2月に入るといよいよ確定申告が始まりますので、個人事業主として活動しているフリーランスの方は憂鬱な時期ではないでしょうか？
確定申告では、年間の「売上」の金額から「経費」の金額を差し引きして、所得の金額を計算します。
この所得の金額が小さくなるほど税金が安くなりますので、経費をできるだけ増やすことが税金対策上は必要です。
しかし、経費として処理できる範囲には法律上のルールがありますので、正しく日々の経費の記録をつけそちらを集計することが大切です。
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経費についての考え方「売上を上げるために必要な出費」
経費は正確には「必要経費」とよびます。その名の通り、「売上を上げるために必要だった支出」だけが必要経費として処理することができます。
そのため、売上には関係ないような支出に関しては必要経費として処理することはできません。
たとえば家族で食事をするための外食代や、プライベートで乗るために購入した車両代などは経費として処理することはダメです。
そのようなことをするとちょっと前の東京都知事のような感じとなってしまいます。
一方で得意先の人と仕事の打ち合わせで食事をした場合や、仕事で外回り営業のために車を購入したという場合には必要経費として処理することができます。（細かいことを言うと車両の場合には減価償却費といった方法で数年間に分けて経費として処理します）
経費の金額が大きくなるほど税金が安くなることになりますので、何でもかんでも支出を経費として処理するのはいけません。
支出を経費として認めてもらうためには、前記の「売上を上げるために必要な支出であること」という要件とともに、領収書などの支出を証明する書類が保管されていることが必要です。
領収書には支出の内容を記載するとともに、支払った相手先、一緒に食事をした人の氏名や会社名なども小書しておくとベターです。
確定申告は自分でやる？
このようにして保存した領収書などの証拠書類をもとに、会計ソフトなどを使って会計データを作成していきます。作成した会計データは年に一度科目ごとに集計を行い、そのデータをもとに確定申告を行います。
最近では会計ソフトも優秀で安価です。freeeなどのソフトを使って、自力で確定申告をするフリーランスの方も多いと思います。
毎日の入力作業が正確に行えていれば確定申告書類の作成自体はそれほど難しいことではありません。
会計ソフトそのものの値段もどんどん安くなってきていますので、ご自分に合ったものを探して、一度はやってみるといったことも経験として大事だと思います。
確定申告を自力で行うべきか、税理士に依頼して行うかは事業の規模や実際に経理処理をする人の業務負担によって判断する必要があります。
判断のポイントとしては「経理作業を行うのに時間がとられてしまい、本業に支障が出ている」というようなときには迷わず税理士に相談するようにしましょう。
経理作業は重要な仕事ですが、それ自体は売上を生む作業ではありません。
たとえばこの経理作業をするために得意先をまわる時間が取れない…というのでは本末転倒です。
あなたの業務負担の程度と相談しながら税理士を利用するかどうかは判断されると良いでしょう。
また、経費として計上してよいか判断に迷うケースなども税理士に依頼するべきです。
例えば芸術家や写真家、作家など売上のための創作活動の期間が1年も2年にもわたるような職業の場合、支払ばかりが先行してなかなか売上が立たないといったこともあります。このような場合の創作活動のための海外渡航費・宿泊費などの支出は経費として認められるでしょうか？
答えは、ケースバイケースとなり、税務署や税理士でも見解の相違するところです。
このような事例の場合には、個々のお仕事の内容、環境、状況を考慮しつつ判断することとなりますので、2年間全く売上が立たなくても過去の実績から経費として認められる方もいますし、全くダメな方もいます。
経費については法律上規定がされていますが、すべての職業について白黒はっきり規定されているわけではありません。いろいろな職業がありますのでどうしても曖昧な部分があり判断に迷うところがあります。
そのような時には、個々の税理士がその方の状況と過去の判例、類似事例を考慮した上で経費計上を認める・認めないのアドバイスをしてくれます。
不安を抱えながらやるぐらいであれば一度は税理士にアドバイスを受けるのも今後にとっては良いことです。
まとめ
まとめますと、経費として処理できるのは「事業で売上を上げるために必要な支出」ということになります。
どの支出が経費として処理できるか？に迷った時には「この支出が売上につながっているかどうか」を考えてみると判断しやすいです。
経費の処理は税務調査などでも入念にチェックされるポイントですのでルールに従って正しく処理するようにしましょう。
経費処理に不安を抱えているのであれば一度税理士にアドバイスを受けてみましょう。
執筆: 田本 啓（税理士）
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