フリーランスで活動している人は、請求書を発行する必要があります。報酬を支払う側は、報酬を支払うと同時に、消費税も支払うことになるためです。消費税法では請求書がなければ消費税を経費として計上できない決まりになっています。
請求書に記載が必要な項目は消費税法で決められています。2019年10月1日から、消費税10%と軽減税率8%が混在していますので、請求書の発行だけではなく、仕入の仕訳にも注意が必要です。
本記事では、消費税法で定められた記載事項と実際の請求書の項目を解説をすることで、漏れがなく間違いのない請求書作成方法について解説します。
目次
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消費税法で決められている請求書の発行
請求書の発行はなぜ求められるのでしょうか。あとで金額などをめぐり、争いになりたくないということも当然あるでしょう。
それだけでなく多くの場合、税務上の証拠書類として保存しておくために請求書の発行を求めます。法人税、所得税、消費税などいろいろな税務の法律がありますが、書類の保存について一番厳しいのが消費税法といわれています。
消費税法では、帳簿と請求書等を保存しないと経費として認めないとなっています。つまり請求書を発行してもらわないと、支払いはしているのに消費税の経費にならないのです。
そのため特に売上先が法人などの場合は、相手がフリーランスであっても請求書の発行を求めてくるのです。
フリーランスの請求書の保存期間
取引先に提出した請求書は、すぐに捨てて良いと考える方もいるかもしれませんが、作成した請求書は、保存義務が発生します。
フリーランスの場合、作成した請求書は、5年間保存しなければなりません。なお、この5年間とは、請求書の作成日を起点とするのではなく、事業年度の確定申告の提出期限の末日からカウントされることに注意が必要です。
また帳簿に関しては、7年間の保存義務があります。そのため、請求書も合わせて7年間保存しておくことをおすすめします。
消費税法で決められた請求書に記載が必須な項目
消費税法では、請求書に記載しなければならないことも決められています。
＜請求書に記載が必要な項目＞
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 書類作成者の氏名又は名称
- 取引内容
- 取引金額(税込み)
出典：国税庁「請求書等の記載事項や発行のしかた」
請求書の発行を求められたらこの5つは忘れずに記載するようにしましょう。
2019年10月1日から、消費税率が10%になり軽減税率8%が混在しているため、記載事項などの取り扱いもさらに厳格になるといわれています。
作成する請求書の項目と記載が必須な項目
消費税法で定められた記載事項を実際に作成する請求書の項目にあてはめたらどうなるかを項目ごとに説明します。
1.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称が宛名に
書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称が請求書の宛名になります。
会社名や部署名、個人名など宛名の記載項目は複数あるので、迷ったときは請求先に問い合わせましょう。会社名が宛名になる場合は「御中」、個人名が宛名になる場合は「様」、会社名と個人名が両方記載される場合は個人名の後に「様」を使います。
たとえば、会社名と個人名を宛先に記入する場合の書き方は「○○会社 個人名様」となります。御中と様は併記しないように注意しましょう。
2.取引年月日は発行日に
請求書の右上に位置する発行日が取引年月日になります。厳密には、発行日をいつにするかの決まりはなく、請求書を発行した日でも締め日でもかまいません。
一般的には、法人を相手に請求書を発行する場合は、請求日にすることが多いのが実情です。相手先と打ち合わせをして取引年月日を決めておきましょう。
3.書類作成者の氏名又は名称になる発行者の情報
書類作成者の氏名又は名称は発行者の情報になります。
一般的には名前、郵便番号、住所、電話番号を記載し、証明のため発行者の印鑑を押すのが一般的です。最近はメールで請求書を送る場合もあるので印鑑が不要な場合も増えてきました。
4.取引内容を記載する仕事内容
取引内容は、請求書の仕事内容や数量、単価、金額などの項目になります。
