新たに役員が就任（新任）した場合、法務局で役員変更登記の申請が必要です。役員変更登記は、就任日から2週間以内に行うことが義務付けられています。

本記事では、役員が新たに就任した「新任」に関する基礎知識や役員変更登記の申請方法についてわかりやすく解説します。

任期満了の役員が再度同じ役職に就任する「重任」の登記申請や概要について知りたい方は、別記事「重任の新規記事」をご覧ください。

• 役員とは
• 代表取締役
• 取締役
• 監査役
• 会計参与
• 新たに役員が就任・追加されたら役員変更登記が必要
• 役員に就任（新任）するまでの流れ
• 【代表取締役】就任までの流れ
• 【取締役・監査役】就任までの流れ
• 【会計参与】の就任までの流れ
• 役員就任（新任）に伴う役員変更登記に必要な書類
• 【代表取締役】役員変更登記の必要書類
• 【取締役】役員変更登記の必要書類
• 【監査役】役員変更登記の必要書類
• 【会計参与】役員変更登記の必要書類
• 役員就任（新任）の変更登記に必要な書類の書き方
• 株式会社変更登記申請書
• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 就任承諾書
• 本人確認書類
• 印鑑証明書
• 税理士もしくは公認会計士の資格証明書（会計参与の場合）
• 委任状（役員変更登記の申請を委任する場合）
• 役員就任（新任）の変更登記の申請方法
• 役員就任（新任）の変更登記にかかる費用
• 役員就任（新任）の手続きをする際の注意点
• 役員変更登記の申請は2週間以内に行う
• 役員が上限数を超える場合は定款を変更する
• 役員就任（新任）の変更登記をスムーズに終える方法
• 法務省のサイトを参考にする
• オンライン登記申請体験を利用する
• Webサービスを活用する
• 司法書士に依頼する
• 役員就任後に必要な申請
• 昇進による役員就任の場合
• 新たに外部から就任した場合
• 兼務役員の場合
• 役員の任期は短縮・伸長できる
• 選任日によっては取締役の任期が約1年になってしまうので注意
• まとめ
• 変更登記の書類をかんたんに作成する方法
• よくある質問

役員とは、会社における代表取締役・取締役・監査役・会計参与を指します。会計参与の設置は義務ではありませんが、監査役が不在の場合は必要です。

社員は雇用契約を結び労働基準法に守られるのに対し、役員は雇用ではなく委任契約を締結します。

また、役員には任期があり、代表取締役・取締役・会計参与は2年、監査役は4年と定められています。後述しますが、役員の任期は定款に定めることで短縮・伸長が可能です。

代表取締役とは、会社法で定められた株式会社の代表者で「社長」と同義です。取締役会を設置している企業では、取締役の中から選出することが義務づけられています。

一般的に代表取締役の人数は1名と認識されていますが、大きな企業では複数人いることも珍しくありません。株主総会や取締役会の決定事項を執行する責任を担います。

取締役は、会社法の業務執行の役割を担います。会社法で設置が義務付けられており、取締役会を設置する場合は3人以上の選出が必要です。主に、業務執行の意思決定を担います。

監査役とは、株主の目線から会社が健全に運営されているか、取締役の業務に不正がないかを監視する立場です。

監査役の業務には会計監査・業務監査があります。取締役会が設置されていない会社や、会計参与を置く場合は設置の義務はありません。

会計参与とは、会社における会計の専門家です。税理士もしくは公認会計士から選出され、取締役と共同で計算関係書類を作成します。

会計参与の設置は任意であり、監査役が会計監査を兼務することもあります。

株式会社の役員が任期満了となり、株主総会で新たな役員が就任・追加した場合には、2週間以内に法務局で役員変更登記が必要です。

また、同日の株主総会で退任した役員が再度同じ役職に就任した場合（重任）も役員変更登記をしなければなりません。

なお、合同会社などの持分会社や特例子会社には役員の任期に定めはないため、定款の規定がない限り任期を継続できます。

新しく役員が就任することを「新任」といいます。

代表取締役・取締役・監査役・会計参与の新任は、まず人事評価により選出され、株主総会で選任されます。会計参与は後任会計士・監査法人から選出され、株主総会の決議により就任します。

ここでは、役員別に就任までの流れを解説します。

代表取締役就任の流れには、取締役会の有無や定款の定めにより複数のパターンが存在します。

取締役会を設置する会社では、取締役から選任されることが一般的です。定款の定めによっては株主総会で選任することもできます。

一方、取締役会が設置されていない会社では、基本的に株主総会の決議により代表取締役を選出します。定款の定めがあれば、互選による選任も可能です。

どちらでも選任されない場合には、各取締役が代表取締役に就任します。

取締役会設置会社・非設置会社による取締役及び監査役就任には、以下のステップを踏みます。なお、取締役会非設置会社の場合は、監査役の設置は義務ではありません。

会計参与を設置する場合は、まず定款の変更が必要です。株主総会の特別決議により、定款の変更を行い、会計参与の設置を定めます。

なお、選任は普通決議により議決権を持つ株主の3分の1の承認が必要です。また会計参与に就任できるのは、税理士・税理士法人・公認会計士・監査法人に限られます。

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役員変更登記の申請に必要な書類は新たに就任する役員の種類によって異なります。

