会社設立で必要な書類のひとつに印鑑届出書があります。個人が市区町村で印鑑登録をするように、会社が法務局で実印を登録するために必要な書類です。印鑑届出書とは何か、印鑑届出書の記載事項の注意点などをまとめました。

印鑑届出書とは、会社の実印となる代表者印を法務局に届け出るための書類です。会社の代表者印の印鑑登録は、個人の実印を市区町村に印鑑登録するのと同じ意味合いになります。印鑑届出書は、法務局で会社の設立登記を行う際に必要な書類のひとつです。

株式会社の代表取締役、合同会社の代表者などの代表者が2名以上いるケースでは、それぞれが代表者印の届け出をすることもいずれかの代表者が代表者印の届け出をすることも可能です。ただし、複数の代表者が代表者印の届け出をする場合には、別の印鑑を使用して、代表者ごとに印鑑届出書を作成します。

代表者印は銀行印と見積書や領収書などに使う社印などとは別のものを用意します。

印鑑届出書を提出して、代表者印を法務局で登録した後、印鑑証明書が必要になったときには法務局等で申請します。印鑑登録後に法務局で印鑑カード交付申請書を提出し、印鑑カードの交付を受けると、印鑑証明書の交付申請ができます。

印鑑証明書は会社の設立時では銀行での口座開設に必要になります。また、実印を用いての契約を求められたときや不動産の売買や所有権の移転登記、抵当権の設定などの際に印鑑証明書が必要です。

印鑑届出書の記入は難しいものではありませんが、左上と右下の押印に使用する印鑑を間違えないように気をつけましょう。また、合同会社で代表社員が法人の場合は、書き方や押印に使用する印鑑に注意が必要です。

左上の欄に押印するのは届け出をする代表者印です。代表者印のサイズには「1辺の長さが１cmを超えること」と「３cmの正方形に収まること」という規定がありますので、代表者印の製作を依頼する際には注意が必要です。丸い印鑑ですと、直径が1㎝超3㎝以内ということになります。また、印鑑証明書に記載される陰影は印鑑届出書に押印したものがそのまま使用されるため、鮮明に押すようにしましょう。

印鑑提出者は会社の代表者にすることが一般的です。印鑑提出者の「資格」欄は「代表取締役」など該当するものに丸をつけて、合同会社の代表社員など、該当するものがないときは括弧内に書き入れ、氏名と生年月日も記入します。会社法人番号は設立登記を行うと付与されますので、会社設立時には不要です。

実際に法務局に足を運ぶ届出人を「印鑑提出者本人」「代理人」のいずれから選んでレ点を入れ、届出人の住所と氏名を記入します。

代理人が届出人を務める場合には委任状欄へ印鑑提出者が署名等を行い、市区町村へ印鑑登録済みの印鑑を押印します。

右下に押印するのは、印鑑提出者が自ら法務局で届け出を行う場合は、本人の印鑑登録済みの印鑑(印鑑提出者のいわゆる実印)です。代理人が届出人になる場合は、右下に押印するのは代理人の認め印です。印鑑提出者は、原則として右下、あるいは、委任状の欄のいずれかに、実印を押す必要があります。印鑑届出書を法務局へ届け出る前に、市区町村で印鑑登録を行っておくことが必要です。

設立する会社が株式会社の場合は、法人が取締役になることはできませんので印鑑提出者は個人のみです。一方、合同会社などの持分会社では、法人が代表社員になるケースもあります。法人が代表社員として印鑑提出者になる場合は、書き方や押印に使用する印鑑が異なる点に注意が必要です。

法人が代表社員の場合は「印鑑提出者」の「氏名」の欄には、本店の住所や商号、職務執行者の氏名を記入します。届出人が印鑑提出者本人で、職務執行者が法人の代表者の場合は「届出人」の「住所」は法人の住所、「氏名」は役職も添えて記入し、右下には法人の代表者印を押印します。届出人が印鑑提出者本人で、職務執行者が法人の代表者以外の場合は「届出人」の「住所」は職務執行者の住所を記入し、「氏名」には役職名は不要です。右下には職務執行者の認め印を押印します。

届出人が代理人の場合は「委任状」の欄に職務執行者が記入し、職務執行者が代表者の場合は代表者印、代表者以外の場合は認め印を押印します。右下に押印するのは、代理人の認め印です。

会社の設立登記には、取締役全員の印鑑証明書が必要です。そのため「市区町村長作成の印鑑証明書は、登記申請書に添付のものを援用する」にレ点を入れると、登記申請書に添付した印鑑証明書で、印鑑届出書への添付も兼ねることができます。

会社の印鑑登録は市区町村の役所ではなく、法務局で行います。法務局で会社の設立登記とともに、印鑑届出書の届け出をすることで、銀行口座の開設など、会社としてビジネスを始める準備を進めていくことができます。

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