会社設立のときに提出する定款ですが、会社の手続きをするときに定款の写しを求められることがあります。このとき、定款の原本証明が必要になるのですが、そもそも原本証明とはどういうものなのでしょうか。
今回は定款の原本証明について、その役割から書き方や使う場面などを紹介します。
原本証明とはどういうもの？
定款の原本証明とはどういうものなのでしょうか。定款の原本については、あなたの会社に1部、そして公証役場で受理されたものが1部保管されています。公証役場で認証された定款は、定款の承認から20年間の間は公証役場にて保存されます。
また、会社の定款に関しては、会社が存続している限り基本的にはなくさないように保管しておくものとなります。
定款の提出を求められることがありますが、保管や保存の期間が定まっているため、定款を容易に持ち出すことは難しいです。そのため、定款そのものではなく、定款のコピーに原本証明を付けることで、定款の提出とする場合があり、それを原本証明といいます。
原本証明が必要になる場面
それでは、定款の原本証明が必要になる場面とはどのような場面になるのでしょうか。
定款の提出が必要になる場面としては、助成金を申請する場合や業種によりますが許認可申請などの行政機関への申請に用いるとき、または、法人口座などを開設するときが挙げられます。
また、新設法人の場合法人設立届出書の提出が必要になりますが、そこで定款の提出も同時に求められるため、原本証明は確実に利用することになるでしょう。
原本証明の書き方
原本証明は定款のコピーとともに付ける添え状のようなものとなります。とくにフォーマットに決まりはないですが、定款の写し（コピー）が定款と相違がないことを記し、代表者名や社名、住所などを記載したうえで代表者印を捺印したものが一般的です。
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まとめ
定款の原本証明は、会社の手続きで必要になることが多い書類です。書き方や使い方を含めて、押さえておきましょう。
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