ここではまず、役員別に必要な書類を解説します。書類の概要については記事内「役員変更登記に必要な書類の書き方」をご確認ください。

代表取締役の役員変更登記には、以下の4つのパターンがあります。各パターンで必要な書類を紹介します。

取締役・監査役の役員変更登記には、以下の書類が必要です。

監査役の役員変更登記には、以下の書類が必要です。

会計参与の役員変更登記には、以下の書類が必要です。

株式会社変更登記申請書には、以下の項目について記載します。

法務局のホームページには株式会社変更登記申請書の記載例もあるので、参考にしてみてください。

株主総会議事録には以下の項目を記載します。

代表取締役が就任した場合は会社実印、取締役や監査役が就任した場合には認印の捺印が必要です。

法務局のホームページでひな型・記載例が公開されているので参考にしてみてください。

株主リストとは、役員の選任を決議した株主総会において、議決権上位10名の氏名・住所・議決権数・議決権数の割合を記載した書面です。

法務局のホームページのひな形・記載例を参考に作成しましょう。原則として代表取締役が作成しますが、司法書士に委任することもできます。

就任承諾書は、代表取締役・取締役・監査役が就任の意思を示すための文書です。

原則、代表取締役の新任は個人の実印の捺印が必要ですが、議事録で就任承諾の意思が示された場合にはなくても問題ありません。

取締役会を設置していない会社では、取締役・監査役の新任も個人の実印が必要になります。

以下のいずれかを本人確認書類として添付します。

コピーを提出する際は、「原本と相違ない」と記載の上、記名したものを提出します。

印鑑証明書とは、会社実印を法務局に登録したことを証明する書類です。

会社の印鑑証明書の取得方法には、窓口請求・証明書発行請求機による発行・郵便請求・オンライン請求があります。オンライン請求には、電子証明書付のマイナンバーカードを利用できます。

なお、会社の印鑑証明書を請求できるのは、代表取締役および委任を受けた第3者のみです。

会計参与に就任する税理士・公認会計士は、所属団体が発行する資格証明書の提出が必要になります。

税理士は「日本税理士会連合会」、公認会計士は「日本公認会計士協会」で証明書の発行が可能です。

代理人に役員変更登記の申請手続きを委任する場合は委任状が必要になります。

司法書士へ登記申請を代行する場合は、法務省で公開されている記載例を参考に用意しておきましょう。

役員変更登記の申請方法には、窓口・オンライン・郵送の3つがあります。

オンライン申請の場合は、法務局のホームページから申請者情報の登録後、申請用総合ソフトをインストールし、必要事項の記入と電子署名を行います。

申請データを送信後、利用可能な金融機関を確認し、登録免許税をインターネットバンキングから納付してください。

郵送の場合は、封筒に「登記申請書在中」と明記し、到着の確認ができるレターパックや書留を利用しましょう。

役員就任（新任）による変更登記に必要な費用は以下のとおりです。

登録免許税とは、会社や不動産の登記手続きをする際に国に納める税金のことです。

役員就任の手続きを行う際に気をつけるべき注意点を解説します。

取締役及び監査役の役員変更登記は、就任日から2週間以内の手続きが必要です。申請を忘れると、裁判所から100万円以下の過料を科せられるおそれがあるため、必ず期日内に申請をしましょう。

また、役員変更登記を忘れて12年が経過した場合は、実態が確認できない会社とみなされ、登記官による解散の登記が行われます。

取締役会非設置会社には、1名以上の取締役設置が義務付けられており、監査役の設置は任意とされています。また、取締役会設置会社の場合には、3名以上の取締役設置が必要です。

資本金5億円以上または負債額200万円以上の会社では、社外監査役を半数以上・常勤監査役を1名以上・計3名以上の監査役設置が定められています。なお、代表取締役の人数に縛りはありません。

会社法では、役員の人数について上限を定めておらず、具体的な人数の決まりは会社の定款で定めるものとしています。定款に記載されている役員人数より増やす場合には、定款の変更が必要です。

定款の変更が決定したら変更登記が必要になるので、忘れずに申請しましょう。

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上述したように、役員変更登記は2週間以内に申請しなければなりません。書類の準備や申請を滞りなく終えるために活用できる4つの方法を紹介します。

