確定申告では1年間行ってきた事業活動を「決算書」という形でまとめます。
決算書の作成が完了すると、事業内容を具体的な数値で把握することが可能になりますので、一年間の事業活動について無駄がなかったかどうかを振り返る良い機会になると思います。
頑張ったけど儲かっていない、お金をたくさん使ったけどだいぶ利益が出ているなど、決算書の数字と自分のイメージがかけ離れているときなどはしっかりと振り返って調べてみると良いでしょう。
今回は、経費の支出について無駄がないかチェックするポイントについて説明しますね。
総勘定元帳で経費の内容を把握する
一年分の収支を振り返るのであれば、総勘定元帳の項目ごとにチェックを行っていくのが効率的です。
総勘定元帳は損益計算書・貸借対照表などの決算書類作成の基礎となるデータで、それぞれの科目（売上や仕入、旅費交通費や接待交際費のこと）についてのすべての取引が１つずつ記録されています。
いつ・いくら・何のために・いくらの金額を支出しているのかが記録されているはずですので、金額の大きなものから無駄な支出ではなかったかをチェックしていきましょう。
会計ソフトによっては、キーワードや品目などで該当項目を比較的容易に検索することが出来ます。
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定期的な支出は必ず確認しよう（固定費の削減が大事！）
特に注意してみておくべきなのは、毎月定期的に出て行く支出です。
光熱費や支払い家賃などは事業を存続させていくために必要なものなのでやむをえないとも言えますが、無駄な通信費や定期サービスなどがないかをチェックしていきましょう。
毎月の支払額では大したことがなくても、12ヶ月間継続的に支払うとなるとかなりの支出になるものです。
簡単に言うと、固定費が少なければその分売上も少なくて済みます。逆に固定費が多いと売上が落ちるとすぐ赤字へとなってしまいかねません。利益を残そうとするためには固定費の削減が大切になります。
経費を使う目的を考えよう
無駄のない事業経営を行うためには、無駄な経費の削減を行うことは大切なことです。
ただし、長期的な視野をもたずにやみくもに経費を削減して行ってしまうと「本来削るべきではない経費」も削減してしまうことになってしまいます。
ここでは削減するべき経費とそうでない経費について考えてみよう。
①将来の投資のための経費
まず、事業の状況が悪くなったとしても削減するべきでない経費は「将来の投資となる経費」です。
具体的には将来的に核となってもらいたい人材の育成のための教育研修費や、主要な商品を開発していくための研究開発費が該当します。
いくら事業の状況が悪いからといって、将来の投資となる経費を削減してしまっては事業経営そのものがどんどん先細りになって行ってしまいます。
将来の投資となる経費は短期的に見ると無駄な出費とうつることもあるので判断が難しいところですが、この難しい判断を適切に行えるかどうかが経営者としての腕の見せ所といえるかもしれません。
②現在の事業を維持するための経費
次に、現在の事業を維持するための経費です。一般的に「経費」というときにイメージされるのがこの事業維持のための経費です。
具体的な従業員の人件費や支払い家賃、水道光熱費や広告費のことです。
ここでは徹底的にその経費支払いの必要性の有無をチェックする視点が必要です。
特に、事業経営の状況そのものに責任を負っていない従業員がこの経費について厳しく削減していくことはなかなか難しいため、結局は経営者が自ら率先して経費削減のイニシアティブをとっていく必要があります。
③無駄遣い
最後の出費が単なる「無駄遣い」といえる出費です。
従業員や経営者が支払っている旅費交通費や接待交際費に無駄がないか、きちんと得意先からの受注につながっているかといったことから始めていきましょう。
個人事業の場合、意外に多いのが事業主のポケットマネーの出し入れです。
ちょっとした家計に関する出費を事業用のクレジットカードを使って支払ってしまったり、逆に事業に関する支払いを事業主のポケットマネーで支払ったり…ということが常態化してしまうと、どうしても事業に関する支出管理がルーズになってしまいがちです。
公私混同は税務上も問題となる論点でもありますのでしっかりとした管理、経費の使い方を心がけて下さい。
まとめ
今回は、確定申告が完了した後にチェックしておくべき点について、主に経費の支出に着目して説明しました。
経費の無駄遣いは避けるべきことですが、事業の成長のために必要な支出まで削減してしまうと、将来的な業績の悪化を招いてしまいます。
数年単位で将来を予測することは非常に難しいことですが、人材教育や研究開発については長期目線で考えていく必要があります。
今回ご説明した「3つの経費の種類」についてご理解をいただき、ご自分の事業に即して削るべき経費と削るべきでない経費を把握することから始めてみてください！
執筆: 田本 啓（税理士）
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