはバックオフィス（人事）の範疇となります。つまり、アドミニストレーションは組織全体を俯瞰し、目標達成のための計画や仕組みを作る役割を担い、バックオフィスはその計画に基づき、日々の業務を遂行する役割を担います。

フロントオフィスは顧客と直接接点を持つ部門を指します。営業部門や販売部門、カスタマーサービス部門などが該当し、企業の収益に直接的に貢献する業務を担当します。一方、バックオフィスは顧客との直接的な接点を持たず、社内向けの業務を中心に行います。

フロントオフィスが対外的な活動を通じて企業の成長を牽引するのに対し、バックオフィスはその活動を内部から支援する役割を果たします。両者は相互に補完し合い、企業活動の両輪として機能しています。

バックオフィスでは、企業活動の土台となる多様な管理業務を行います。

経理部門は、日次の会計処理や決算業務、税務申告、予算管理などを担当し、企業の財務状況を正確に把握し管理します。

人事部門は採用活動から労務管理、給与計算、社会保険の手続きまで、従業員に関わる様々な業務を遂行します。

総務部門は社内の施設管理や備品管理、各種契約の管理、社内システムの運用管理などを担当します。また、株主総会の運営や社内規程の整備なども総務部門の重要な役割です。法務部門は契約書の作成や法的リスクの管理、コンプライアンスの徹底など、企業の法務関連業務を担当します。

これらの業務は相互に関連し合い、企業全体の円滑な運営を支えています。

バックオフィスの業務上の課題として主に以下3点が挙げられます。

バックオフィス業務には、労働集約的で非効率な業務が多く残っています。たとえば、紙ベースの書類処理や、手作業によるデータ入力などが挙げられます。これらの業務は、多くの時間と労力を要するだけでなく、人的ミスが発生しやすいという問題があります。また、業務プロセスが属人化しているケースも多く、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクもあります。

こうした非効率な業務を改善するためには、業務のデジタル化や、RPAなどのテクノロジーの活用が求められています。

バックオフィスでは、慢性的な人材不足が課題となっています。特に、経理や法務などの専門知識を必要とする分野では、経験豊富な人材の確保が難しい状況です。また、業務量の多さや給与水準の低さなどから採用できたとしても、定着率が低いという問題も抱えています。

人材不足を解消するためには、採用活動の強化だけでなく、働きやすい環境づくりや、人材育成にも力を入れることが重要です。さらに、業務の一部をアウトソーシングすることで、社員の負担を軽減し、人材不足を補うという方法も有効でしょう。

バックオフィス内、あるいはバックオフィスとフロントオフィス間での連携不足も課題として挙げられます。情報共有がスムーズに行われていない場合、同じ情報を何度も入力したり、情報の確認に時間がかかったりすることがあります。また、部署間で責任の所在が不明確な場合、業務が滞ったり、重複作業が発生したりすることもあります。

連携不足は、業務効率の低下だけでなく、ミスやトラブルの原因にもなり得ます。部署間の情報共有ツールやコミュニケーションルールの整備が不十分であることなどが原因として考えられます。

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結する重要な要素です。効率化によって、業務にかかる時間やコストを削減できるだけでなく、従業員の負担軽減やミスの削減にもつながります。たとえば、手作業で行っていたデータ入力作業を自動化することで、入力ミスを減らし、担当者はより付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

また、業務プロセスを見直し、無駄な作業を排除することで、業務全体のスピードアップが期待できます。さらに、効率化によって生まれた時間やコストを、新たな事業展開や人材育成などに投資することで、企業の成長を加速させることも可能です。

バックオフィス業務の効率化は、企業が持続的に成長していくために不可欠な取り組みと言えるでしょう。

バックオフィスを効率化する方法として以下5点解説していきます。

業務プロセスを見直し、標準化することは、効率化の第一歩です。現状の業務フローを可視化し、無駄な作業や重複作業がないかを確認しましょう。

たとえば、承認フローが複雑で時間がかかっている場合、承認ルートを簡略化することを検討します。また、複数の担当者が同じ業務を異なる方法で行っている場合、作業手順を統一し、誰でも同じ品質で業務を行えるように標準化します。

業務プロセスを見直し、標準化することで、業務の効率性だけでなく、品質の向上も期待できます。マニュアルを作成し、従業員がいつでも確認できるようにすることも重要です。

紙ベースの業務は、印刷、保管、ファイリングなどの手間がかかり、情報共有も容易ではありません。ペーパーレス化を推進することで、これらの課題を解決できます。

たとえば、契約書や請求書を電子化することで、印刷や郵送の手間を省き、保管スペースも削減できます。また、電子データは検索性が高く、必要な情報をすぐに取り出すことができます。

ペーパーレス化は、業務効率の向上だけでなく、環境負荷の軽減にも貢献します。電子署名や電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、法的にも安心してペーパーレス化を進めることができます。

ITツールを導入することで、業務の自動化や効率化を図ることができます。

たとえば、「freee会計」のような会計ソフトを導入することで、帳簿作成や決算業務を効率化できます。また、「freee人事労務」のような勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算をスムーズに行えます。

ITツールは、業務の種類や規模に応じて様々なものが提供されているため、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。導入にあたっては、従業員への研修やサポート体制を整えることも重要でしょう。

自社で行う必要のない業務は、アウトソースすることで、コア業務に集中できます。

たとえば、給与計算や経理業務、人事労務手続きなどを専門業者に委託することで、自社の従業員はより戦略的な業務に時間を使えるようになります。

アウトソーシングは、コスト削減だけでなく、専門的な知識やノウハウを活用できるというメリットもあります。アウトソーシング先を選ぶ際には、実績や信頼性をしっかりと確認することが重要です。

RPA（Robotic Process Automation）は、ソフトウェアを使って定型的な業務を自動化する技術です。たとえば、データ入力、データ収集、レポート作成などの業務をRPAで自動化することで、人的ミスを減らし、業務効率を大幅に向上できます。

RPAは、既存のシステムを変更することなく導入できる場合が多く、比較的導入しやすいというメリットがあります。RPAを導入する際には、どの業務を自動化するのかを明確に定義し、適切なRPAツールを選ぶことが重要です。

バックオフィスは企業活動を裏側から支える重要な役割を担っています。業務内容は多岐にわたり、経理、人事、法務、総務、情報システムなどが含まれます。

業務効率化は、企業全体の生産性向上に不可欠であり、業務プロセスの見直し、ペーパーレス化、ITツールの導入、AI・チャットボットの活用、アウトソーシング、RPAの活用などが有効です。

バックオフィスの効率化して企業が持続的な成長の土台を作りましょう。