法務局のホームページでは、役員変更登記に必要な「株式会社変更登記申請書」の作成方法について詳しく解説しています。

間違いやすいポイントや、添付書類の確認ができるので、書類作成時のミスの削減につながります。

役員変更登記のオンライン申請を検討している人は登記・供託オンライン申請システムのサイトで公開している「オンライン申請体験コーナー」を活用してみるとよいでしょう。

オンライン申請の流れを体験でき、書類の準備や申請の手順についても学べます。

役員変更登記申請に必要な書類の作成をオンラインでできるツールもあります。

freee登記では、項目を埋めるだけで役員変更登記の書類を作成できます。また、オプションの郵送サービスを利用すれば法務局へ行かずに役員変更登記の申請が可能です。

司法書士や行政書士などの専門家に依頼するよりもコストを抑えることができるので、なるべく費用をかけたくない人におすすめです。

登記の代行ができる士業は弁護士と司法書士ですが、専門性がより高い司法書士への依頼が一般的です。

役員変更登記の依頼料は諸費用を含めて3〜6万円が相場となっています。コストはかかりますが、書類作成から登記の申請まですべてを代行してくれるため、申請の手間を省きたい人におすすめです。

会社の役員になるケースは主に以下の3つです。それぞれのパターンで役員就任後に必要な申請が異なります。

ここでは、ケース別に登記申請後に必要な手続きについて解説します。

会社の役員とされる取締役・監査役・会計参与は、労働基準法の対象外となります。

そのため、従業員から役員に就任する場合には、ハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届を提出する必要があります。喪失日は新任する前日の日付を記載してください。

雇用保険被保険者資格喪失届の届出により、労災保険の喪失手続きも行われます。

また、役員に昇進し標準報酬月額が2等級以上あがる場合は、月額変更届の提出が必要です。

社外から選任した取締役を「社外取締役」といいます。社内から昇格した取締役とは異なり、取引や資本関係のない社外取締役には、会社の経営状況に対して客観的な意見・監視が可能です。

社外取締役の場合でも、登記手続き自体は社内の取締役と同じで、登記申請後の手続きも特にありません。なお、登記申請では社外取締役であっても「取締役」と記載します。

以下に該当している場合のみ、登記で「社外取締役」と表記が必要です。

原則として役員には雇用保険が適用されませんが、以下の条件を満たした場合には「兼務役員」とみなされます。

兼務役員は雇用保険の対象となるため、管轄のハローワークに兼務役員雇用実態証明書を提出する必要があります。

上述したように、役員の任期は代表取締役・取締役・会計参与は2年、監査役は4年と定められています。

監査等委員会設置会社や指名委員会等設置会社を除く株式会社では、定款に定めることで代表取締役・取締役・会計参与の任期を1年に短縮できます。なお、監査役の任期は4年以下に短縮できません。

また、非公開の株式会社では、会社の定款により10年まで任期を伸長できます。定款で任期を伸長することで、長期的なビジョンで企業の運営ができ、役員変更登記の手間を省けるメリットがあります。

経営にスピード感を求める会社では取締役の任期を1年に、オーナー企業や個人事業主は任期を6～10年に設定します。一定の事業規模がある中小企業の役員任期は2～5年に設定するのが一般的です。

なお、監査委員会設置会社および指名委員会設置会社では、役員の任期は1年と定められています。

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選任日によっては、取締役の任期が約1年になるケースもあります。

たとえば、2023年3月30日が選任日の場合、任期の起算日が2023年3月31日となります。事業年度が4月1日の会社では、2023年4月1日に年度が切り替わるため、「選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終の日付」は2024年3月31日です。 つまり、2024年5～6月に開催される株主総会までの任期となり、実質的に約1年で任期満了とされます。

新たに役員が就任されたら、2週間以内に役員変更登記の申請が必要です。役員によって必要になる書類が異なるので、役員変更登記前に調べて漏れのないように準備しましょう。

期限を過ぎたり、役員変更登記をしないままでいたりすると、100万円以下の過料が科せられるおそれがあるので注意が必要です。

時間が取れない人や初めての役員変更登記で不安な人は専門家への代行依頼や変更登記サービスの活用も検討してみましょう。

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＜freee登記で作成できる変更登記書類の例＞※本店移転 管轄外の場合

• ・取締役決定書（株主総会の招集等に関するもの）
• ・取締役決定書（本店所在地の決定に関するもの）
• ・株主総会議事録
• ・株主総会省略の提案書
• ・株主総会省略の同意書
• ・株主リスト
• ・登記申請書（旧管轄宛）
• ・登記申請書（新管轄宛）
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取締役の就任には、以下のデメリットが生じるおそれがあります。

• 雇用保険・労災保険の対象にならない
• 責任が重くなる
• 住宅ローンが通りにくい
• 労働基準法に守られない

役員は強い権限をもつ一方、責任が重くなり、労働者として保護されることはなくなります。しかし、従業員としての労働も兼任する際は、兼任役員の場合として雇用保険の対象になる可能性もあります。

取締役の任期は原則として2年ですが、定款に定めることで短縮・伸長が可能です。詳しくは記事内「役員の任期は短縮・伸長できる」をご覧ください。

役員は従業員ではないため、退職をして役員に就任します。役員就任とともに従業員としての役割を喪失するため、企業には勤務年数に応じた退職金の支払い義務が生じます。

退職金は、役員就任と同時に支払われます。