「〇月分 デザイン料」など、それを見て仕事内容がわかるようにしましょう。単価や金額を記載するときは、税抜の金額を記載することに注意してください。
5.取引金額（税込み）に必要な消費税の記載
取引金額（税込み）は、税込みの金額を記載することは決められています。表示の仕方までは指定されていませんので、消費税の内訳がわかるように、税抜き金額と消費税額を記載し、最後に合計金額として税込み金額を記載するのが一般的です。
確定申告ソフトfreeeは、消費税10%と軽減税率8%に対応しています。
見落としがちな請求書作成の注意点
請求書に必ず記載しなければならないことを見てきました。ここからはそれ以外の注意点について見ていきましょう。
1.請求書番号は必須ではないが管理には必要
請求書番号とは、請求書を発行する側が管理するために付ける番号のことです。必ずつけなければならないと決まりはありません。フリーランスの場合、請求書を発行する相手が決まっていることも多いので、必要に応じて付けましょう。
2.振込手数料の負担を明確に
支払いの方法が振込の場合、振込手数料がかかります。振込手数料をどちらが負担するかは、あらかじめ決めておきましょう。振込手数料が自社負担になる場合は、請求書に振込手数料の金額や、差し引きの振込金額を記載することをおすすめします。
3.源泉徴収される場合の金額を明記する
フリーランスの請求書作成で、注意しなければならないのが源泉徴収の制度です。
ライターやカメラマン、デザイナーなどの仕事をしている場合は、報酬を支払われる時に源泉徴収をされた金額になります。
源泉徴収の制度とは、報酬を支払う側が、支払う際に税金（所得税）を差し引いた金額を支払い、差し引かれた税金は、支払者が代わって国に納める制度のことです。
源泉徴収される額は支払金額の10.21%。通常源泉徴収がある場合は、請求書に源泉徴収の金額を記載する必要があります。計算の具体例を見てみましょう。
＜源泉徴収額の計算 具体例＞
請求金額が税抜き100,000円の場合
所得税 100,000円×10.21%=10,210円
消費税 100,000円×10%=10,000円
＜源泉徴収される場合の請求額 具体例＞
報酬金額・・100,000円
所得税 ・・△10,210円
消費税 ・・ +10,000円
合計 ・・10,210円
※請求書に税抜金額と消費税の金額を分けて記載せず、税込金額のみで記載している場合は税込金額×10.21%の所得税が差し引かれることになるので注意しましょう。
4.請求書への押印は必ずしも必要ではない
請求書への押印は、法律上、必ずしも必要はありません。そのため押印がされていない請求書を作成しても、取引先の支払い義務は発生します。
しかし、企業によっては押印されていない請求書では、経理処理ができないといった社内ルールを設けている場合がありますので、必ず取引先に確認するようにしましょう。
なお、印鑑には角印や丸印・電子印鑑など、いくつか種類がありますが、どの印鑑でも法律上の効力に変わりはありません。
インボイス制度で変わる請求書
課税事業者が対象の「インボイス制度」が2023年10月1日から導入されます。インボイス制度とは、「適格請求書等保存方式」のことで、帳簿や「適格請求書」などの保存が条件になる消費税の仕入税額控除の適用方法です。
消費税率が10%になり軽減税率8%と混在するようになったことで、請求書も「区分記載請求書」を作成することがありますが、これに代わる新しい請求書が適格請求書になります。
インボイス制度の概要について詳しく知りたい方は、別記事「2023年10月から始まるインボイス制度とは？図解でわかりやすく解説！」をあわせてご確認ください。
確定申告を簡単に終わらせる方法
確定申告には青色申告と白色申告の2種類があります。どちらを選択するにしても、期限までに正確な内容の書類を作成し申告しなければいけません。
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まとめ
フリーランスと請求書の関係についてご紹介しました。請求書には絶対に記載しなければならない5つのことや、源泉徴収など注意すべき点も多くあります。請求書をつくるにはさまざまな決まりごとがあり、難しいと感じた方も多いのではないでしょうか。この記事を参考に、漏れなく請求書を作成したら、入金を確認、年度末には確定申告を行う必要があります。
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